Maak van je team bekwame probleemoplossers met deze probleemoplossingsstrategieën

Stel je dit voor: je bent je dagelijkse taken op het werk aan het uitvoeren en je baas roept je en zegt: "We hebben een probleem." 

Helaas leven we niet in een wereld waarin problemen met een knipoog van onze vingers direct worden opgelost. Weten hoe je problemen effectief oplost, is een belangrijke professionele vaardigheid om aan te scherpen. Als je een probleem hebt dat moet worden opgelost, wat is dan het juiste proces om ervoor te zorgen dat je de meest effectieve oplossing krijgt?

In dit artikel bespreken we het probleemoplossingsproces en hoe je de meest effectieve oplossingen voor complexe problemen kunt vinden.

Wat is probleemoplossing? 

Probleemoplossing is het proces van het vinden van een oplossing voor een specifiek probleem of conflict. Er zijn veel mogelijke oplossingen voor het oplossen van een probleem, daarom is het belangrijk om een probleemoplossingsproces te doorlopen om de beste oplossing te vinden. Je kunt een platte schroevendraaier gebruiken om een kruiskopschroef los te draaien, maar er is een beter gereedschap voor de situatie. Het gebruik van veelvoorkomende probleemoplossende technieken helpt je de beste oplossing te vinden die past bij de behoeften van de specifieke situatie, net als het gebruik van de juiste tools.

Beslissingstools voor agile bedrijven

In dit e-book leer je hoe je werknemers uitrust om betere beslissingen te nemen, zodat je bedrijf uitdagingen effectiever kan bijsturen, aanpassen en aanpakken dan je concurrentie.

Krijg de inzichten

4 stappen om problemen beter op te lossen

Hoewel het misschien verleidelijk is om met het hoofd eerst in een probleem te duiken, neem de tijd om stap voor stap te gaan. Zo kun je het probleemoplossingsproces effectief opsplitsen met je Team:

1. Identificeer het probleem dat moet worden opgelost

Een van de gemakkelijkste manieren om een probleem te identificeren is door vragen te stellen. Een goede plek om te beginnen is om journalistieke vragen te stellen, zoals:

• Wie: wie is er bij dit probleem betrokken? Wie heeft het probleem veroorzaakt? Wie wordt het meest getroffen door dit probleem?

• Wat: Wat gebeurt er? Wat is de omvang van het probleem? Wat verhindert dit probleem ons om verder te gaan?

• Waar: Waar vond dit probleem plaats? Heeft dit probleem invloed op iets anders in de directe omgeving? 

• Wanneer: wanneer is dit probleem opgetreden? Wanneer wordt dit probleem van kracht? Is dit een dringend probleem dat binnen een bepaald tijdsbestek moet worden opgelost?

• Waarom: Waarom gebeurt het? Waarom heeft het invloed op workflows?

• Hoe: Hoe is dit probleem ontstaan? Hoe beïnvloedt het de workflows en de productiviteit van teamleden?

Het stellen van journalistieke vragen kan je helpen een sterke probleemstelling te definiëren, zodat je de huidige situatie objectief kunt benadrukken en er een plan omheen kunt maken.

Hier is een voorbeeld van hoe een ontwerpteam journalistieke vragen gebruikt om hun probleem te identificeren:

Overkoepelend probleem: ontwerpaanvragen worden gemist

• Wie: Ontwerpteam, digitaal marketingteam, webontwikkelingsteam

• Wat: ontwerpaanvragen worden vergeten, verloren of ad hoc gemaakt.

• Waar: e-mailaanvragen, spreadsheet voor ontwerpaanvragen

• Wanneer: gemiste aanvragen op 20 januari, 31 januari, 4 februari, 6 februari

• Hoe: de e-mailaanvraag is verloren gegaan in de inbox en de intake-spreadsheet is niet correct bijgewerkt. Het digitale marketingteam moest de lancering van advertenties een paar dagen uitstellen terwijl er knelpunten waren in de ontwerpaanvragen. Ontwerpers moesten extra uren werken om ervoor te zorgen dat alle aanvragen Voltooid werden.

In dit voorbeeld kunnen veel verschillende aspecten van dit probleem worden opgelost. Het gebruik van journalistieke vragen kan je helpen andere problemen te identificeren en wie je bij het proces moet betrekken.

