Conecte a Asana e os seus aplicativos favoritos com o Zapier

Para pessoas não técnicas como eu, as APIs tendem a ser bastante inúteis. Claro, eu poderia seguir um guia básico de instruções para uma API muito bem documentada e produzir algo minimamente funcional, mas até o dia em que eu decida aprender a programar, isso é o máximo que vou conseguir.

Mas eu uso muitos serviços da Web, e muitos deles têm APIs. Não seria ótimo se eu pudesse conectá-los sem ter que gastar um bom tempo na Codecademy ou com um livro enorme da O'Reilly?

Seria mesmo muito legal, e, felizmente, a equipe de uma startup chamada Zapier concorda.

O que é Zapier?

O Zapier é como o Anel do Poder do Senhor dos Anéis, mas em vez de governar outros anéis, é um serviço para conectar todos eles. A equipe do Zapier criou uma ampla gama de integrações que facilitam a conexão de um conjunto grande e crescente de aplicativos de negócios, de modo que, quando você faz algo em um aplicativo, ele envia informações para outro. Outros serviços, como o IFTTT (“If this, then that”, ou “se isto, então aquilo” em tradução livre) e o CloudWork fazem coisas semelhantes.

Como configurar

Configurar um “Zap” no Zapier é rápido e bastante simples: você cria um “Gatilho” (um evento em um aplicativo) que desencadeia uma “Ação” (o envio resultante de informações para outro aplicativo). Vamos percorrer as etapas:

• Acesse o Zapier e clique em “Create A New Zap” (Criar um novo Zap).

• No lado esquerdo do Zap, escolha o aplicativo que você deseja usar para o seu desencadeador e escolha o evento que faz mais sentido. Por exemplo, se você estivesse conectando o Wufoo à Asana, esse evento poderia ser sempre que alguém preencher um formulário. No lado direito, você escolhe qual aplicativo receberá os dados sempre que o desencadeador ocorrer. Para seguir o exemplo do Wufoo novamente, isso seria “Criar uma nova tarefa”.

• Em seguida, você precisará conectar as suas contas ao Zapier. Alguns serviços, como o Evernote, permitem que você autorize o Zapier com o seu nome e senha. Para outros, será necessário usar as chaves de API. Você pode encontrar a sua chave de API da Asana nas configurações da conta, na guia API.

• Em seguida, vocês criarão o Zap. No nosso exemplo com o Wufoo, usamos o campo de formulário mais importante como título da tarefa e colocamos os campos de contexto nas notas, mas vocês podem personalizar os seus Zaps com quaisquer dados que as várias APIs disponibilizem.

• Por fim, teste o Zap com os dados existentes. Quando tiver certeza de que ele funciona da maneira que você quer, nomeie o Zap e pronto!

Como posso usá-lo com a Asana?

Há muitas maneiras de usar o Zapier para preencher as lacunas entre a Asana e os seus aplicativos favoritos — muitas para listar em uma publicação. Mas aqui estão apenas três das maneiras mais populares que conhecemos:

Transformar entradas de formulários Wufoo em tarefas Asana Há muitas maneiras de usar isso. Aqui estão duas:

• Processamento de pedidos: um dos nossos clientes (um laboratório de biotecnologia) tem um formulário Wufoo que os cientistas podem usar para solicitar amostras biológicas. Ele usa o Zapier para transformar esses pedidos em tarefas na Asana, que são atribuídas instantaneamente à pessoa responsável por atendê-los.

• Receber candidaturas a vagas de emprego: esse mesmo fluxo de trabalho pode ser usado para transformar rapidamente a Asana em um sistema de monitoramento de processos seletivos. Em vez de pedir aos candidatos que enviem por e-mail o currículo e a carta de apresentação, peça que preencham um formulário. Com o Zapier, os candidatos se tornam tarefas individuais no projeto Asana que você escolher, com o nome deles como título da tarefa e links para as cartas de apresentação e currículos nas notas.

Transformar notas do Evernote em tarefas da Asana Digamos que você seja um grande usuário do Evernote e queira usar a Asana para lembrar de ler os artigos que salvou (ou para compartilhá-los com a sua equipe). Você poderia (se tivesse os conhecimentos técnicos necessários) escrever um serviço que sondasse o Evernote para verificar se há notas recém-criadas e, em seguida, enviá-las para a Asana quando as encontrasse. Ou você poderia simplesmente criar um Zap para fazer tudo isso por você.

Envie novas tarefas da Asana para o Hipchat (ou Campfire) Se a sua equipe usa um aplicativo de bate-papo em grupo como o Hipchat para colaborar, essa pode ser uma ótima maneira de ter discussões em tempo real sobre tarefas individuais. Você define a criação de uma tarefa na Asana como o desencadeador e, em seguida, usa o Zapier para enviar uma atualização com o nome da tarefa e um link para ela para a sala da sua equipe no Hipchat. Isso é especialmente útil para equipes remotas.

Outras conexões populares que vimos incluem a criação de uma tarefa sempre que há um novo tíquete no Zendesk ou quando há uma nova atualização no Yammer.

Com a equipe do Zapier adicionando novas integrações o tempo todo, as possibilidades continuam se expandindo. Conte-nos se vocês também têm algumas ideias.