이벤트 일정 템플릿

이벤트가 계획대로 진행되지 않는 것은 하나의 큰 문제 때문인 경우가 거의 없습니다. 수십 가지의 작은 것들이 간과되는 경우가 많습니다. 잘못 정렬된 안건부터 설정 마감일 놓침까지, 약간의 지연만으로도 이벤트 당일 전체에 파장이 일어날 수 있습니다. 바로 이럴 때 이벤트 일정 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

Asana를 사용하면 준비부터 사후 분석까지 이벤트의 모든 단계를 하나의 공유 타임라인에서 계획할 수 있습니다. 이 이벤트 템플릿에는 역할을 할당하고, 물류를 관리하고, 주요 마일스톤을 쉽게 충족하는 데 필요한 모든 것이 포함되어 있습니다. 회사 야외 활동이나 제품 출시를 조직하든, 이 템플릿을 사용하면 이벤트를 계획대로 진행할 수 있습니다.

이벤트 일정 템플릿은 누구에게 도움이 될까요?

Asana에서는 이벤트 팀이 체계적이지 않은 스프레드시트에서 협업 팀워크로 전환하는 것을 목격했습니다. 이 모든 것이 하나의 간단한 템플릿을 사용하여 이루어졌습니다. 여러 이해관계자, 공급업체 타임라인 또는 엄격한 납품 기간을 관리하는 경우 이 이벤트 일정 템플릿이 적합합니다. 다음과 같은 경우에 적합합니다.

이벤트 기획자 및 코디네이터

이벤트 계획 일정 템플릿을 사용하여 전체 안건을 매핑하고 공급업체와 크루를 조율하세요.

마케팅 및 커뮤니케이션 팀

내부 및 외부 메시지 타임라인을 동기화하여 공지 사항, 초대, 후속 조치가 제때 이루어지도록 하세요.

경영진 및 운영팀

기업 이벤트 일정 템플릿을 사용하면 패널 준비 또는 리허설 연습과 같은 마일스톤을 한 곳에서 계획하고 모니터링할 수 있습니다.

장소 및 물류 팀

작업과 시간대를 배정하여 물리적 설정, 전달, 당일 전환을 미리 처리하세요.

Asana의 이벤트 일정 템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

이 템플릿을 사용하기 전에는 한 고객사의 이벤트 마케팅 팀이 실제 이벤트 세부 정보를 확정하는 것보다 공급업체 가입을 확인하는 데 더 많은 시간을 할애했습니다. 그러나 템플릿을 사용하면 팀 전체가 공유된 타임라인 보기를 사용하여 모든 확인 사항과 마감일을 확인할 수 있습니다.

이 무료 이벤트 일정 템플릿은 대규모 컨퍼런스에 사용할 수 있을 만큼 유연하며 단일 팀의 오프사이트 이벤트에 사용할 수 있을 만큼 상세합니다.

이 템플릿 사용의 이점:

• 타임라인과 종속성으로 이벤트의 각 단계를 계획하세요

• 설치, 발표자, 케이터링, 커뮤니케이션 작업을 배정합니다

• 시간 또는 기능별로 작업 섹션을 사용하여 안건 관리

• 중앙 계획 을 내부 및 외부 협업 참여자와 공유

• 기업, 가상 또는 하이브리드 이벤트 유형에 맞게 사용자 지정

이벤트 일정 템플릿을 사용하는 방법

이 이벤트 일정 템플릿은 처음부터 끝까지 계획 프로세스를 간소화하도록 설계되었습니다. 워크시트의 각 섹션은 실행 단계를 반영하며, 열은 작업 소유자, 마감일, 우선순위를 한눈에 추적하는 데 도움이 됩니다. 기업 이벤트나 브랜드 팟캐스트를 관리하든, 모든 유형의 이벤트에 이 템플릿을 적용할 수 있습니다.

1단계: 일반 이벤트 세부 정보를 설정합니다

일반 이벤트 세부 정보 섹션에서 시작합니다. 이벤트 이름, 설명, 핵심 날짜를 추가합니다. 소유자에게 역할을 할당하고, 이벤트 유형을 설정하고, 주요 카테고리를 태그하여 구성하세요.

여기에 대략적인 이벤트 예산을 입력해야 합니다. 예산 템플릿을 사용하고 있다면 작업에 연결하거나 첨부 파일 필드를 사용하여 모든 재무 정보를 쉽게 확인할 수 있도록 하세요.

2단계: 상세한 이벤트 타임라인을 작성합니다

상세 일정 섹션은 실시간 안건 역할을 합니다. 이벤트를 설정, 세션, 휴식, 해체 등 시간별 블록으로 나누세요. 이틀 이상 진행되는 이벤트의 경우, 각 날짜 또는 하루 중 일부에 대한 섹션을 사용하세요.

Asana의 타임라인 보기는 간트 차트와 같은 기능을 제공하여 이벤트 타임라인의 종속성을 시각화할 수 있습니다. 타임라인 보기를 사용하면 작업 중복을 방지하고 일정 공백을 조기에 식별할 수 있습니다.

3단계: 공급업체 및 리소스 정리하기

벤더 및 리소스 관리 섹션에서 각 외부 파트너에 대한 작업을 생성합니다. 벤더 상태 열을 사용하여 각 벤더의 상태(확인됨, 보류 중 또는 진행 중)를 추적합니다. 각 결과물의 마감일을 추가하고 내부 담당자를 배정하여 인계, 승인 또는 이관이 필요한 문제를 감독하세요.

