Six Sigma: wszystko, co musisz wiedzieć o metodologii Lean

Wyobraź sobie, że Twój zespół programistów jest w trakcie wprowadzania ostatnich poprawek przed premierą ważnego produktu. Kiedy produkt przechodzi do etapu testowania, zespół wykrywa kilka nieoczekiwanych błędów w kodzie. Jak Twój zespół może zapobiec takim sytuacjom w przyszłości?

Jednym ze sposobów jest wdrożenie starego narzędzia produkcyjnego: metodologii Six Sigma.

Czym jest Six Sigma?

Six Sigma to metodologia doskonalenia procesów, która pomaga organizacjom usprawnić procesy biznesowe. Głównym celem Six Sigma jest pomoc w ustanowieniu jednolitych procesów, aby zmniejszyć liczbę wariantów produktu końcowego. Ostatecznie minimalizuje to liczbę wad produktu. 

Główna filozofia Six Sigma polega na tym, że wszystkie procesy można definiować, mierzyć, analizować, ulepszać i kontrolować (powszechnie nazywane metodą DMAIC).

Zgodnie z Six Sigma wszystkie procesy wymagają nakładów i rezultatów. Działania podejmowane przez zespół to dane wejściowe, a ich skutki to dane wyjściowe. Główna idea polega na tym, że jeśli możesz kontrolować jak największą liczbę danych wejściowych (lub działań), kontrolujesz również dane wyjściowe. 

Skąd pochodzi metoda Six Sigma?

W 1809 roku niemiecki matematyk Carl Friedrich Gauss po raz pierwszy użył słynnej krzywej dzwonowej, aby wyjaśnić błędy pomiarowe. W latach dwudziestych Walter Shewhart odkrył, że trzy sigma od średniej to dokładny punkt, w którym proces wymaga korekty. 

Jednak dopiero w 1986 roku Bill Smith, inżynier i programista, opracował dla firmy Motorola metodologię Six Sigma, którą znamy dzisiaj. Motorola wykorzystała tę metodologię do określenia dojrzałości procesu na podstawie oceny „sigma”, która wskazuje odsetek produktów wolnych od wad.

Z definicji proces Six Sigma to taki, w którym występuje mniej niż 3,4 defektu na milion możliwości. Innymi słowy, statystycznie oczekuje się, że 99,9997% możliwości będzie wolnych od wad.

Six Sigma jest nadal powszechnie stosowana w szczupłej produkcji, ponieważ proces ten może być pomocny w zapobieganiu i eliminowaniu wad. Metodologia ta może być jednak również wykorzystywana w branży usługowej i przez zespoły inżynierów oprogramowania.

Lean Six Sigma

Ogólnie rzecz biorąc, celem metodologii Lean jest wyeliminowanie marnotrawstwa lub czegokolwiek, co nie dodaje wartości do produktu lub procesu. Metodologia Lean Six Sigma (LSS) przedkłada zapobieganie wadom nad ich wykrywanie. Oznacza to, że celem LSS nie jest identyfikacja miejsca, w którym znajduje się wada, ale zapobieganie jej występowaniu. 

5 kluczowych zasad Six Sigma

Metodologia Six Sigma opiera się na pięciu kluczowych zasadach, które można wykorzystać podczas analizy procesów.

1. Skup się na kliencie

W Six Sigma celem jest zapewnienie klientom jak największej wartości. Oznacza to, że Twój zespół powinien poświęcić dużo czasu na określenie, kim są Twoi klienci, jakie są ich potrzeby i co skłania ich do zakupu produktów. Ta zasada sprawdza się w przypadku firm SaaS, ponieważ często koncentrują się one na cyklicznych źródłach przychodów.

Identyfikacja pragnień i potrzeb klienta może pomóc Twojemu zespołowi lepiej zrozumieć, jak zatrzymać klientów i sprawić, aby wracali do Twojego produktu.

