La comunicazione asincrona non è ciò che pensi

Per molti di noi, ricevere un’email alle 2:00 del mattino era un campanello d’allarme. Ora, con i team interfunzionali in fusi orari diversi, è (piuttosto) normale. Se a questo aggiungiamo il boom del lavoro ibrido e da remoto, è facile capire come la comunicazione asincrona sia diventata una parte cruciale della nostra vita lavorativa. La comunicazione asincrona è quando inviamo un messaggio senza aspettarci una risposta, comprese quelle email fuori orario che inviamo ai nostri colleghi sapendo e aspettandoci che non risponderanno, e non dovrebbero doverlo fare. 

Il lavoro asincrono offre ai membri del team il tempo e lo spazio per concentrarsi sul lavoro qualificato. Ma il vero vantaggio della comunicazione asincrona si manifesta quando è possibile sfruttare la collaborazione per ottenere il massimo dal proprio tempo al lavoro. Con il giusto sistema asincrono, puoi portare a termine il lavoro più importante e raggiungere i tuoi obiettivi, con meno scambi di comunicazioni o distrazioni. Ecco come.

Comunicazione sincrona e asincrona

Se la comunicazione asincrona è quella in cui non ci aspettiamo una risposta, quella sincrona è quella in cui una risposta è prevista, se non addirittura necessaria. Per esempio, se ti avvicini a un collega e gli chiedi se ha tempo per fare due chiacchiere, sarebbe considerato strano o scortese se non rispondesse. La comunicazione sincrona avviene quasi sempre faccia a faccia, mentre quella asincrona di solito comporta un po’ di tempo e spazio tra te e l’altra persona nella conversazione.

Cos’è la comunicazione asincrona? 

La comunicazione asincrona è qualsiasi tipo di comunicazione in cui non si prevede che due persone siano presenti e disponibili nello stesso momento. In sostanza, ciò significa che quando invii un messaggio asincrono, non ti aspetti una risposta immediata. 

Ed è molto efficace. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro 2022, i dipendenti svolgono meglio il lavoro qualificato da Home, dove riescono a concentrarsi meglio. Troppo spesso, diamo la priorità alle riunioni di persona per cose che sarebbero meglio comunicate in modo asincrono in un’email. Capire quando affidarsi alla comunicazione asincrona può aiutare il tuo team a portare a termine il lavoro più importante. 

Che tu ci creda o no, usi già la comunicazione asincrona (molto spesso). Il termine in sé potrebbe essere nuovo per te, ma in realtà è uno dei tipi più comuni di comunicazione che usiamo durante la giornata lavorativa. L'email è un esempio comune di comunicazione asincrona, ma tutto, dai messaggi di testo all'utilizzo di un software di gestione dei progetti, sono strumenti di collaborazione asincroni.

Altri esempi di comunicazione asincrona: 

• Documenti Google condivisi

• Messaggi video registrati

• Resoconti sullo stato

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Cos’è la comunicazione sincrona? 

La comunicazione sincrona è qualsiasi comunicazione che avviene in tempo reale. Pensa a una conversazione faccia a faccia, a una riunione di brainstorming (da remoto o di persona) o a una conversazione in chat online tramite Microsoft Teams o Slack. Con questo tipo di comunicazione, la persona o le persone con cui stai comunicando sono in grado di rispondere immediatamente.

Esempi di comunicazione sincrona:

• riunioni di persona

• videoconferenze tramite strumenti come Zoom e Google Meet

• messaggistica istantanea tramite Slack, Microsoft Teams o altri strumenti di messaggistica

• telefonate

Comunicazione asincrona e sincrona: pro e contro

La comunicazione asincrona non dovrebbe essere utilizzata in modo isolato. A volte, è necessaria una risposta immediata o un modo per risolvere il problema faccia a faccia. La comunicazione in tempo reale ha i suoi vantaggi, ma anche alcuni svantaggi. Dai un’occhiata ai pro e ai contro di ogni tipo di comunicazione:

Comunicazione asincrona: pro e contro

In Asana, siamo grandi fan di come la comunicazione asincrona possa aumentare la produttività e ridurre il lavoro superfluo, ma ci sono anche alcuni svantaggi da considerare. 