4단계: 이벤트 체크리스트를 완료된 것으로 표시하기

작업 체크리스트 섹션을 사용하여 모든 결과물을 나열합니다. 간판, 자료, RSVP 확인 또는 여행 예약을 고려하세요. 작업 우선순위와 위험 수준 필드를 적용하여 중요한 작업을 표시합니다. 타임라인의 이벤트 일정과 결합된 이 섹션은 팀이 계획을 놓치지 않고 실행할 수 있도록 도와줍니다.

5단계: 주요 연락처 추가하기

이벤트에 참여하는 각 사람에 대해 주요 연락처 아래에 항목을 생성합니다. 내부 리더, 공급 업체, 장소 코디네이터를 포함하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 부서, 역할 또는 작업 카테고리를 기록하세요.

이 섹션을 게스트 목록이나 이벤트 캘린더에 연결하여 더 쉽게 조율할 수도 있습니다. 연락처 정보를 한 곳에 보관하면 인계와 막바지 변경이 훨씬 원활해집니다.

6단계: 팀과 공유하고 협업하세요

팀원을 작업 또는 전체 섹션의 협업 참여자로 초대하세요. Asana와 같은 프로젝트 관리 툴을 사용한다면, 역할 할당과 상태 추적이 자연스럽게 이루어질 것입니다.

대규모 캠페인이나 이벤트 마케팅의 경우, 계획 작업을 홍보 캘린더나 소셜 미디어 일정에 연결하세요. 이 프로젝트를 간단한 이벤트 일정 템플릿으로 복제하여 반복되는 프로그램에 재사용할 수도 있습니다.

7단계: 사용자 지정 및 확장

'세션 소유자' 또는 'AV 요구 사항'과 같은 열을 추가하거나 소회의 트랙에 태그를 사용하세요. 가상 또는 하이브리드 이벤트의 경우, 자체 타임라인 템플릿이 있는 '기술 설정' 섹션을 추가하는 것이 좋습니다.

여러 이벤트를 동시에 관리하는 경우, 이 프로젝트를 더 큰 이벤트 계획 템플릿 포트폴리오에 연결하여 팀이 중복되는 물류 및 리소스 요구 사항을 모니터링할 수 있습니다.

Asana 이벤트 일정 계획 기능

Asana의 기능은 이 이벤트 일정 템플릿을 이벤트의 실시간 제어 센터로 전환합니다. 이 템플릿은 자주 사용하는 몇 가지 기능으로 디자인되었지만, 필요에 맞게 맞춤 설정할 수 있습니다. 더 많은 영감을 얻으려면 완료된 기능 목록 을 확인하세요.

타임라인 보기

간트 스타일의 레이아웃으로 이벤트 계획을 시각화하세요. 타임라인 보기는 준비, 실행, 마무리 단계가 어떻게 연결되는지 보여줍니다.

사용자 지정 필드

세션 유형, 예산 소유자, 우선순위 또는 공급업체에 대한 필드를 추가합니다. 이 필드로 작업을 정렬하고 필터링하여 먼저 주의가 필요한 사항을 확인할 수 있습니다.

종속성

다른 작업에 종속된 작업은 시작하기 전에 표시하세요. 이렇게 하면 최종 인쇄 전에 발표자의 프레젠테이션 슬라이드가 필요할 때와 같이 잠재적인 일정 지연을 확인할 수 있습니다.

작업 담당자

작은 물류부터 큰 결과물까지 모든 작업에 소유자가 있어야 합니다. 팀 멤버는 자신이 담당하는 업무를 정확히 파악할 수 있으며, 필요에 따라 배정되지 않은 항목을 확인할 수 있습니다.

양식

양식을 사용하여 세션 제안, 게스트 질문 또는 공급업체 정보를 수집하세요. 추가적인 수동 입력이 필요 없이 제출된 양식을 프로젝트 내의 작업으로 자동 변환할 수 있습니다.

자동화(규칙) 작업을 자동으로 배정하고, 승인되면 항목을 '준비' 상태로 옮기고, 변경 사항이 있으면 이해관계자에게 알리도록 규칙을 설정하세요. 자동화는 반복되는 업무에 소요되는 시간을 절약합니다.

이벤트 일정 템플릿에 권장되는 연동

연동은 Asana를 이미 사용하고 있는 툴과 연결하여 이벤트 계획을 확장합니다. 앱 연동 허브 를 방문하여 팀이 매일 사용하는 플랫폼을 찾으세요.

Google 캘린더

작업과 마감일을 캘린더에 동기화하여 이벤트 일정을 최우선으로 고려하세요. 

Slack

팀의 Slack 채널에서 미리 알림, 업데이트, 알림을 보내세요. 작업이 완료된 경우 또는 마감일이 지난 경우 실시간 업데이트를 받게 됩니다.

Google 드라이브 벤더 계약서, 평면도, 안건, 브랜딩 키트를 첨부하여 모든 자산을 하나의 공유 위치에 저장할 수 있습니다.

Zoom

Asana 프로젝트에서 바로 가상 이벤트 세션이나 통화 계획에 Zoom 링크를 추가하세요.

Gmail

Asana Gmail 부가 기능 을 사용하여 이벤트 관련 이메일을 작업으로 전환하세요. 수신함에서 바로 작업을 배정하거나 마감일을 설정할 수 있습니다.

Jira Cloud

이벤트에 제품 출시 또는 기술 활성화가 포함된 경우 Jira와 동기화하여 개발 타임라인을 이벤트 일정에 맞게 조정하세요.

이벤트 일정 템플릿에 대해 자주 묻는 질문