Wymaga to od zespołu zrozumienia, jaka jakość produktu byłaby akceptowalna dla klientów, aby można było spełnić, a nawet przekroczyć ich oczekiwania. Po zrozumieniu tego poziomu jakości, możesz go użyć jako testowania dla produkcji. 

2. Użyj danych, aby znaleźć miejsca występowania zmienności

Przedstaw wszystkie etapy bieżącego procesu produkcyjnego. Następnie przeanalizuj i zbierz dane dotyczące bieżącego procesu, aby sprawdzić, czy istnieją obszary, które można zoptymalizować lub obszary, które powodują wąskie gardła w przepływie pracy.

Zastanów się na przykład, w jaki sposób udostępniasz informacje swojemu zespołowi. Czy wszyscy członkowie zespołu otrzymują te same informacje, czy też korzystają z nieaktualnych dokumentów? Ustanowienie scentralizowanej lokalizacji dla wszystkich istotnych informacji o projekcie może pomóc zminimalizować czas poświęcany na wyszukiwanie odpowiednich dokumentów.

Czasami trudno jest zdecydować, które wskaźniki należy przeanalizować. Łatwym sposobem na znalezienie odpowiedzi jest podejście od końca. Określ cel, który chcesz osiągnąć, i zacznij od niego. Na przykład, jeśli Twoim celem jest skrócenie czasu produkcji, przeanalizuj, jak długo trwa każdy etap procesu produkcyjnego.

3. Stale ulepszaj swój proces

Analizując proces produkcyjny, rozważ wszelkie kroki, które nie wnoszą wartości dodanej dla zespołu ani klientów końcowych. Użyj narzędzi, takich jak mapowanie strumienia wartości, aby określić, gdzie możesz usprawnić procesy i zmniejszyć liczbę wąskich gardeł. 

Pomysł wprowadzania niewielkich ulepszeń w procesach w miarę upływu czasu jest znany jako kaizen lub ciągłe doskonalenie. Filozofia ciągłego doskonalenia polega na tym, że wprowadzanie niewielkich zmian przez długi czas może prowadzić do znaczących pozytywnych zmian w dłuższej perspektywie.

4. Zaangażuj wszystkich

Six Sigma to metodologia, która umożliwia wszystkim członkom zespołu wniesienie swojego wkładu. Wymaga to jednak, aby wszyscy członkowie zespołu przeszli szkolenie w zakresie procesu Six Sigma, aby zmniejszyć ryzyko tworzenia większej liczby blokad zamiast ich eliminowania. 

Six Sigma sprawdza się szczególnie dobrze w zespołach międzyfunkcyjnych, ponieważ zapewnia całościowy obraz tego, jak proces może wpłynąć na wszystkie części Twojego biznesu. Kiedy włączasz przedstawicieli wszystkich zespołów zaangażowanych w proces, dajesz wszystkim statystyki dotyczące wprowadzanych ulepszeń i tego, jak te zmiany mogą wpłynąć na ich zespoły.

W dalszej części tego artykułu omówimy różne rodzaje szkoleń i certyfikatów Six Sigma.

5. Zapewnij elastyczny i responsywny ekosystem

Six Sigma polega na wprowadzaniu pozytywnych zmian dla klientów. Oznacza to, że należy konsekwentnie szukać sposobów na usprawnienie procesów, a cały zespół powinien zachować elastyczność, aby mógł zmieniać kierunek bez większych zakłóceń.

Oznacza to również, że procesy muszą być łatwo wymienialne. Łatwym sposobem na to jest podział procesów na etapy. Jeśli wystąpi problem z jednym krokiem, to tylko ten krok musi zostać naprawiony, a nie cały proces. 

Dwie główne metodologie Six Sigma

W ramach Six Sigma istnieją dwa typowe procesy, z których każdy jest używany w różnych sytuacjach.

Ogólnie rzecz biorąc, metoda DMAIC jest standardową metodą optymalizacji istniejących procesów. Alternatywnie można użyć metody DMADV, gdy proces nie został jeszcze ustalony i trzeba go utworzyć.