Vantaggi del lavoro asincrono:

• Protegge lo stato di flusso e il deep work. Poiché i membri del team dedicano meno tempo alle riunioni, hanno più tempo da dedicare alla concentrazione e al flusso. Lo stato di flusso è la sensazione di essere così “concentrati” che il tempo sembra svanire, e non può essere raggiunto con interruzioni costanti. 

• Particolarmente indicato per i team distribuiti in più fusi orari. Se il tuo team non si trova nello stesso posto, la comunicazione sincrona può essere particolarmente difficile. La comunicazione asincrona garantisce che tutti ricevano le informazioni di cui hanno bisogno, in un momento e con un mezzo che funziona per loro.

• Tutta la comunicazione è documentata. Che si tratti di condividere comunicazioni scritte o di monitorare gli strumenti di project management, uno dei principali vantaggi della comunicazione asincrona è che tutto è documentato. In questo modo, i membri del team che hanno bisogno di rivedere le lezioni apprese o le informazioni sui progetti precedenti possono farlo facilmente. 

• Incoraggia una comunicazione più approfondita e chiara. Quando i membri del team hanno la possibilità di raccogliere i propri pensieri, possono anche modificare e perfezionare il messaggio secondo necessità. Un po' di tempo per la revisione può aiutarli a colmare le lacune mancanti secondo i propri tempi e fornire un aggiornamento più approfondito e formulato in modo chiaro.

• Spesso produce soluzioni di qualità superiore. Spesso, pianifichiamo una riunione di persona o in videoconferenza e ci aspettiamo di risolvere il problema durante quel periodo. Dando ai membri del team la possibilità di risolvere i problemi nel momento che preferiscono, possono dedicare più tempo a riflettere sul problema e potenzialmente arrivare a una soluzione migliore.

• Consenti al tuo team di lavorare quando è più produttivo. Alcuni membri del team lavorano meglio al mattino, mentre altri potrebbero essere particolarmente produttivi nel tardo pomeriggio. Il lavoro asincrono consente a ogni membro del team di impostare il proprio orario di lavoro per sfruttare al meglio la produttività.

Svantaggi:

• Non è immediato. Lo svantaggio più evidente della comunicazione asincrona è che non avviene in tempo reale. A seconda del tipo o dello scopo del messaggio, questo può essere un problema.

• Richiede tempo. Questo vale soprattutto per i moduli scritti di comunicazione asincrona. Lo svantaggio di una scrittura più dettagliata è che richiede più tempo per essere creata.

• I silos riducono la trasparenza e la visibilità. Se gli strumenti di comunicazione del tuo team sono in silos, la comunicazione asincrona può rendere più difficile per i membri del team trovare informazioni e svolgere un buon lavoro. Per evitare che ciò accada, assicurati che i tuoi strumenti di comunicazione asincrona siano fonti di informazioni condivise a cui tutti possono accedere.  

• Mancanza di connessione interpersonale. La comunicazione asincrona può essere più efficace, ma significa che non hai la possibilità di connetterti con il tuo team in tempo reale. Soprattutto se gestisci un team che lavora da remoto, assicurati di pianificare anche riunioni e attività di team building per migliorare le dinamiche di gruppo. 

• Mancanza di segnali visivi e contesto. Poiché non si comunica faccia a faccia, la comunicazione asincrona manca dei segnali visivi che ci si aspetta dalle conversazioni. Quando si tratta di conversazioni importanti, come la risoluzione dei conflitti o le sessioni di feedback costruttivo, prendi in considerazione di farlo dal vivo per ridurre le incomprensioni. 

Comunicazione sincrona: pro e contro

Comunicare in tempo reale è un ottimo modo per entrare in contatto con i tuoi colleghi e risolvere problemi immediati. Ma questo modulo di comunicazione presenta anche alcuni svantaggi significativi, che possono ostacolare l’efficienza e l’efficacia del tuo team.

Vantaggi: 

• Risolve i problemi immediati. Come accennato in precedenza, la comunicazione sincrona ha il vantaggio di risolvere i problemi immediati. Se hai bisogno di risolvere un problema o trovare una soluzione in un preciso momento, la comunicazione sincrona è il modo migliore per farlo. 

• Supporta la comunicazione interpersonale. Se stai parlando di un argomento difficile o condividendo critiche costruttive, la comunicazione sincrona può aiutarti a garantire che nulla venga perso o frainteso. 

