Six Sigma: Alles wat je moet weten over de lean-methodologie

Stel je voor dat je ontwikkelingsteam bezig is met de laatste hand te leggen aan een grote productlancering. Wanneer het product in de testfase komt, ontdekt het team verschillende onverwachte bugs in de code. Hoe kan je team dit in de toekomst voorkomen?

Een manier om dit te doen is door een oude productietool te implementeren: de Six Sigma-methodologie.

Wat is Six Sigma?

Six Sigma is een procesverbeteringsmethodologie die organisaties helpt hun bedrijfsprocessen te verbeteren. Het hoofddoel van Six Sigma is om je te helpen uniforme processen op te zetten om de hoeveelheid variaties in je eindproduct te verminderen. Uiteindelijk minimaliseert dit de hoeveelheid productdefecten. 

De belangrijkste filosofie van Six Sigma is dat alle processen kunnen worden gedefinieerd, gemeten, geanalyseerd, verbeterd en gecontroleerd (beter bekend als de DMAIC-methode).

Volgens Six Sigma vereisen alle processen input en output. Inputs zijn de acties die je team uitvoert en de outputs zijn de effecten van die acties. Het belangrijkste idee is dat als je zoveel mogelijk inputs (of acties) kunt controleren, je ook de outputs beheert. 

Waar komt Six Sigma vandaan?

In 1809 gebruikte de Duitse wiskundige Carl Friedrich Gauss voor het eerst de beroemde belcurve om meetfouten te verklaren. In de jaren twintig van de vorige eeuw ontdekte Walter Shewhart dat drie sigma van het gemiddelde het precieze punt is waarop een proces moet worden gecorrigeerd. 

Maar het was pas in 1986 dat de engineer en ontwikkelaar Bill Smith de Six Sigma-methodologie creëerde voor Motorola die we vandaag kennen. Motorola gebruikte de methodologie om de volwassenheid van een proces te identificeren aan de hand van de 'sigma'-classificatie, die het percentage producten aangeeft dat vrij is van defecten.

Een Six Sigma-proces is per definitie een proces waarin minder dan 3,4 defecten per miljoen kansen voorkomen. Met andere woorden, 99,9997% van de kansen wordt statistisch verwacht vrij te zijn van defecten.

Six Sigma wordt nog steeds veel gebruikt in lean manufacturing en productie omdat het proces nuttig kan zijn bij het voorkomen en elimineren van defecten. Deze methodologie kan echter ook worden gebruikt in de dienstverlenende sector en met software-engineeringteams.

Lean Six Sigma

Over het algemeen is het doel van een lean-methodologie om verspilling of iets dat geen waarde toevoegt aan een product of proces te elimineren. De Lean Six Sigma (LSS)-methodologie waardeert defectpreventie boven defectdetectie. Dit betekent dat het doel van LSS niet is om te identificeren waar het defect is, maar om defecten in de eerste plaats te voorkomen. 

De 5 belangrijkste principes van Six Sigma

De Six Sigma-methodologie heeft vijf hoofdprincipes die je kunt gebruiken bij het analyseren van je processen.

1. Focus op de klant

Het doel van Six Sigma is ervoor te zorgen dat je je klanten zoveel mogelijk waarde kunt bieden. Dit betekent dat je team veel tijd moet besteden aan het identificeren van wie je klanten zijn, wat hun behoeften zijn en wat hun gedrag drijft om producten te kopen. Dit principe werkt goed voor SaaS-bedrijven, omdat ze zich vaak richten op terugkerende inkomstenstromen.

Het identificeren van de wensen en behoeften van je klant kan je team helpen beter te begrijpen hoe je klanten kunt behouden en ervoor kunt zorgen dat ze terugkomen naar je product.

Dit vereist dat je team de kwaliteit van het product begrijpt die je klanten acceptabel vinden, zodat je aan hun verwachtingen kunt voldoen of deze zelfs kunt overtreffen. Als je dat kwaliteitsniveau eenmaal begrijpt, kun je het gebruiken als een Benchmark voor productie. 

2. Gebruik gegevens om te vinden waar variatie optreedt

Schets alle stappen van je huidige productieproces. Zodra je dit hebt gedaan, analyseer en verzamel je gegevens over het huidige proces om te zien of er bepaalde gebieden zijn die kunnen worden geoptimaliseerd of gebieden die een knelpunt in je workflow veroorzaken.

Overweeg bijvoorbeeld hoe je informatie deelt met je Team. Krijgt iedereen in je team dezelfde informatie, of verwijzen ze naar verouderde documenten? Het opzetten van een gecentraliseerde locatie voor alle relevante projectinformatie kan helpen om de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het zoeken naar de juiste documenten te minimaliseren.

Soms kan het een uitdaging zijn om te beslissen welke statistieken je moet analyseren. Een gemakkelijke manier om dit uit te zoeken is door achteruit te werken. Identificeer een doel dat je wilt bereiken en werk vanaf daar terug. Als je Doel bijvoorbeeld is om de productietijd te verkorten, analyseer dan hoe lang elke stap in het productieproces duurt.

