Menedżer programu a kierownik projektu: kluczowe różnice

Niezależnie od tego, czy szukasz odpowiedniej roli dla swojego zespołu, czy chcesz usprawnić procesy i metodologie zarządzania pracą, pomożemy Ci zrozumieć różnice między menedżerem programu a kierownikiem projektu. Nie tylko poznasz obowiązki związane z każdym stanowiskiem i ścieżką kariery, ale także dowiesz się, która rola jest odpowiednia dla Twojego zespołu. Przyjrzyjmy się teraz różnicom między pojedynczym projektem a programem. 

Czym jest projekt, a czym program?

Aby w pełni zrozumieć różnicę między kierownikiem programu a kierownikiem projektu, należy najpierw poznać różnicę między projektem a programem. W skrócie, projekty to tymczasowe przedsięwzięcia z datą zakończenia, które mają na celu osiągnięcie określonych kamieni milowych, podczas gdy programy to bieżące cele strategiczne, które obejmują różne projekty. Istnieje jednak kilka innych kluczowych różnic i podobieństw, na które należy zwrócić uwagę. 

Łatwym sposobem na ich skonceptualizowanie jest rozważenie faktu, że różne projekty składają się na wdrożone programy. Oznacza to, że każdy projekt ma określone cele i kamienie milowe, które składają się na szersze cele programu i cele organizacji. Podczas gdy projekty mają jasno określone osie czasu i produkty końcowe, programy składają się z długoterminowych celów biznesowych z wieloma zależnościami. 

Chociaż istnieje między nimi wiele różnic, mają też pewne podobieństwa. Zarówno projekt, jak i program składają się z czterech elementów: wielkości, trudności, relacji i niepewności. Różnią się one stopniem złożoności. Projekty są zazwyczaj mniejsze i wiążą się z mniejszą niepewnością, podczas gdy programy są większe, mają wiele złożonych relacji między działami i wiążą się z większą niepewnością. 

Kim jest kierownik programu, a kim kierownik projektu?

Teraz, gdy już wiesz, czym różni się program od projektu, przyjrzyjmy się tym dwóm rolam. Poznanie różnic pomoże Ci zrozumieć rolę każdego stanowiska w Twoim zespole i dowiedzieć się, jak możesz poprawić swoją własną rolę.

Podczas gdy kierownik programu prowadzi długoterminową strategię programu, która składa się z wielu różnych projektów, zadaniem kierownika projektu jest prowadzenie pojedynczych projektów. Oto kilka dodatkowych różnic między kierownikiem programu a kierownikiem projektu. 

• Zarządzanie projektami: w przeciwieństwie do kierownika projektu, który nadzoruje pojedyncze projekty, kierownik programu nadzoruje grupę projektów. Innymi słowy, koncentruje się na dużych programach, które obejmują wiele małych projektów. Dlatego delegowanie i zarządzanie wieloma projektami stanowi dużą część pracy. 

• Zarządzanie codziennymi zadaniami: praca kierownika projektu skupia się na codziennych zadaniach związanych z zarządzaniem projektami, które obejmują koordynację pracy, zarządzanie zasobami i śledzenie osi czasu. Często odbywa się to za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. 

• Staż pracy: kierownik programu często ma większy staż pracy niż kierownik projektu. Chociaż nie zawsze tak jest, menedżerowie programów są najczęściej starszymi rangą od kierowników projektów, ponieważ nadzorują szersze strategie.  

• Obowiązki: menedżerowie programu współpracują z kierownikami projektów, ale mogą nie zarządzać nimi bezpośrednio. Macierz RACI to świetny sposób na określenie ról i obowiązków oraz priorytetyzację zadań. 

Role wewnętrzne: kierownik projektu i kierownik programu pełnią bardzo różne role, ale obie są niezbędne dla sukcesu organizacji.

Czym jest menedżer programu?

Jak widać, menedżer programu zajmuje się długoterminową strategią programu i miernikami sukcesu. Jego zadania obejmują definiowanie sukcesu, nadzorowanie współpracy i wiele innych. 