• Aumenta le connessioni tra le persone. Se gestisci un team, assicurati di organizzare riunioni 1:1 con i tuoi collaboratori almeno una volta alla settimana. Le riunioni sincrone ti danno la possibilità di verificare come sta ogni dipendente, offrire supporto e aiutarlo a crescere professionalmente. 

• Favorisce il lavoro di squadra. Chiacchierare con il tuo team, organizzare attività di team building e avere un po' di tempo per confrontarsi è fondamentale per un team efficace. Che il tuo team lavori da remoto o in presenza, assicurati di avere tempo ogni settimana per riunirti in gruppo. 

• Sfrutta le idee degli altri. Ci sono alcune situazioni, come le riunioni di brainstorming o le sessioni di critiche di progettazione, che traggono vantaggio dalla collaborazione in tempo reale semplicemente perché è il modo migliore per condividere buone idee. Se l’energia creativa di un team è fondamentale per la comunicazione, la comunicazione sincrona è più preziosa della collaborazione offline. 

Svantaggi:

• Interrompe il flusso. A tutti noi è capitato di avere giornate piene di riunioni, in cui, proprio quando si sta tornando al lavoro, un'altra riunione interrompe il flusso. Sebbene le riunioni possano essere produttive, se sono sparse durante la giornata possono rovinare la tua produttività personale. 

• Può mancare di scopo. Molti team pianificano riunioni quando un'email o un aggiornamento di stato scritto potrebbero essere sufficienti. Se pianifichi riunioni, assicurati che abbiano tutte uno scopo.

• Le azioni da attuare possono essere trascurate. A volte, i brainstorming delle riunioni non vengono acquisiti in modo efficace e si perdono tutte le idee geniali che sono state proposte dal team. 

• Possono portare a decisioni di qualità inferiore. Alcune persone sentono il bisogno di prendere decisioni sul posto durante le riunioni, prima di avere la possibilità di rivedere e comprendere le informazioni. 

Dieci suggerimenti per utilizzare la comunicazione asincrona in modo efficace

La comunicazione asincrona è un modo efficace per aumentare la produttività, proteggere il tempo di concentrazione e consentire al tuo team di svolgere il lavoro di maggior impatto. Ma per sfruttare tutti i vantaggi, devi preparare te e il tuo team al successo. 

Usi già la comunicazione asincrona nella tua vita quotidiana, ad esempio tramite email. Ma se è la prima volta che stabilisci regole e linee guida per la comunicazione asincrona, prova questi dieci suggerimenti per iniziare. 

1. Crea un piano di comunicazione

Un piano di comunicazione è il punto di riferimento per la strategia di comunicazione del team. Con un piano di comunicazione chiaro, i membri del team hanno risposte chiare a tutte le domande sulla comunicazione del progetto, come:

• quale canale di comunicazione dovremmo usare e quando? 

• Quando dovremmo usare la comunicazione sincrona e quando quella asincrona? 

• Come verranno comunicati i dettagli importanti, ad esempio i resoconti sullo stato del progetto? Con che frequenza verranno condivisi? 

• Quali sono i tempi di risposta previsti per i diversi progetti?

Per esempio, noi di Asana usiamo:

• Riunioni di persona o in videoconferenza con ordini del giorno definiti per la comunicazione in tempo reale.

• Asana per comunicare in modo asincrono riguardo al lavoro, ad esempio chiarire i dettagli delle attività, aggiornare i resoconti sullo stato dei progetti o condividere documenti fondamentali per il progetto.

• Messaggi diretti su Slack per la comunicazione in tempo reale riguardo gli aggiornamenti quotidiani e domande veloci.

• Canali Slack per aggiornamenti asincroni a livello di team.

• l'email per comunicare con stakeholder esterni

2. Aumenta la visibilità con uno spazio di lavoro condiviso

Uno spazio di lavoro condiviso è un'unica fonte di riferimento e di comunicazione per tutto il team. Gli spazi di lavoro condivisi riducono i compartimenti stagni e aumentano la visibilità sul lavoro. 

Questo è particolarmente importante per un team asincrono. Anche se il tuo team riesce a riunirsi meno frequentemente, hai comunque bisogno di un modo per accedere alle informazioni. Archiviando tutti i dettagli del progetto in un archivio centralizzato, tutti possono vedere chiaramente chi sta facendo cosa e per quando. 

