Etapy zarządzania projektami: 5 kroków do usprawnienia przepływu pracy

Zarządzanie projektami jest często źle rozumiane. Wielu specjalistów postrzega je jako zarządzanie osiami czasu projektów, ale to tylko część pracy. Na szczęście przygotowaliśmy prosty przewodnik, który pomoże Ci zrozumieć pięć etapów zarządzania projektami. 

Dlaczego warto znać te pięć faz? Zrozumienie cyklu życia zarządzania projektami pomoże Ci wdrożyć lepsze procesy wewnętrzne za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami.

Jakie są etapy zarządzania projektami?

Fazy zarządzania projektem dzielą każdy projekt na pięć prostych kroków: inicjację, planowanie, realizację, monitorowanie i zamknięcie. Pomyśl o planowaniu projektu na konkurs naukowy w szkole podstawowej.

Najpierw wybierasz temat (inicjacja), a następnie zbierasz materiały i nakreślasz oś czasu (planowanie). Następnie budujesz model i przeprowadzasz eksperymenty (wykonanie), jednocześnie sprawdzając swoje postępy, aby trzymać się harmonogramu (monitorowanie). Na koniec prezentujesz swój projekt i sprzątasz obszar roboczy (zamknięcie).

Te fazy tworzą cykl życia zarządzania projektem. Sprawiają, że nawet duże zadania stają się łatwe do wykonania, ponieważ zapewniają jasną ścieżkę od początku do końca.

5 faz zarządzania projektem

Pięć faz zarządzania projektami zostało zdefiniowanych przez Project Management Institute (PMI) w PMBOK® Guide, czyli Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami. Przewodnik PMBOK® to świetny punkt odniesienia dla wszystkich specjalistów, którzy chcą poszerzyć swoją wiedzę i umiejętności w zakresie zarządzania projektami. 

Zacznijmy od krótkiego wprowadzenia do wielu faz zarządzania projektami. Możesz też przejść od razu do trójkąta projektu.

1. Rozpoczęcie projektu

W fazie inicjacji modelu zarządzania projektem projekt jest definiowany na szerokim poziomie. To odpowiedni moment, aby zidentyfikować sponsorów i interesariuszy projektu oraz rozpocząć wstępną fazę badawczą. Dobrym pomysłem jest również udokumentowanie projektu na piśmie, aby można było łatwo przekazać plan komunikacji pozostałym członkom zespołu. Wiele zespołów rozpoczyna projekt od spotkania inaugurującego lub studium wykonalności. Sposób rozpoczęcia projektu powinien zależeć od preferowanego stylu komunikacji w zespole. 

Oprócz przedstawienia wstępnej koncepcji projektu należy również przedstawić korzyści, koszty i czynniki ryzyka związane z produktami końcowymi projektu. Możesz nawet przedstawić dodatkowe wskaźniki, w zależności od tego, jak Twoja organizacja mierzy sukces. 

Po dokonaniu oceny projektu należy przygotować uzasadnienie biznesowe lub, w przypadku mniejszych projektów, kartę projektu. Te narzędzia mogą pomóc w szczegółowym nakreśleniu i przedstawieniu projektu, uwzględniając takie szczegóły, jak cele, budżet i oś czasu. Niezależnie od tego, czy utworzysz uzasadnienie biznesowe, czy kartę projektu, narzędzia te są szczególnie pomocne w późniejszym odniesieniu się do nich i szybkim określeniu celów projektu w przyszłości.

Oto przykład tego, co powinno znaleźć się w uzasadnieniu biznesowym lub karcie projektu:

• Nazwa firmy: Apollo Enterprises

• Nazwa projektu: Podręcznik OKR

• Kierownik projektu: Kabir Madan

• Cel: celem tego raportu jest zwiększenie liczby leadów poprzez oferowanie światowej klasy zasobów naszym klientom. 

• Interesariusze: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks. 

• Oś czasu: od 1 czerwca do 20 lipca 2021 r. 

• Korzyści: Korzyści płynące z tego raportu obejmują uzyskanie nowej przewagi konkurencyjnej, stworzenie nowego lejka sprzedażowego i ostatecznie wysoki zwrot z inwestycji przy niskim budżecie projektu. 

• Ryzyko: chociaż widzimy więcej korzyści niż ryzyka, możemy pozyskać niekwalifikujących się potencjalnych klientów, którzy nie zostaną przekonani do zakupu.