3. Verbeter je proces voortdurend

Terwijl je naar je productieproces kijkt, overweeg dan alle stappen die geen waarde toevoegen voor je team of je eindklanten. Gebruik tools zoals waardestroomtoewijzing om te identificeren waar je processen kunt stroomlijnen en het aantal knelpunten kunt verminderen. 

Het idee om in de loop van de tijd kleine verbeteringen aan je processen aan te brengen, staat bekend als kaizen, of continue verbetering. De filosofie achter continue verbetering is dat als je gedurende een lange periode kleine veranderingen aanbrengt, dit op de lange termijn tot grote positieve veranderingen kan leiden.

4. Betrek iedereen

Six Sigma is een methodologie waarmee iedereen in het team kan bijdragen. Dit vereist echter wel dat iedereen in het team enige training over het Six Sigma-proces heeft om het risico van het creëren van meer blokkades te verminderen in plaats van ze te elimineren. 

Six Sigma werkt vooral goed wanneer cross-functional teams betrokken zijn, omdat het een holistisch beeld geeft van hoe een proces alle onderdelen van je bedrijf kan beïnvloeden. Wanneer je vertegenwoordigers van alle teams die bij een proces betrokken zijn opneemt, geef je iedereen inzicht in de verbeteringen die je aanbrengt en hoe die veranderingen van invloed kunnen zijn op hun teams.

We zullen later in dit artikel ingaan op de verschillende soorten Six Sigma-trainingen en -certificeringen.

5. Zorg voor een flexibel en responsief ecosysteem

Six Sigma draait om het creëren van positieve verandering voor je klanten. Dit betekent dat je consequent op zoek moet gaan naar manieren om je processen te verbeteren, en dat je hele team flexibel moet blijven, zodat ze zonder veel verstoring kunnen draaien.

Dit betekent ook dat processen gemakkelijk uitwisselbaar moeten zijn. Een gemakkelijke manier om dit te doen is door processen op te splitsen in stappen. Als er een probleem is met slechts één stap, dan hoeft alleen die stap te worden opgelost, in tegenstelling tot het hele proces. 

De twee belangrijkste Six Sigma-methodologieën

Er zijn twee veelvoorkomende processen binnen Six Sigma en ze worden elk in verschillende situaties gebruikt.

In het algemeen is de DMAIC-methode de standaardmethode om bestaande processen te optimaliseren. Je kunt ook de DMADV-methode gebruiken wanneer een proces nog niet is vastgesteld en je er een moet maken.

DMAIC

DMAIC is een acroniem, wat betekent dat elke letter een stap in het proces vertegenwoordigt. DMAIC staat voor definiëren, meten, analyseren, verbeteren en controleren.

• Definieer het systeem. Identificeer je ideale klantprofiel, inclusief de wensen en behoeften van je klanten. Tijdens deze fase wil je ook de doelen van je hele project als geheel identificeren.

• Meet de belangrijkste aspecten van de huidige processen. Gebruik de doelen die je in de 'definiëring'-fase hebt vastgesteld, benchmark je huidige processen en gebruik die gegevens om te bepalen hoe je je project wilt optimaliseren.

• Analyseer het proces. Bepaal de hoofdoorzaken van problemen en identificeer hoe variaties worden gevormd.

• Verbeter of optimaliseer je proces. Maak op basis van de analyse van de vorige stap een nieuw toekomstig proces. Dit betekent dat je een voorbeeld van het verbeterde proces moet maken en dit in een aparte omgeving moet testen om te zien hoe het presteert.

• Controleer het toekomstige proces. Als de resultaten in de 'verbeter'-fase voldoen aan de normen van je team, implementeer je dit nieuwe proces in je huidige workflow. Wanneer je dit doet, is het belangrijk om zoveel mogelijk variabelen te proberen te beheersen. Dit wordt vaak gedaan met behulp van statistische procescontrole of continue monitoring.

DMAIC-voorbeeld

Je productteam merkt dat het klantverloop (het percentage klanten dat stopt met zaken te doen met je bedrijf) toeneemt. Om te voorkomen dat dit probleem erger wordt, kun je de Six Sigma DMAIC-methodologie gebruiken om het probleem te identificeren en een oplossing te ontwikkelen. 

• Definiëren: Het klantverloop is in de afgelopen zes maanden gestegen van 3% naar 7%.

• Meten: je team heeft veel informatie over hoe potentiële klanten worden omgezet in echte klanten, maar er is niet veel informatie over wat er gebeurt nadat iemand klant wordt. Je besluit het gedrag van gebruikers te analyseren en te meten nadat ze het product hebben gekocht.

• Analyseren: na het bekijken van het gedrag van gebruikers nadat ze klant zijn geworden, merkt je team op dat nieuwere klanten het moeilijker hebben om te wennen aan de nieuwe product-UI dan bestaande klanten.