Naturalmente, pensiamo che Asana sia un ottimo modo per farlo. Su Asana, tutte le comunicazioni sono collegate al lavoro, quindi sappiamo sempre esattamente di cosa stanno parlando i membri del team. Tutti possono trovare le informazioni di cui hanno bisogno, senza dover gestire compartimenti stagni o cartelle a cui non possono accedere. Di conseguenza, non c’è quasi nessun lavoro di progetto che avviene senza che tutti possano vederlo. Quando gli stakeholder devono intervenire, anche in modo asincrono, possono rivedere tutte le comunicazioni precedenti sul lavoro nello stesso posto. 

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3. Incorpora la collaborazione asincrona nella cultura del team

Parte dell’abilitazione di una comunicazione asincrona efficace è coltivare una mentalità asincrona. Se tutti i membri del team pensano che la riunione sia la priorità, probabilmente ne pianificheranno una per condividere un aggiornamento di stato del progetto, anche se hai già condiviso le convenzioni su come scrivere un ottimo resoconto sullo stato del progetto. 

Quando lanci ufficialmente, o rilanci, la comunicazione asincrona nel tuo team, definisci le aspettative su cosa dovrebbe essere una riunione e cosa no. Incoraggia i membri del team a rifiutare le riunioni se non pensano di dover essere presenti, o a suggerire che una riunione potrebbe essere meglio gestita come un aggiornamento asincrono. 

In Asana, lo abbiamo fatto pubblicando il nostro Manifesto delle riunioni. Il Manifesto delle riunioni, che è stato condiviso a livello aziendale, spiega quando e come programmare le riunioni. Nel manifesto, entriamo anche nei dettagli su quando non si dovrebbe tenere una riunione, ad esempio per condividere aggiornamenti di stato o altre informazioni generali, o riunioni senza un ordine del giorno o uno scopo. 

4. Comunica l’orario di lavoro

La comunicazione asincrona è particolarmente efficace quando i membri del team si trovano in fusi orari diversi. I lavoratori da remoto tendono a comunicare in modo asincrono per impostazione predefinita, poiché non sono nello stesso posto nello stesso momento. 

Per stabilire quando i membri del team saranno online e risponderanno alle domande, incoraggia ogni membro del team a condividere il proprio orario di lavoro. Puoi farlo configurandolo nel tuo calendario online o aggiungendolo al tuo profilo in vari strumenti virtuali come Asana e Slack.

5. Pianifica il tempo di concentrazione

Oltre a comunicare il tuo orario di lavoro, dovresti anche comunicare quando non risponderai ai messaggi, anche se sei online. Il tempo di concentrazione programmato è uno dei modi migliori per entrare nel deep work. 

Per pianificare e proteggere il tuo tempo di concentrazione: 

• Pianifica il tempo di concentrazione sul tuo calendario. Il modo migliore per proteggere il tuo tempo di concentrazione è programmarlo nel calendario. Usa il time blocking per iniziare. 

• Silenzia le notifiche. Durante il tuo tempo di concentrazione, disattiva le notifiche in modo da non essere costantemente interrotto. Usa impostazioni come “Non disturbare” per far sapere ai tuoi colleghi che sei offline, ma che tornerai e risponderai alle domande a breve. 

• Riunioni sincrone di gruppo. Se puoi, crea più tempo di concentrazione nel tuo calendario programmando riunioni ravvicinate. Non è sempre possibile, ma può effettivamente liberare spazio per il deep work. Puoi farlo manualmente o utilizzare un’integrazione del calendario come Clockwise per automatizzare il processo. 

6. Definisci gli ordini del giorno delle riunioni per tutte le comunicazioni sincrone

Ci sono momenti in cui il modo migliore per portare a termine le attività è parlarne in tempo reale. Le riunioni sono uno strumento prezioso per allineare le idee e comunicare con gli stakeholder del progetto. 

Per rendere le riunioni sincrone veramente efficaci, assicurati che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Ci sono tre passaggi per farlo: 

1. Assicurati che ogni riunione abbia uno scopo. Quando pianifichi una riunione, chiediti: "Potrei semplicemente inviare un messaggio?" Se la risposta è no, identifica lo scopo della riunione e cosa speri di ottenere durante questa sessione dal vivo. 