2. Planowanie projektu

Faza planowania projektu koncentruje się na wyznaczeniu jasnych celów za pomocą mapy drogowej projektu. Aby rozpocząć, rozważ jedną z tych popularnych strategii wyznaczania celów:

• Cele SMART: skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie. Ta metoda usprawnia komunikację w zespole, określa mapę drogową i pozwala uzyskać mierzalne wskaźniki.

• Cele CLEAR: Collaborative (oparte na współpracy), Limited (ograniczone), Emotional (emocjonalne), Appreciable (wyczuwalne) i Refinable (podlegające udoskonaleniu). To podejście kładzie nacisk na współpracę i zdolność do adaptacji, dzięki czemu jest praktyczne dla dynamicznych zespołów.

• OKR-y (cele i kluczowe rezultaty): szersza metoda, która pozwala na dostosowanie celów w całej organizacji. Zaczyna się od ogólnego celu i tworzy projekty, które mają na celu jego osiągnięcie, poprawiając widoczność dla interesariuszy.

Którą metodę wybrać? Chociaż każda metoda ma inne podejście, wszystkie dążą do tego samego rezultatu – skutecznego wyznaczania celów. Wybierz tę, która najlepiej odpowiada Twoim celom biznesowym. Dodatkowe narzędzia, takie jak wykresy kamieni milowych, wykresy Gantta i analizy zarządzania ryzykiem, mogą udoskonalić Twoje plany.

Chociaż obszary te mogły zostać odkryte podczas początkowego określania zakresu projektu, faza planowania jest idealnym momentem na rozwinięcie celów, celów i zagrożeń. 

Oto przykład podziału celu przy użyciu metodologii zarządzania projektami SMART:

Cel początkowy: zwiększenie liczby generowanych leadów

Udoskonalony cel SMART:

• Skonkretyzowany: zwiększyć liczbę pozyskiwanych leadów poprzez dystrybucję przewodnika po zasobach.

• Mierzalny: zwiększenie miesięcznej liczby pozyskiwanych leadów o 15%. 

• Osiągalny: na podstawie ostatnich badań wiemy, że nasi klienci są zainteresowani przewodnikiem po zasobach.

• Realistyczny: zbieranie danych kontaktowych klientów w zamian za nasz przewodnik po zasobach.

• Określony w czasie: przygotowywanie corocznego przewodnika po zasobach w styczniu, aby utrzymać ruch potencjalnych klientów. 

3. Realizacja projektu

Faza realizacji to etap, w którym zespół pracuje nad osiągnięciem wcześniej zdefiniowanych celów, uruchamiając projekt w określonym czasie dzięki pracy zespołowej i współpracy.

Zacznij od przypisania zadań członkom zespołu i dodania ich do przepływu pracy projektu w narzędziu do zarządzania projektami. Oprogramowanie do tworzenia osi czasu i inne narzędzia do mapowania projektów mogą pomóc zespołowi zwizualizować każdy etap projektu. 

• Przygotuj metodologię śledzenia i mierzenia sukcesu, identyfikując kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) lub cele po zakończeniu projektu. Regularnie aktualizuj harmonogram projektu w miarę zmiany terminów i obciążenia pracą, zamykając zależności, gdy zostaną spełnione.

• Na bieżąco monitoruj postępy w realizacji projektu, kontaktując się z członkami zespołu i ustalając priorytety w zakresie rezultatów. Chociaż pewne wahania są nieuniknione, unikaj pełzania zakresu, trzymając się jak najwierniej pierwotnego zakresu projektu.

Spójrz na ten przykładowy plan osi czasu, aby lepiej zrozumieć, jak zorganizować strukturę podziału pracy:

Oś czasu projektu: od 1 czerwca do 20 lipca 2021 r.

Zespół projektowy: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks

• 1 czerwca: Kamil tworzy zadania w projekcie i przypisuje je członkom zespołu. 

• 14 czerwca: Daniela zbiera dane dotyczące zasobów.

• 18 czerwca: Daniela organizuje dane i przekazuje je Rajkowi do zaprojektowania. 

• 28 czerwca: Ray przesyła pierwszą wersję roboczą projektu do przeglądu przez Kabira. 

• 1 lipca: Kabir przekazuje informacje zwrotne dotyczące projektu.

• 6 lipca: Robert przesyła ostateczny projekt do Kasi w celu wdrożenia.

• 12 lipca: Kat przesyła stronę testową do przeglądu przez Kabira. 

• 15 lipca: Kabir przekazuje informacje zwrotne na temat wersji testowej.

• 19 lipca: Kat przekazuje zespołowi ostateczną wersję do testów. 