DMAIC

DMAIC to akronim, co oznacza, że każda litera reprezentuje etap procesu. DMAIC oznacza definiowanie, mierzenie, analizowanie, doskonalenie i kontrolowanie.

• Zdefiniuj system. Zidentyfikuj profil idealnego klienta, w tym jego pragnienia i potrzeby. Na tym etapie należy również zidentyfikować cele całego projektu jako całości.

• Zmierz kluczowe aspekty bieżących procesów. Korzystając z celów ustalonych na etapie definiowania, przetestuj bieżące procesy i wykorzystaj te dane, aby określić, w jaki sposób chcesz zoptymalizować swój projekt.

• Przeanalizuj proces. Określ przyczyny problemów i zidentyfikuj, w jaki sposób powstają warianty.

• Ulepsz lub zoptymalizuj proces. Na podstawie analizy z poprzedniego kroku utwórz nowy proces stanu przyszłego. Oznacza to, że należy utworzyć próbkę ulepszonego procesu i przetestować ją w oddzielnym środowisku, aby sprawdzić, jak działa.

• Kontroluj proces w przyszłym stanie. Jeśli wyniki na etapie „Ulepsz” spełniają standardy Twojego zespołu, wdroż ten nowy proces w bieżącym przepływie pracy. Ważne jest, aby spróbować kontrolować jak najwięcej zmiennych. Często odbywa się to za pomocą statystycznej kontroli procesu lub ciągłego monitorowania.

Przykład DMAIC

Twój zespół produktowy zauważa, że wskaźnik rezygnacji klientów (czyli szybkość, z jaką klienci przestają z Tobą współpracować) wzrasta. Aby zapobiec pogorszeniu się sytuacji, możesz użyć metody DMAIC Six Sigma, aby zidentyfikować problem i opracować rozwiązanie. 

• Definiuj: wskaźnik rezygnacji klientów wzrósł z 3% do 7% w ciągu ostatnich sześciu miesięcy.

• Zmierz: Twój zespół ma wiele informacji o tym, jak potencjalni klienci przekształcają się w rzeczywistych klientów, ale nie ma zbyt wielu informacji o tym, co dzieje się, gdy ktoś zostaje klientem. Decydujesz się przeanalizować i zmierzyć zachowanie użytkowników po zakupie produktu.

• Analiza: po przeanalizowaniu zachowań użytkowników, którzy stali się klientami, Twój zespół zauważa, że nowi klienci mają trudności z przyzwyczajeniem się do nowego interfejsu użytkownika produktu w porównaniu z obecnymi klientami.

• Ulepsz: Twój zespół decyduje się na wdrożenie przepływu pracy „wdrażanie nowych klientów”, który pomoże klientom zidentyfikować kluczowe części produktu i sposób korzystania z niego. Twój zespół współpracuje z zespołem ds. sukcesu klienta, aby pomóc w ustaleniu najlepszych praktyk i stworzeniu szkoleń. Dzięki temu zespół ds. sukcesu klienta otrzymuje wszystkie informacje potrzebne do skutecznego szkolenia nowych klientów i zapewnienia ich satysfakcji. 

• Kontrola: Twój zespół monitoruje zarówno wskaźnik rezygnacji, jak i zachowanie klientów po wprowadzeniu zmian. Po kilku miesiącach zauważasz, że wskaźnik rezygnacji znowu zaczyna spadać, więc decydujesz się zachować nowe zmiany w procesie.

DMADV

Metoda DMADV jest czasami nazywana Design for Six Sigma (DFSS). DMADV oznacza definiowanie, mierzenie, analizowanie, projektowanie i weryfikowanie. Oto, co należy zrobić w każdej fazie:

• Zdefiniuj swoje cele. Określając cele dla nowego procesu, który tworzysz, ważne jest, aby wziąć pod uwagę zarówno cele biznesowe, jak i cele idealnego profilu klienta. 