2. Brainstorm meerdere oplossingen

Wanneer jij en je team brainstormen over verschillende mogelijke oplossingen, is het belangrijk om te overwegen wie het probleem beïnvloedt. Ga terug naar de journalistieke vragen die je stelt: wie is er bij dit probleem betrokken? Zorg ervoor dat deze personen (vaak projectbelanghebbenden genoemd) bij het besluitvormingsproces worden betrokken.

Schakel indien mogelijk een facilitator in die geen significant belang heeft bij de oplossing. Het inschakelen van een persoon die weinig of geen belang heeft in de zaak kan helpen om je team op koers te houden en goede probleemoplossende vaardigheden aan te moedigen.

Hier zijn een paar brainstormtechnieken om creatief denken aan te moedigen:

• Brainstorm vooraf alleen: voordat je als groep samenkomt, geef je je team wat context over wat precies het probleem is waarover je aan het brainstormen bent. Dit geeft jou en je teamgenoten de tijd om wat ideeën klaar te hebben tegen de tijd dat jullie elkaar ontmoeten.

• Zeg ja tegen alles (in het begin): wanneer je voor het eerst begint met brainstormen, zeg dan nog geen nee tegen ideeën - probeer zoveel mogelijk ideeën op te schrijven. Zoveel mogelijk ideeën hebben zorgt ervoor dat je een verscheidenheid aan oplossingen krijgt. Bewaar het bijsnijden voor de volgende stap van de strategie. 

• Praat één-op-één met teamleden: sommige mensen voelen zich misschien minder op hun gemak om hun ideeën in een groepssituatie te delen. Bespreek het probleem individueel met teamleden en moedig hen aan om hun mening zonder beperkingen te delen - je vindt misschien wat meer gedetailleerde inzichten dan aanvankelijk verwacht.

• Breek uit je routine: als je gewend bent om te brainstormen in een vergaderruimte of via Zoom-gesprekken, doe dan iets anders! Houd je brainstormvergadering in een koffietent of voer je Zoom-gesprek terwijl je een wandeling maakt. Als je uit je routine stapt, kunnen je hersenen uit hun gebruikelijke sleur worden gedwongen en het kritisch denken worden vergroot.

3. Definieer de oplossing

Nadat je met teamleden hebt gebrainstormd om hun unieke perspectieven op een scenario te krijgen, is het tijd om naar de verschillende strategieën te kijken en te beslissen welke optie de beste oplossing is voor het probleem in kwestie. Houd bij het definiëren van de oplossing rekening met deze twee hoofdvragen: wat is het gewenste resultaat van deze oplossing en wie heeft er baat bij deze oplossing? 

Stel een deadline in voor wanneer deze beslissing moet worden genomen en werk de belanghebbenden dienovereenkomstig bij. Soms zijn er te veel mensen die een beslissing moeten nemen. Gebruik je gezond verstand op basis van de gegeven beperkingen om snel geweldige dingen te doen.

4. Implementeer de oplossing

Om je oplossing te implementeren, begin je met de personen die het dichtst bij het probleem staan. Dit kan degenen die het meest door het probleem worden getroffen helpen om gedeblokkeerd te worden. Ga dan verder naar degenen die minder getroffen zijn, enzovoort, enzovoort. Sommige oplossingen zijn eenvoudig genoeg dat je niet via meerdere teams hoeft te werken.

Nadat je de implementatie met de juiste teams hebt geprioriteerd, wijs je het lopende werk toe dat door de rest van het team moet worden voltooid. Dit kan voorkomen dat mensen tijdens het implementatieplan overbelast raken. Zodra je oplossing is geïmplementeerd, plan je check-ins om te zien hoe de oplossing werkt en indien nodig bij te sturen.

Beslissingstools voor agile bedrijven

In dit e-book leer je hoe je werknemers uitrust om betere beslissingen te nemen, zodat je bedrijf uitdagingen effectiever kan bijsturen, aanpassen en aanpakken dan je concurrentie.

Krijg de inzichten

Implementeer veelvoorkomende probleemoplossende strategieën

Er zijn een paar manieren om problemen (en oplossingen) te identificeren. Hier zijn enkele strategieën die je kunt proberen, evenals veelvoorkomende manieren om ze toe te passen:

Trial and error

Voor het oplossen van problemen met vallen en opstaan is meestal geen heel team van mensen nodig. Om problemen op te lossen met vallen en opstaan, identificeer je de oorzaak van het probleem en test je vervolgens snel mogelijke oplossingen om te zien of er iets verandert. 