• 20 lipca: publikacja przewodnika po zasobach.

4. Monitorowanie wydajności projektu

Skuteczne monitorowanie projektu pomaga zespołowi działać zgodnie z planem i udoskonalać swoje podejście, identyfikując, co działa, a co nie. Regularna ocena postępów na poszczególnych etapach projektu zapewnia lepsze wyniki i zapobiega niepowodzeniom.

• Zacznij od ponownego przeanalizowania początkowych celów projektu. Czy projekt rozwiązał problem, który miał rozwiązać? Utrzymanie kontaktu z pierwotnym celem jest niezbędne do skutecznej oceny wydajności projektu.

• Następnie przeanalizuj kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), takie jak zwrot z inwestycji (ROI), wskaźnik efektywności kosztowej (CPI) i wartość uzyskana (EV). Te wskaźniki pomagają ustalić, czy projekt osiągnął swoje cele.

• Na koniec podziel się swoimi ustaleniami z interesariuszami, aby zapewnić powodzenie projektu. Szczera komunikacja na temat sukcesów i wyzwań sprzyja rozwojowi zespołu i kładzie podwaliny pod ulepszenia w przyszłych projektach.

Spójrz na nasze przykładowe wskaźniki KPI poniżej: 

• Cel projektu: zwiększyć liczbę pozyskanych leadów o 15% w skali miesiąca.

• Rzeczywisty koszt: 6487 USD w rozliczanych godzinach. 

• Wartość uzyskana: 47 300 USD wzrostu akwizycji MoM

• Zwrot z inwestycji: 40 813 USD

• Wskaźnik wykonania harmonogramu (wartość uzyskana podzielona przez wartość planowaną): 0,88

• Koszt pozyskania klienta (koszt podzielony przez liczbę leadów): 0,61 USD za lead

• Pozyskiwanie leadów MoM: poprawa o 18%

• Ruch na stronie MoM: poprawa o 4%

• Marża zysku netto: poprawa o 8%

5. Zamknięcie projektu

Faza zamknięcia projektu różni się w zależności od zespołu. Podczas gdy niektóre zespoły decydują się uczcić swoją ciężką pracę, inne od razu przechodzą do kolejnego ważnego zadania. Nie ma jednego właściwego podejścia – wybierz to, które najlepiej sprawdza się w Twoim zespole.

Kluczowe kroki w celu zamknięcia projektu:

1. Przeprowadź spotkanie podsumowujące z interesariuszami projektu. Przejrzyj wskaźniki KPI z fazy monitorowania wydajności projektu, aby zidentyfikować sukcesy i obszary wymagające poprawy. Rozważ wcześniejsze wysłanie anonimowej ankiety, aby upewnić się, że wszystkie krytyczne problemy zostały rozwiązane.

2. Uporządkuj i przechowuj materiały projektowe. Zapisz dokumenty, takie jak brief projektu, szablony, pulpity nawigacyjne, pliki projektowe i inne kluczowe zasoby we współdzielonym folderze, aby móc z nich skorzystać w przyszłości.

3. Kontynuacja monitorowania wydajności. Unikaj nawyków typu „ustaw i zapomnij”. Regularnie przeglądaj stare projekty pod kątem statystyk i możliwości usprawnienia przepływów pracy oraz rozwoju zespołu.

Dzięki tym krokom Twój zespół może wyciągać wnioski z każdego projektu i zapewnić lepsze wyniki w przyszłości.

Oto przykładowa agenda spotkania po zakończeniu projektu, która pomoże Ci w zamknięciu kolejnego projektu:  

Nazwa projektu: Podręcznik OKR 

Data: 20 sierpnia 2021 r.

Godzina: 10:00–11:00 CST

Szczegóły agendy:

• Krótkie podsumowanie projektu (10:00): Kabir omówi początkowe cele projektu i podsumuje rezultaty. 

• Podsumowanie wyniku (10:15): Kabir dokona przeglądu wyników projektu, koncentrując się na naszym początkowym celu generowania leadów i dodatkowych kluczowych wskaźnikach KPI.

• Opinie interesariuszy (10:30): Kabir, Daniela, Kat i Ray podzielą się swoimi opiniami na temat tego, co poszło dobrze, a co można było zrobić lepiej.

• Czynności do wykonania: Kabir wyśle notatki ze spotkania do końca dnia 20 sierpnia i zaplanuje optymalizacje, które mają zostać ukończone do 3 września. 