• Zmierz i zidentyfikuj CTQ. CTQ oznacza „krytyczne dla jakości”. Są to cechy, które definiują Twój idealny produkt. Na tym etapie określisz, w jaki sposób nowy proces może pomóc w osiągnięciu tych CTQ oraz jakie są potencjalne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na jakość.

• Analizuj, aby opracować i zaprojektować wiele opcji. Podczas projektowania nowego procesu produkcyjnego ważne jest, aby mieć wiele opcji. Przyjrzyj się różnym opcjom, które tworzysz, i przeanalizuj mocne i słabe strony każdej z nich. 

• Zaprojektuj wybraną opcję. Na podstawie analizy przeprowadzonej w poprzednim kroku przejdź do kolejnego etapu i wdroż opcję, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. 

• Zweryfikuj projekt i skonfiguruj przebieg pilotażowy. Po zakończeniu wdrażania procesu nadszedł czas, aby przekazać go właścicielom procesu i zmierzyć, jak działa. Gdy proces zostanie uruchomiony, Twój zespół może go zoptymalizować za pomocą metody DMAIC. 

Certyfikacja Six Sigma

Six Sigma to wielopoziomowy program szkoleniowy. Podobnie jak w sztukach walki, każdy ranking ma inny kolor pasa, który wskazuje na inny zakres wiedzy i lata doświadczenia. Program certyfikacji Six Sigma dzieli się na sześć różnych rankingów – od białego pasa do Mistrza:

• Biały pas: jeśli dopiero zaczynasz korzystać z metody Six Sigma, rozpoczniesz od tego etapu. Osoba posiadająca biały pas Six Sigma nie musi mieć żadnego formalnego szkolenia ani certyfikatu Six Sigma, ale rozumie podstawową strukturę i wytyczne. Oznacza to, że może uczestniczyć w projektach związanych z redukcją marnotrawstwa i kontrolą jakości. 

• Żółty pas: ten poziom wymaga formalnego szkolenia i możesz otrzymać oficjalny certyfikat Six Sigma Yellow Belt. Z żółtym pasem możesz wnieść większy wkład w strategię niż z białym pasem. Możesz teraz pomagać przełożonym w rozwiązywaniu problemów i analizie.

• Zielony pas: dzięki certyfikacji Six Sigma Green Belt możesz samodzielnie opracowywać strategie i wdrażać mniejsze techniki doskonalenia procesów.

• Czarny pas: po uzyskaniu certyfikatu Czarnego Pasa możesz analizować procesy i obsługiwać bardziej złożone projekty niż na poprzednich poziomach. Podczas tego szkolenia dowiesz się, jak zarządzać zmianami na dużą skalę, które mogą mieć wpływ na wyniki finansowe firmy.

• Master Black Belt: Six Sigma Master Black Belt to dodatkowy kurs, który pomoże Ci udoskonalić bieżące umiejętności poprzez pogłębienie wiedzy na temat Lean Six Sigma. Dowiesz się więcej o narzędziach statystycznych i zdobędziesz większe uznanie dla metody DMAIC.

• Mistrz: możesz zostać Mistrzem Six Sigma, przechodząc szkolenie końcowe, które jest zazwyczaj pomocne dla menedżerów wyższego szczebla i kadry kierowniczej, którzy chcą stać się biegli w prowadzeniu zespołów projektowych i liderów przez różne fazy DMAIC. 

Chociaż nie ma jednolitego standardu certyfikacji, kursy mają na celu nauczenie podstaw procesu i sposobu stosowania narzędzi Six Sigma w codziennych sytuacjach zawodowych.

Śledzenie i usprawnianie przepływów pracy dzięki Six Sigma

Usprawnienie procesów biznesowych ostatecznie pomaga ograniczyć marnotrawstwo. Podczas burzy mózgów i analizy przepływów pracy poświęć trochę czasu na zidentyfikowanie i wyeliminowanie wąskich gardeł. Zwizualizuj każdy etap procesu produkcyjnego, aby móc przypisać go konkretnym właścicielom.