Deze probleemoplossingsmethode wordt vaak gebruikt in technische ondersteuningsteams voor het oplossen van problemen.

De 5 waaroms

De 5 Waaroms probleemoplossingsmethode helpt om de hoofdoorzaak van een probleem te achterhalen. Je begint met één keer te vragen: "Waarom is dit probleem gebeurd?" Nadat je de eerste waarom hebt beantwoord, vraag je opnieuw: "Waarom is dat gebeurd?" Je doet dit vijf keer totdat je het probleem kunt toeschrijven aan een hoofdoorzaak. Een 5x Waarom-sjabloon kan dit proces begeleiden, waardoor het gemakkelijker wordt om antwoorden bij te houden en bevindingen met je team te delen.

Deze techniek kan je helpen om dieper te graven en de menselijke fout te vinden die ervoor heeft gezorgd dat er iets mis is gegaan. Wat nog belangrijker is, het helpt jou en je Team ook om een uitvoerbaar plan te ontwikkelen, zodat je kunt voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet.

Hier is een voorbeeld:

Probleem: de e-mailmarketingcampagne is per ongeluk naar de verkeerde doelgroep gestuurd.

1. "Waarom is dit gebeurd?" Omdat de naam van de doelgroep niet is bijgewerkt in ons e-mailplatform.

2. "Waarom zijn de namen van de doelgroep niet gewijzigd?" Omdat het doelgroepsegment na het bewerken niet is hernoemd. 

3. "Waarom is het doelgroepsegment niet hernoemd?" Omdat iedereen een individuele manier heeft om een doelgroepsegment te creëren.

4. “Waarom heeft iedereen een eigen manier om een doelgroepsegment te maken?” Omdat er geen gestandaardiseerd proces is voor het maken van doelgroepsegmenten. 

5. "Waarom is er geen gestandaardiseerd proces voor het maken van doelgroepsegmenten?" Omdat het team geen manier had gevonden om het proces te standaardiseren, introduceerden ze nieuwe leden. 

In dit voorbeeld kunnen we een paar gebieden zien die kunnen worden geoptimaliseerd om te voorkomen dat deze fout opnieuw gebeurt. Zorg er bij het doorwerken van deze vragen voor dat iedereen die bij de situatie betrokken was aanwezig is, zodat je samen de volgende stappen kunt creëren om hetzelfde probleem te voorkomen. 

Een SWOT-analyse

Een SWOT-analyse kan je helpen de sterke en zwakke punten van een specifieke oplossing te benadrukken. SWOT staat voor:

• Strength: Waarom is deze specifieke oplossing een goede oplossing voor dit probleem? 

• Weaknesses: Wat zijn de zwakke punten van deze oplossing? Is er iets wat je kunt doen om die zwakke punten te versterken?

• Opportunities: welke andere voordelen kunnen voortvloeien uit de implementatie van deze oplossing?

• Bedreigingen: Is er iets aan deze beslissing dat een nadelige invloed kan hebben op je Team?

Terwijl je specifieke oplossingen identificeert, kun je de verschillende sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van elke oplossing benoemen. 

Deze specifieke probleemoplossende strategie is goed om te gebruiken wanneer je de antwoorden wilt verfijnen en de verschillen tussen verschillende oplossingen moet vergelijken en contrasteren. 

Nog succesvoller problemen oplossen

Nadat je een moeilijk probleem hebt opgelost, vergeet dan niet om te vieren hoe ver je bent gekomen. Dit is niet alleen belangrijk voor je team van probleemoplossers om hun werk in actie te zien, maar dit kan je ook helpen een efficiënter, effectiever en flexibeler team te worden. Hoe meer problemen je samen aanpakt, hoe meer je zult bereiken. 

Op zoek naar een tool om problemen in je Team op te lossen? Volg de projectimplementatie met een werkbeheertool zoals Asana.

Beslissingstools voor agile bedrijven

In dit e-book leer je hoe je werknemers uitrust om betere beslissingen te nemen, zodat je bedrijf uitdagingen effectiever kan bijsturen, aanpassen en aanpakken dan je concurrentie.

Krijg de inzichten