Menedżer programu jest ważny, gdy chcesz wdrożyć programy w swoich bieżących systemach i metodologiach, takich jak Agile lub Scrum. Może również pomóc w nadzorowaniu kierowników projektów i łączeniu codziennych projektów z większymi programami. 

Oto przykładowy dzień z życia menedżera programu. 

Poranek spędzisz na finalizowaniu rocznych celów bazowych, które wynikają z ogólnofirmowych OKR-ów. Po południu spotkasz się z kierownikami projektów z różnych działów, aby upewnić się, że projekty są na dobrej drodze do osiągnięcia celów programu. Dzień zakończy się spotkaniem z kierownictwem, podczas którego przedstawisz mu miesięczne wskaźniki projektu. Jeśli masz czas, możesz rozpocząć przygotowywanie raportu budżetowego i wyceny na następny miesiąc.

Kim jest kierownik projektu?

Kierownik projektu natomiast pracuje nad codziennymi projektami i zadaniami. Pomaga organizować pracę zespołów i realizować projekty na czas, a także usprawnia komunikację w miejscu pracy. 

Kierownicy projektów doskonale sprawdzają się w zapewnianiu, że cele są osiągane, a członkowie zespołu mają jasne wskazówki. Współpracują również z menedżerami programowymi, aby zapewnić, że projekty osiągają zamierzone cele, chociaż większość ich pracy koncentruje się na zadaniach projektowych. 

Oto przykładowy dzień z życia kierownika projektu. 

Rozpoczynasz dzień od sprawdzenia postępów w dwóch projektach, nad którymi pracuje Twój zespół. Wygląda na to, że jeden z produktów końcowych jest opóźniony, więc kontaktujesz się z liderem zespołu, aby zapewnić wsparcie. Po południu rozmawiasz z menedżerem programu, aby przejrzeć nadchodzące projekty i upewnić się, że są one na dobrej drodze do osiągnięcia miesięcznych celów. Na koniec dnia organizujesz spotkanie podsumowujące, aby przeanalizować projekt ukończony przez zespół w zeszłym tygodniu, a następnie archiwizujesz materiały projektowe. 

Czym zajmuje się menedżer programu?

Rola menedżera programowego jest bardzo satysfakcjonująca. Menedżer programu odpowiada za wiele obowiązków, w tym za inicjatywy o szerokim zakresie. Menedżer programu zajmuje się złożonymi projektami, które obejmują długie okresy i są zgodne z większymi celami firmy, a także koordynuje zespoły projektowe i potrzeby budżetowe.

Różnica między obowiązkami menedżera programu a kierownika projektu polega na tym, że jeden z nich skupia się na codziennych zadaniach, a drugi na nadrzędnych planach projektowych. Często jednak współpracują ze sobą. Przyjrzyjmy się teraz kluczowym rolam i obowiązkom menedżera programu. 

Role i obowiązki menedżera programu

Chociaż role menedżera programu i kierownika projektu są różne, mają one pewne wspólne obowiązki, takie jak nadzorowanie projektów i koordynacja komunikacji. Role i obowiązki menedżera programu różnią się w zależności od firmy, ale niektóre z uniwersalnych obowiązków obejmują strategię projektu, kontrolę jakości, raportowanie wydajności, zarządzanie zmianami i zarządzanie ryzykiem. 

Dobry kandydat będzie posiadał wszystkie te cechy i więcej, a także będzie dobrym liderem, który potrafi koordynować pracę wielu zespołów. Oto kilka dodatkowych ról i obowiązków menedżera programu. 

Wdrażanie strategii

Menedżerowie programu są odpowiedzialni za koordynację mniejszych projektów, których cele są zgodne z celami całej organizacji. Oznacza to współpracę z kierownikami projektów w celu zapewnienia, że konkretne cele projektów są osiągane, a szersze programy są realizowane zgodnie z planem.

Menedżerowie programu usprawniają również procesy wewnętrzne i określają najlepsze praktyki dla zbioru projektów. Dzięki temu kierownicy projektów mają jasno określony kierunek podczas zarządzania różnymi projektami. Zapobiega to również błędom wynikającym z braku komunikacji i czasu poświęcanego na pracę. 

