시정 조치 계획 템플릿

팀이 문제를 기록하지 못하거나 시정 조치에 대한 후속 조치를 취하지 못하면 문제가 재발할 수 있으며, 때로는 더 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 팀원이 마일스톤을 놓치거나, 규정을 준수하지 못하거나, 지속적인 부적합이 있는 경우, 체계적인 대응 없이 행동하면 비즈니스 운영이 위험에 처할 수 있습니다.

시정 조치 계획 템플릿은 문제를 식별하고, 근본 원인을 파악하고, 책임을 할당하고, 시정 조치를 실행하기 위한 단계별 워크플로를 제공합니다. 이를 통해 관리자는 각 팀원에게 책임을 묻고, 개선을 위한 기간을 설정하고, 문제가 다시 발생하지 않도록 방지할 수 있습니다.

시정 조치 계획 템플릿의 이점은 무엇인가요?

반복되는 문제가 팀의 진행을 방해하고 팀원 간의 신뢰를 손상시킬 수 있는 사례를 살펴보았습니다. 시정 조치 계획 템플릿을 사용하면 모든 사람이 동일한 정보를 공유할 수 있으므로 책임감과 투명성이 저하되지 않습니다.

품질 관리 팀

시정 및 예방 조치(CAPA) 템플릿을 사용하여 부적합 사항을 문서화하고, 원인을 조사하고, 규제 요건을 충족하는 조치 단계의 실행을 모니터링하세요.

비즈니스 소유자 및 부서 리더

후속 조치 및 해결을 위한 상세한 기대치, 마감일, 지표를 설정하여 비즈니스 운영을 보다 효과적으로 모니터링하세요.

프로젝트 매니저

팀원과 조율하고, 작업을 배정하고, 모두가 마감일을 준수하도록 마일스톤을 제때 달성하도록 하세요.

HR 및 규정 준수 팀

이해관계자와의 투명성을 유지하면서 잘 문서화된 해결 계획으로 규정 미준수 문제에 대응합니다.

제조 및 운영 팀 상세한 실행 추적으로 업무 프로세스를 개선하고, 오류율을 줄이고, 안전 또는 품질 문제를 해결합니다.

Asana의 시정 조치 계획 템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

시정 조치 계획은 관리하기 쉬운 경우에만 효과가 있습니다. 이것이 바로 Asana의 무료 시정 조치 계획 템플릿이 팀에 문제를 기록하고, 해결책을 문서화하고, 시간이 지남에 따라 해결책을 추적할 수 있는 하나의 공간을 제공하는 이유입니다.

이 템플릿을 사용하여 다음을 수행하세요.

• 문제를 정의하고 비즈니스 운영에 미치는 영향을 문서화

• 사전 정의된 방법을 사용하여 근본 원인 분석을 수행합니다

• 각 실행 과제를 담당할 사람 배정

• 마감일, 마일스톤, 검토 기간을 추적합니다

• 구조화되고 반복 가능한 시정 조치 프로세스를 유지합니다

시정 조치 계획 템플릿을 사용하는 방법

이 템플릿의 각 섹션은 시정 조치 프로세스의 중요한 단계를 반영합니다. 영향 수준, 근본 원인 분석 방법, 검증과 같은 열은 세부 정보를 정리하고, 진행 상태를 모니터링하고, 진행 상태를 보고하는 데 도움이 됩니다. 이 시정 조치 계획 템플릿을 사용하여 후속 조치를 간소화하고 법적 위험을 줄이세요.

1단계: 프로젝트 개요

먼저 시정 조치 계획의 범위를 설명하는 것으로 시작하세요. 참조 번호, 영향을 받는 영역, 계획을 시작하는 이유를 포함하세요. CAP 참조 번호를 추가하고, 소유자를 배정하고, 초기 마감일을 설정하세요.

이 섹션을 사용하여 모든 사람에게 동일한 시작점을 제공하세요. 계획을 시작하게 된 계기, 관련된 팀 등 맥락에 대한 간략한 요약은 사람들이 계획이 중요한 이유와 자신의 역할이 더 큰 목표에 어떻게 연결되는지 이해하는 데 도움이 됩니다.

2단계: 문제 설명 및 영향

문제 또는 규정 미준수에 대해 설명하세요. 무엇이 잘못되었나요? 그로 인한 결과는 무엇인가요? 영향 수준 열을 사용하여 심각도를 평가하고, 적절한 해결책을 브레인스토밍할 수 있도록 구체적으로 설명하세요.

보고서, 사진 또는 로그와 같이 결과를 뒷받침하는 모든 증거를 포함하세요. 이러한 추가적인 배경 정보는 시정 조치가 시작되기 전에 모든 사람이 문제의 전체 범위를 이해할 수 있도록 해줍니다.

