Verbind Asana en je favoriete apps met Zapier

Voor niet-technische mensen zoals ik zijn API's meestal vrij nutteloos. Natuurlijk zou ik in staat kunnen zijn om een eenvoudige handleiding voor een echt goed gedocumenteerde API te volgen en iets marginaal functioneels te produceren, maar tot de dag komt dat ik besluit om te leren coderen, is dat ongeveer zo ver als het gaat.

Maar ik gebruik veel webservices, en veel daarvan hebben API's. Zou het niet cool zijn als ik ze kon verbinden zonder een groot deel van de tijd op Codecademy te hoeven doorbrengen of met een groot, dik boek van O'Reilly?

Inderdaad, het zou cool zijn, en gelukkig zijn de goede mensen van een startup genaamd Zapier het daarmee eens.

Wat is Zapier?

Zapier is een beetje zoals de Ring van de Macht uit de Heer der Ringen, maar in plaats van andere ringen te regeren, is het Eén Dienst om Ze Allemaal te Verbinden. Het team van Zapier heeft een breed scala aan integraties gebouwd die het gemakkelijk maken om een grote en steeds groeiende set bedrijfsapps met elkaar te verbinden, zodat wanneer je iets in de ene app doet, deze informatie naar een andere app stuurt. Andere diensten, zoals IFTTT ('If this, then that') en CloudWork doen vergelijkbare dingen.

Instellen

Het instellen van een 'Zap' in Zapier is snel en vrij eenvoudig: je maakt een 'Trigger' (een gebeurtenis in één app) die een 'Actie' activeert (de resulterende push van informatie naar een andere app). Laten we de stappen doorlopen:

• Ga naar Zapier en 'Maak een nieuwe zap'

• Kies aan de linkerkant van de Zap de app die je wilt gebruiken voor je trigger en kies de gebeurtenis die het meest logisch is. Als je bijvoorbeeld Wufoo met Asana verbindt, kan die gebeurtenis zijn wanneer iemand een formulier voltooit. Aan de rechterkant kies je welke app de gegevens ontvangt wanneer de trigger plaatsvindt. Om het Wufoo-voorbeeld opnieuw te volgen, zal dat 'Een nieuwe taak maken' zijn.

• Vervolgens moet je je accounts verbinden met Zapier. Met sommige services, zoals Evernote, kun je Zapier autoriseren met je naam en wachtwoord. Voor anderen moet je je API-sleutels gebruiken. Je vindt je Asana API-sleutel in je Accountinstellingen, onder het tabblad API.

• Vervolgens bouw je de Zap. In ons Wufoo-voorbeeld gebruiken we het belangrijkste formulierveld als de taaktitel en zetten we de contextvelden in de notities, maar je kunt je Zaps aanpassen met alle gegevens die de verschillende API's beschikbaar stellen.

• Test ten slotte de Zap met bestaande gegevens. Als je er zeker van bent dat het werkt zoals je wilt, geef je de Zap een naam en ben je klaar!

Hoe kan ik het gebruiken met Asana?

Er zijn veel manieren om Zapier te gebruiken om de kloof tussen Asana en je favoriete apps te overbruggen - te veel om in één bericht te vermelden. Maar hier zijn slechts drie van de meest populaire manieren waar we over hebben gehoord:

Zet Wufoo-formulierinvoer om in Asana-taken Er zijn allerlei manieren waarop dit nuttig kan zijn. Hier zijn er twee:

• Bestellingen verwerken: een van onze klanten (een biotechlab) heeft een Wufoo-formulier dat wetenschappers kunnen gebruiken om biologische monsters aan te vragen. Deze klant gebruikt Zapier om van die bestellingen Asana-taken te maken, die onmiddellijk worden toegewezen aan de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren ervan.

• Sollicitaties ontvangen: dezelfde workflow kan worden gebruikt om Asana snel om te zetten in een sollicitant-trackingsysteem. In plaats van sollicitanten hun cv en begeleidende brief te laten e-mailen, laat je ze een formulier invullen. Met Zapier worden sollicitanten individuele taken in het Asana-project dat je kiest, met hun naam als de taaktitel en links naar hun begeleidende brieven en cv's in de notities.

Evernote-notities omzetten in Asana-taken Laten we zeggen dat je een grote gebruiker van Evernote bent en dat je Asana wilt gebruiken om je eraan te herinneren de artikelen te lezen die je hebt opgeslagen (of om ze te delen met je team). Je zou (als je de technische vaardigheden had) een service kunnen schrijven die Evernote peilt om te controleren op nieuw gemaakte notities en deze vervolgens naar Asana kan sturen wanneer het ze vindt. Of je kunt gewoon een Zap maken om het allemaal voor je te doen.

Stuur nieuwe Asana-taken naar Hipchat (of Campfire) Als je team een groepschat-app zoals Hipchat gebruikt om samen te werken, kan dit een geweldige manier zijn om realtime discussies te voeren over individuele taken. Je stelt de aanmaak van een Asana-taak in als trigger en gebruikt vervolgens Zapier om een update met de taaknaam en een link ernaar te sturen naar de kamer van je team in Hipchat. Dit is vooral nuttig voor teams op afstand.

Andere populaire verbindingen die we hebben gezien, zijn het maken van een taak wanneer er een nieuw ticket in Zendesk is of wanneer er een nieuwe update in Yammer is.

Met het team van Zapier dat de hele tijd nieuwe integraties toevoegt, blijven de mogelijkheden groeien. Laat het ons weten als je er zelf een paar hebt.