Inne obowiązki strategiczne obejmują koordynację projektów z kierownikiem projektu w celu zapewnienia zgodności wyników. 

Nadzorowanie współpracy

Podczas gdy kierownicy projektów skupiają się na wprowadzaniu współpracy w ramach pojedynczych projektów, zadaniem menedżera programu jest zapewnienie współpracy między działami. Chociaż jest to wyzwanie, jest to jedna z najbardziej satysfakcjonujących części pracy. 

Menedżerowie programów skupiają się również na tworzeniu map drogowych programów dla celów firmy na wysokim szczeblu. Rola ta różni się nieco od roli kierownika projektu, który tworzy indywidualne mapy drogowe projektów. 

Menedżer programu może zarządzać współpracą, wprowadzając nowe integracje narzędzi, które usprawniają komunikację, takie jak oprogramowanie do zarządzania programami lub gry integracyjne. Chociaż te metody różnią się od siebie, mają na celu zachęcanie do pracy zespołowej i zwiększenie widoczności.

Definiowanie wskaźników sukcesu

Chociaż zarówno kierownik projektu, jak i kierownik programu powinni analizować i raportować zwrot z inwestycji, to kierownik programu jest odpowiedzialny za zapewnienie, że zwrot z inwestycji w całej firmie jest zgodny z ogólnymi celami. 

Oznacza to spotkania z kierownikami projektów, aby upewnić się, że pojedyncze projekty osiągają swoje cele. Menedżerowie programu często są osobami kontaktowymi w zakresie raportowania wskaźników ROI i ogólnej wydajności programu kierownictwu firmy. 

Umiejętności i doświadczenie

Menedżer programu powinien mieć wszechstronny zestaw umiejętności oraz doświadczenie w zarządzaniu projektami i przepływami pracy. Chociaż niektórzy specjaliści formalnie studiują zarządzanie programami i otrzymują certyfikaty z zarządzania projektami, nie zawsze jest to konieczne.

Jeśli chcesz dodać menedżera programu do swojego zespołu, oto umiejętności, których należy szukać i o których należy pamiętać.

Umiejętności w zakresie zarządzania programami

Najważniejsze umiejętności, które powinien posiadać dobry menedżer programu, obejmują organizację, planowanie, tworzenie harmonogramów, strategię programu, raportowanie, pisanie propozycji i planowanie budżetu. Ostatecznie będzie to zależeć od obowiązków, których oczekuje Twoja organizacja, oraz od tego, jak będzie współpracować z obecnymi członkami zespołu. 

Poza konkretnymi umiejętnościami, menedżer programu powinien również umieć pracować z ludźmi. Pomoże mu to koordynować współpracę i inspirować członków zespołu do dawania z siebie wszystkiego. 

Doświadczenie w zarządzaniu programami

Silny menedżer programu będzie miał wcześniejsze doświadczenie w zarządzaniu projektami lub inną rolę skoncentrowaną na zarządzaniu i organizowaniu projektów. 

Chociaż wymagana liczba lat doświadczenia jest różna, przeciętny menedżer programu ma około pięciu lat wcześniejszego doświadczenia. Różni się to od zarządzania projektami, które wymaga mniejszego doświadczenia w zależności od złożoności konkretnego zadania. 

Typowe wyzwania

Niezależnie od tego, czy chodzi o opóźnienia w realizacji, czy problemy z budżetem, menedżerowie programu muszą pokonywać przeszkody, podobnie jak inne role w zespole. Menedżerowie programu znajdują się w wyjątkowej sytuacji, ponieważ muszą zarządzać oczekiwaniami zarówno swoich przełożonych, jak i podwładnych.  

Oto kilka typowych wyzwań, przed którymi często stoją menedżerowie programu. 

• Wyzwania międzyfunkcyjne, takie jak niespójne cele i brak komunikacji, mogą mieć negatywny wpływ na cele długoterminowe.   

• Brak bezpośrednich podwładnych może sprawić, że menedżer programu będzie miał problemy z autorytetem i wpływem. 

• W przypadku długich osi czasu programu trudno jest zapewnić, że projekty krótkoterminowe będą realizowane zgodnie z planem, aby osiągnąć roczne cele.