• Verbeteren: je team besluit een workflow voor 'onboarding van nieuwe klanten' te implementeren die klanten helpt de belangrijkste onderdelen van het product te identificeren en te gebruiken. Je team werkt samen met het klantsuccesteam om de beste praktijken vast te stellen en trainingen te maken. Dit geeft het klantsuccesteam alle informatie die ze nodig hebben om nieuwe klanten effectief te trainen en klanttevredenheid te garanderen. 

• Controleren: Je team houdt zowel het verlooppercentage bij als hoe klanten zich gedragen nu de wijzigingen zijn doorgevoerd. Na een paar maanden merk je dat het verlooppercentage weer begint te dalen, dus kies je ervoor om de nieuwe wijzigingen in het proces te behouden.

DMADV

De DMADV-methode wordt soms Design for Six Sigma (DFSS) genoemd. DMADV staat voor definiëren, meten, analyseren, ontwerpen en verifiëren. Dit is wat je tijdens elke fase moet doen:

• Bepaal je doelen. Bij het definiëren van doelen voor het nieuwe proces dat je aan het opzetten bent, is het belangrijk om zowel de bedrijfsdoelen als de doelen van je ideale klantprofiel te overwegen. 

• Meet en identificeer CTQ's. CTQ staat voor 'critical to quality'. Dit zijn de kenmerken die je perfecte product definiëren. Tijdens deze stap identificeer je hoe je nieuwe proces kan helpen om deze CTQ's te bereiken en alle potentiële risico's die van invloed kunnen zijn op de kwaliteit.

• Analyseer om meerdere opties te ontwikkelen en te ontwerpen. Wanneer je een nieuw productieproces ontwerpt, is het belangrijk om meerdere opties te hebben. Bekijk de verschillende opties die je maakt en analyseer de sterke en zwakke punten van elke optie. 

• Ontwerp de gekozen optie. Op basis van de analyse in de vorige stap, zet je de volgende stap en implementeer je de optie die het beste bij je behoeften past. 

• Controleer het ontwerp en stel proefrondes in. Zodra je klaar bent met het implementeren van je proces, is het tijd om het over te dragen aan proceseigenaren en te meten hoe het proces werkt. Zodra het proces operationeel is, kan je team het optimaliseren met behulp van de DMAIC-methode. 

Six Sigma-certificering

Six Sigma is een trainingsprogramma met meerdere niveaus. Net als in vechtsporten is elke rang een andere kleur band die een andere hoeveelheid kennis en jarenlange ervaring aangeeft. Het Six Sigma-certificeringsprogramma is onderverdeeld in zes verschillende rangen - van witte band tot Voorstander:

• Witte band: als je nieuw bent in de Six Sigma-methode, begin je in deze fase. Iemand met een Six Sigma White Belt hoeft geen formele training of certificering in Six Sigma te hebben, maar begrijpt het basisraamwerk en de richtlijnen. Dit betekent dat ze kunnen deelnemen aan projecten voor afvalvermindering en kwaliteitscontrole. 

• Yellow Belt: dit niveau vereist enige formele training en je kunt een officiële Six Sigma Yellow Belt-certificering ontvangen. Met een Yellow Belt kun je meer bijdragen aan de strategie dan met een White Belt. Je kunt nu leidinggevenden helpen met het oplossen en analyseren van problemen.

• Green Belt: Met een Six Sigma Green Belt-certificering kun je zelf beginnen met het maken van strategieën en het implementeren van kleinere procesverbeteringstechnieken.

• Black Belt: zodra je de Black Belt-certificering hebt ontvangen, kun je processen opsplitsen en complexere projecten aanpakken dan alle vorige riemen. In deze training leer je hoe je grootschalige veranderingen kunt beheren die de bedrijfsresultaten kunnen beïnvloeden.

• Master Black Belt: De Six Sigma Master Black Belt is een extra cursus die je helpt je huidige vaardigheden te verbeteren door je begrip van Lean Six Sigma te verdiepen. Je leert meer over statistische tools en cultiveert een grotere waardering voor de DMAIC-methode.

• Voorstander: je kunt een Six Sigma-voorstander worden met een laatste training die meestal nuttig is voor senior managers en leidinggevenden die bedreven willen worden in het begeleiden van projectteams en leiders door de verschillende DMAIC-fasen. 

Hoewel er geen uniforme standaard is voor certificering, zijn de cursussen ontworpen om de essentie van het proces te leren en hoe je Six Sigma-tools kunt toepassen op je dagelijkse werksituaties.

Volg en verbeter workflows met Six Sigma

Het verbeteren van je bedrijfsprocessen helpt uiteindelijk om verspilling te verminderen. Terwijl je brainstormt en workflows analyseert, neem je de tijd om knelpunten te identificeren en aan te pakken. Visualiseer elke stap in je productieproces, zodat je ze kunt toewijzen aan specifieke eigenaren.