3단계: 근본 원인 분석

이 섹션을 사용하여 문제의 근본 원인을 식별하고 기록하세요. 사용된 근본 원인 분석 방법 (예: 5가지 Why, 피시본 다이어그램)을 지정하세요. 이 단계는 해결책이 증상뿐만 아니라 실제 문제를 해결하도록 합니다.

교차 기능 팀 멤버의 의견과 피드백을 수렴하여 분석을 강화하세요. 각각의 관점에서 문제에 기여하는 다양한 요인을 발견할 수 있으며, 이는 수정 사항이 표면적 수준의 증상보다 더 깊게 파고들 수 있도록 해줍니다.

4단계: 시정 및 예방 조치 계획

각 시정 조치 항목을 해당 실행 과제 유형 (시정 대 예방)과 함께 나열하세요. 담당자를 배정하고 각 조치를 근본 원인과 연결하세요. 마감일과 마일스톤을 추가하여 일정에 맞춰 계획을 수립하세요. 이 섹션을 실행 가능하고 현실적으로 만드세요. 각 단계는 팀 멤버들이 처음부터 끝까지 진행 상태를 확인할 수 있도록 따르기 쉽고 측정 가능해야 합니다.

5단계: 검증 및 유효성 검사

각 시정 조치가 작동하는지 확인하고 구현하는 방법을 추적하세요. 검증 및 효과 검토 기간 열을 사용하여 후속 작업량과 성공을 측정합니다. 시정 조치가 실제로 재발을 방지하고 있는지 확인하기 위해 체크 포인트를 예약하세요. 이러한 검토는 프로세스에 대한 신뢰를 구축하고 향후 계획을 위한 교훈을 파악하는 데 도움이 됩니다.

6단계: 최종 승인

모든 실행 과제가 완료되고 검증된 후에는 공식 승인이나 서명을 기록합니다. 이렇게 하면 시정 조치 계획을 종료하고 변경 사항을 완전히 구현했음을 확인할 수 있습니다.

이 마지막 섹션을 사용하여 달성한 내용을 요약하고 기여자에게 감사를 표하세요. 여기서 학습한 내용을 검토하면 향후 시정 조치 계획을 구체화하고 팀의 워크플로를 개선하는 데 도움이 됩니다.

Asana 문서 기능

Asana는 이 무료 시정 조치 계획 템플릿을 신뢰할 수 있는 협업 프로세스로 전환합니다. 이 템플릿에는 Asana의 주요 문서 기능 중 몇 가지가 포함되어 있지만, 이에 국한되지는 않습니다. 완료된 Asana 기능 목록 을 확인하여 더 많은 영감을 얻어보세요.

사용자 지정 필드 

팀의 모든 CAPA 기록에 대한 영향 수준, 근본 원인 또는 검증 방법을 추적하세요. 사용자 지정 필드를 사용하면 보고와 필터링이 수월해집니다.

자동화 규칙

마감일에 대한 자동 알림을 설정하거나 실행 단계를 완료할 때 후속 작업을 트리거합니다.

프로젝트 보기 

목록, 캘린더, 보드, 타임라인 보기 간에 전환하여 시정 조치 계획의 마일스톤을 시각화하면 누락되는 것이 없습니다.

승인

추가 이메일 없이 검증 단계 또는 승인을 위해 기본 제공 승인을 사용하여 이해관계자에게 업데이트를 제공합니다.

첨부 파일 

전체 맥락을 파악할 수 있도록 보고서, 스크린샷 또는 문서를 각 작업에 직접 저장하세요.

시정 조치 계획 템플릿에 권장되는 연동

연동을 사용하면 플랫폼 간을 오가며 전환할 필요 없이 팀이 이미 사용하고 있는 툴과 Asana를 연결할 수 있습니다. 아래에서 시정 조치 계획에 가장 적합한 몇 가지 연동 기능을 확인할 수 있지만, 앱 연동 허브 를 검토하여 자주 사용하는 도구를 찾으세요.

Slack 

Asana 프로젝트에서 시정 조치를 배정, 업데이트 또는 검증하면 Slack에서 팀원에게 알립니다.

Google 드라이브 

CAPA와 관련된 근본 원인 분석 문서, 보고서 또는 교육 자료를 Google에서 Asana로 직접 동기화하세요.

Microsoft Word 

규정 준수 또는 감사를 위해 CAPA 요약 또는 최종 서명 문서를 Microsoft 작업 공간으로 직접 내보내거나 그 반대로 내보낼 수 있습니다.

Zoom

시정 조치에 이해관계자의 검토나 가상 미팅이 필요한 경우 작업에 Zoom 링크를 추가하세요.

Google 스프레드시트 

Asana 프로젝트를 Google 스프레드시트와 동기화하여 실행 과제와 지표를 추적하세요.

시정 조치 계획 템플릿에 대해 자주 묻는 질문