Czym zajmuje się kierownik projektu?

Kierownik projektu różni się od kierownika programu pod względem codziennych zadań, ale jego rola jest równie satysfakcjonująca. Głównym obowiązkiem kierownika projektu jest przełożenie strategii kierownika programu na poszczególne projekty, które spełniają ustalone cele i kamienie milowe. Obejmuje to organizowanie, planowanie, śledzenie i wykonywanie pracy.

Kierownik projektu często współpracuje z kierownikiem programu lub podlega mu. Dzieje się tak, ponieważ duża część ich pracy opiera się na wdrożonych strategiach programowych. Inne obowiązki obejmują przydzielanie zadań w ramach projektu, organizowanie projektów, tworzenie osi czasu i śledzenie sukcesu projektu. Wszystkie te czynności pomagają projektom i zespołom realizować cele firmy.

Role i obowiązki kierownika projektu

Główną rolą kierownika projektu jest pomaganie zespołom w utrzymaniu organizacji i koordynacji komunikacji. Dzięki temu terminy i cele na poziomie programu są realizowane na czas. Inne role i obowiązki obejmują przydzielanie zadań i śledzenie postępów w realizacji projektu, aby zapewnić dotrzymanie terminów. 

Oto kilka dodatkowych obowiązków, które należy wziąć pod uwagę przy analizie różnic między kierownikiem programu a Kierownikiem projektu.

Koordynowanie pracy

Kierownicy projektów są odpowiedzialni za przydzielanie zadań projektowych właściwym interesariuszom i zapewnienie im wszystkich informacji potrzebnych do ukończenia pracy. Jest to szczególnie ważne, aby uniknąć marnowania czasu na wyszukiwanie informacji. Jest to również jedno z najtrudniejszych zadań, biorąc pod uwagę, że wiele zespołów pracuje zdalnie, a 60% ich czasu poświęcane jest na koordynację pracy, a nie na pracę jako taką. 

Chociaż koordynacja działań członków zespołu może być trudnym zadaniem, prawidłowe jej wykonanie może poprawić produktywność i wydajność zespołu. Dzięki temu zespół może skupić się na bieżących zadaniach.

Organizowanie projektów

Kierownicy projektów są również odpowiedzialni za organizację projektów. Wymaga to nie tylko współpracy z członkami zespołu, ale także zarządzania informacjami o projekcie i wynikami prac dla interesariuszy.

Chociaż może się to wydawać dość łatwe, skuteczna organizacja projektów wymaga wielu czynności. Niektóre z kluczowych obowiązków obejmują dostarczanie członkom zespołu dokładnych informacji, dbanie o postępy w realizacji produktów końcowych oraz prowadzenie spotkań zespołu w całym cyklu życia projektu. 

Śledzenie postępów

Śledzenie postępów projektu to kolejne ważne zadanie, za które odpowiadają kierownicy projektów. Wymaga to dostosowania produktów końcowych do osi czasu zadań i upewnienia się, że są one zgodne z terminami projektu. 

Mapowanie postępów obejmuje również informowanie członków zespołu o postępach, aby zapewnić widoczność zakresu projektu i usprawnić współpracę. Może to być trudne, zwłaszcza podczas pracy zdalnej, i wymaga zarówno cierpliwości, jak i umiejętności rozwiązywania problemów. 

Umiejętności i doświadczenie

W przeciwieństwie do menedżera programu, który wymaga około pięciu lat doświadczenia, kierownik projektu niekoniecznie potrzebuje takiej samej ilości doświadczenia. Główne kryteria, na które należy zwrócić uwagę, to umiejętności organizacyjne, komunikacja i doświadczenie w koordynacji pracy. 

Zapoznaj się z poniższymi umiejętnościami z zakresu zarządzania projektami, aby lepiej zrozumieć, jakiego rodzaju doświadczenie jest potrzebne.