Przygotuj się na spotkanie po zakończeniu projektu, mając przygotowane uwagi na temat tego, jak możemy poprawić wyniki w przyszłości. 

Dlaczego etapy zarządzania projektami są ważne?

Zarządzanie projektem bez odpowiedniej struktury może prowadzić do niedotrzymania terminów, przekroczenia budżetu lub nieosiągnięcia celów. Pięć faz zarządzania projektem – inicjacja, planowanie, realizacja, monitorowanie i zamknięcie – to sprawdzona struktura, która zapewnia, że każdy aspekt projektu jest metodycznie uwzględniany, aby projekt zakończył się sukcesem.

Oto, dlaczego te fazy mają znaczenie:

• Jasny kierunek od samego początku: faza inicjacji określa zakres projektu i koordynuje działania interesariuszy. Na przykład projekt rozwoju nowego produktu rozpoczyna się od jasnej koncepcji i uzyskania poparcia interesariuszy.

• Skuteczna strategia: w fazie planowania tworzy się mapę drogową z planem zarządzania projektem, określającym zadania, osie czasu i zasoby. Narzędzia takie jak struktura podziału pracy (WBS) zapewniają wszystkim dostęp do tych samych informacji.

• Prawidłowe wykonanie pracy: faza realizacji to etap, na którym wykonywana jest prawdziwa praca. Zespoły używają Agile lub Scrum, aby dostosowywać się w czasie rzeczywistym, minimalizując wąskie gardła i utrzymując projekt na właściwych torach.

• Utrzymanie wszystkiego na właściwym torze: w fazie monitorowania kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) i narzędzia do zarządzania projektami pomagają śledzić postępy, zapobiegać pełzaniu zakresu i zapewniać realizację projektu zgodnie z budżetem.

• Zakończenie na wysokim poziomie i wyciągnięcie wniosków na przyszłość: faza zamknięcia obejmuje podsumowanie produktów końcowych, zebranie wyciągniętych wniosków i zapisanie kluczowej dokumentacji projektu, aby przyszłe projekty były jeszcze lepsze.

Realizując te fazy zarządzania projektami, zespoły optymalizują przepływ pracy, ograniczają ryzyko i przygotowują grunt pod sukces.

Wskazówki dotyczące efektywnego stosowania etapów zarządzania projektami

Chcesz w pełni wykorzystać cykl życia zarządzania projektami? Oto jak wykorzystać każdy z etapów zarządzania projektem, aby uzyskać maksymalne korzyści:

• Inicjacja: użyj szablonu, aby określić zakres projektu, cele i interesariuszy. Jasny początek to podstawa sukcesu.

• Planowanie: opracuj plan zarządzania projektem, korzystając z narzędzi takich jak wykresy Gantta lub tablice Kanban, aby mapować zadania, osie czasu i zależności.

• Wykonanie: użyj narzędzi do współpracy, aby usprawnić przepływy pracy i utrzymać członków zespołu na właściwych torach. Regularne odprawy są kluczowe.

• Monitorowanie: śledź wskaźniki KPI i postępy za pomocą pulpitów nawigacyjnych lub narzędzi działających w czasie rzeczywistym. W razie potrzeby wprowadzaj zmiany, aby uniknąć wąskich gardeł.

• Zamknięcie: przeprowadź spotkanie po zakończeniu projektu i zapisz całą dokumentację, aby udoskonalić proces na potrzeby kolejnego projektu.

Koncentrując się na tych wykonalnych krokach, zadbasz o koordynację działań zespołu i zapewnisz powodzenie każdego projektu.

Przejmij kontrolę nad etapami zarządzania projektami już dziś

Od czego zacząć, mając tak wiele elementów do zbadania? To proste: zacznij od swojego zespołu. Twoim zadaniem jest umożliwienie członkom zespołu wykonywania swojej pracy w jak najlepszy sposób. 

Proces zarządzania projektem i narzędzia, które wdrażasz, powinny usprawnić komunikację, zwiększyć produktywność dzięki oprogramowaniu do zwiększania produktywności i pomóc złagodzić presję związaną z terminami. W razie wątpliwości po prostu zapytaj swój zespół. Zdziwisz się, co grupa osób może osiągnąć, gdy połączy siły. 

Potrzebujesz pomocy w znalezieniu narzędzi do zarządzania pracą dla konkretnego zespołu? Sprawdź rozwiązania dla każdego zespołu — od marketingu po planowanie wydarzeń — aby znaleźć innowacyjne możliwości dla swojej organizacji. 

Często zadawane pytania dotyczące faz zarządzania projektami