Umiejętności zarządzania projektami

Umiejętności zarządzania projektami są podobne do umiejętności zarządzania programami, ale istnieje kilka istotnych różnic. Umiejętności takie jak organizacja, planowanie i harmonogramowanie są niezbędne w przypadku obu ról. Różnica między nimi polega na tym, że kierownicy projektów pracują w napiętych terminach i muszą być w stanie pracować w szybkim tempie, podczas gdy kierownicy programów nie pracują w tak konkretnych ramach czasowych. Z tego powodu osoba, która podejmie się tej roli, powinna preferować szybkie środowisko pracy. 

Podobnie jak w przypadku menedżera programu, ważne jest, aby stale uczyć się nowych metod i narzędzi, które mogą pomóc Ci się wyróżnić. Organizacje takie jak Project Management Institute (PMI) oferują certyfikaty PMP (Project Management Professional) oraz narzędzia, które pozwalają podnieść poziom umiejętności i poznać nowe metodologie, które można wykorzystać w swoim zespole. 

Doświadczenie w zarządzaniu projektami

Doświadczenie wymagane od kierownika projektu różni się w zależności od złożoności stanowiska. Większość stanowisk wymaga około dwóch lat doświadczenia, choć niektóre wymagają niewielkiego lub żadnego doświadczenia. 

Podobnie jak w przypadku menedżera programu, wymagane doświadczenie będzie zależeć od tego, czego poszukuje Twoja organizacja. Małe zespoły, które potrzebują pomocy w planowaniu projektów, mogą być odpowiednie dla kierownika projektu z niewielkim doświadczeniem, podczas gdy duże zespoły ze złożonymi produktami końcowymi projektu mogą skorzystać na kierowniku projektu z większym doświadczeniem. 

Typowe wyzwania

W przeciwieństwie do menedżera programu, który mierzy się z wyzwaniami strategicznymi, kierownik projektu napotyka na codzienne przeszkody, takie jak problemy z komunikacją i produktywnością. 

Oto niektóre z największych wyzwań, przed którymi stają na co dzień kierownicy projektów. 

• Brak komunikacji między interesariuszami może spowodować, że produkty końcowe nie zostaną dostarczone lub, co gorsza, zostaną wykonane nieprawidłowo.

• Pełzanie zakresu może stać się problemem, jeśli projekt przekracza zaplanowany harmonogram. Może się tak zdarzyć, jeśli brakuje organizacji lub odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami. 

• Brak wskaźników sukcesu może stanowić wyzwanie podczas śledzenia celów i możliwości.

Która rola będzie właściwa dla Twojego zespołu?

Kierownicy projektów są niezbędni do realizacji projektów oraz zarządzania obciążeniem zespołu i komunikacją, ale menedżerowie programów są równie ważni dla skutecznej strategii projektu. Przyjrzyjmy się sposobom, dzięki którym możesz określić, która rola jest odpowiednia dla Twojego zespołu.

Zastanów się, które obszary wymagają poprawy, a następnie rozważ, czy do tego zadania najlepiej nadaje się kierownik projektu, czy menedżer programu. Pomocne jest również sprawdzenie, czy bieżące nazwy stanowisk są właściwe. W wielu przypadkach kierownicy projektów przejmują obowiązki kierowników programów. Może to prowadzić do wypalenia i większej liczby błędów w poszczególnych projektach. Możesz również przyjrzeć się OKR-om całej firmy, aby dowiedzieć się, która rola najbardziej odpowiada długoterminowym celom. 

Oto kilka przykładowych scenariuszy, z którymi może się spotkać Twój zespół, oraz wskazówki, jak określić, która rola może pomóc w rozwiązaniu każdego z nich. 

Scenariusz 1: czy Twój zespół dotrzymuje terminów, ale ma trudności z mierzeniem wydajności i osiąganiem celów firmy?

• Rozwiązanie: menedżer programu może ustalić wskaźniki wydajności i opracować strategię, w jaki sposób mniejsze cele projektów mogą być zgodne z celami całej firmy. 

Scenariusz 2: czy Twój zespół ma trudności z dotrzymaniem terminów i czuje się przytłoczony zadaniami?

• Rozwiązanie: kierownik projektu może nadzorować terminy i obciążenie zespołu pracą, aby zapewnić dotrzymanie terminów i przejrzystą komunikację. 

Scenariusz 3: Twoja organizacja dąży do szybkiego rozwoju, ale ma problemy zarówno z osiąganiem rezultatów, jak i mierzeniem wydajności? 

• Rozwiązanie: dobrym rozwiązaniem może być zatrudnienie zarówno menedżera produktu, jak i kierownika projektu. Menedżer programu będzie mógł pomóc w opracowaniu strategii długoterminowych celów i pomóc projektom w ich osiągnięciu. Kierownik projektu pomoże w codziennym zarządzaniu osiami czasu, produktami końcowymi i komunikacją w zespole. 

Zespoły potrzebują kierowników projektów i programów

Zarówno kierownicy projektów, jak i kierownicy programów są niezbędną częścią każdego zespołu o wysokiej wydajności. Chociaż obie te osoby zarządzają projektami w taki czy inny sposób, każda z nich wnosi inną perspektywę do codziennych działań. W końcu każdemu z nas przydałaby się pomoc w zarządzaniu pracą i strategią.

Często zadawane pytania: Kierownik programu a kierownik projektu

Jakie są główne różnice między pracą menedżera programu a kierownika projektu?

• Stanowiska: kierownicy programów nadzorują programy, podczas gdy kierownicy projektów nadzorują projekty.

• Ścieżka kariery: menedżerowie programów często mają większe doświadczenie (ponad 5 lat), podczas gdy stanowiska kierownicze w projektach mogą wymagać mniejszego doświadczenia w zależności od złożoności.

• Metodologie: kierownicy programów wdrażają metodologie na poziomie programu, takie jak Agile lub Scrum, podczas gdy kierownicy projektów używają narzędzi do konkretnych projektów.

• Wynagrodzenie: średnie wynagrodzenie kierowników programu jest wyższe niż w przypadku kierowników projektu.

• Wykształcenie: kierownicy programów mogą mieć tytuł licencjata lub wykształcenie w zakresie administracji biznesowej, podczas gdy nie zawsze jest to wymagane w przypadku kierowników projektów.

• Koncentracja: kierownicy programów koncentrują się na długoterminowych celach strategicznych i delegują projekty, podczas gdy kierownicy projektów koncentrują się na realizacji projektów i codziennych zadaniach.

• Zakres: kierownicy programów nadzorują portfolio projektów, podczas gdy kierownicy projektów zajmują się pojedynczymi projektami.

Czy kierownik programu jest na wyższym szczeblu niż kierownik projektu?

Tak, kierownik programu zajmuje zazwyczaj wyższe stanowisko niż kierownik projektu w hierarchii organizacji. Kierownicy programów często mają większy staż i nadzorują wiele projektów, podczas gdy kierownicy projektów koncentrują się na pojedynczych projektach.

Kto otrzymuje wyższe wynagrodzenie, kierownik projektu czy kierownik programu?

Kierownicy programu zazwyczaj otrzymują wyższe średnie wynagrodzenie niż kierownicy projektu. Dzieje się tak, ponieważ kierownicy programów mają więcej obowiązków, nadzorują większe inicjatywy, takie jak zarządzanie portfolio, i często mają większe doświadczenie w zarządzaniu projektami.

Czy stanowisko kierownika programu jest awansem z poziomu kierownika projektu?

Tak, awans na stanowisko kierownika programu jest często postrzegany jako awans z roli kierownika projektu. W miarę zdobywania doświadczenia i wykazywania się umiejętnością skutecznego zarządzania wieloma projektami, specjaliści mogą awansować na stanowisko kierownika programu.

Jakie są trzy kluczowe pojęcia dotyczące menedżera programu?

Trzy kluczowe pojęcia związane z menedżerem programu to:

1. Dostosowanie strategiczne: menedżerowie programu zapewniają, że wszystkie projekty w ramach programu są zgodne ze strategicznymi celami i założeniami organizacji.

2. Koordynacja międzyfunkcyjna: menedżerowie programu ułatwiają współpracę i komunikację między różnymi działami i zespołami, aby zapewnić sukces projektu.

3. Realizacja korzyści: menedżerowie programu koncentrują się na zapewnianiu zamierzonych korzyści i wyników programu, zapewniając, że organizacja osiąga oczekiwaną wartość z inicjatywy.