2. Condividi un ordine del giorno della riunione e la relativa lettura preliminare prima della riunione. Le riunioni falliscono quando i membri del team non sono sulla stessa lunghezza d’onda. Crea in anticipo un ordine del giorno della riunione, in modo che tutti sappiano di cosa si parlerà. Puoi anche assegnare letture preliminari se ci sono informazioni che i membri del team devono conoscere prima dell'inizio della riunione. Se hai bisogno di prendere decisioni durante la riunione, la lettura preliminare può anche dare ai membri del team la possibilità di riflettere sul problema e trovare alcune soluzioni iniziali, senza i vincoli di tempo della riunione dal vivo. 

3. Attieniti all'ordine del giorno della riunione. Le riunioni possono spesso andare fuori tema, e spetta a te, in qualità di responsabile della riunione, sapere se consentire la tangente o riportare il team in carreggiata. Se necessario, utilizza strategie di gestione del tempo come il timeboxing per far sì che la riunione si svolga senza intoppi.

7. Prova una giornata senza riunioni 

Un altro ottimo modo per ridurre le riunioni sincrone è provare a non fare riunioni per un giorno. In Asana, abbiamo i mercoledì senza riunioni, in modo da consentire a tutti i membri del team di dedicare tempo al deep work. 

8. Crea opportunità di connessione sincrona

Questo è particolarmente importante per i lavoratori da remoto, che potrebbero non avere un contatto regolare con il proprio team durante la settimana. Usa la comunicazione sincrona per ridurre l’isolamento e aumentare la connessione del team. 

Puoi farlo creando un canale Slack del team o programmando una chat settimanale per consentire al team di connettersi e rilassarsi. Sebbene la comunicazione asincrona aumenti la produttività, la connessione sincrona può aumentare il coinvolgimento e il senso di appartenenza. 

9. Condividi esempi di comunicazione a livello aziendale

A seconda di come il tuo team svolge attualmente le proprie attività, le persone potrebbero pianificare le riunioni per impostazione predefinita. Se necessario, elenca e condividi i tipi di comunicazione che dovrebbero avvenire in modo sincrono o asincrono. In caso di dubbio, i membri del team possono fare riferimento a questo elenco per pianificare o annullare le riunioni.

Esempio: 

Asincrono: 

• Resoconti sullo stato del progetto

• comunicazione sul lavoro non urgente

• Piani di progetto

• Fare domande sui singoli progetti

• Segnalazione di dipendenze o ritardi

• condivisione di informazioni

• Feedback e approvazioni

In tempo reale:

• riunioni di avvio dei progetti

• sessioni di brainstorming

• Revisioni del design

• Riunioni giornaliere

• Riunione mensile di tutto il team

• Riunione settimanale per il team building

10. Limita le videoconferenze a meno di 30 minuti

Quando pianifichi le riunioni, fai tutto il possibile per ottimizzare la produttività. Un ottimo modo per farlo è limitare le riunioni a circa 30 minuti, o introdurre una pausa dopo circa 30 minuti per le riunioni più lunghe. 

Perché? Una recente ricerca della dottoressa Sahar Yousef, neuroscienziata cognitiva della UC Berkeley, suggerisce che la produttività delle riunioni diminuisce drasticamente dopo 30 minuti. Secondo la dottoressa Yousef: 

“Abbiamo scoperto che dopo 30 minuti di videochiamata, il cervello sperimenta un affaticamento eccessivo, che rende molto difficile concentrarsi. Se devi pianificare riunioni più lunghe o blocchi di riunioni, trova il tempo per una pausa di un minuto dopo 30 minuti. Aiuterà davvero il tuo cervello a riprendersi e a mantenere l’energia per i successivi 30 minuti.”

Come funziona il lavoro da remoto? 

Spesso la comunicazione asincrona è associata al lavoro da remoto, ed è vero che i lavoratori da remoto comunicano in modo più asincrono per impostazione predefinita. Ma che tu sia in ufficio o su Zoom, tutti possono beneficiare della maggiore produttività offerta dalla comunicazione asincrona. 

Se gestisci dipendenti da remoto e tutte le conversazioni avvengono in modo asincrono, assicurati di dedicare del tempo anche all’interazione faccia a faccia per farli sentire più a loro agio e parte del team. Quando hai bisogno di comunicare in modo sincrono, fallo. 

Adottare un flusso di lavoro asincrono

La comunicazione asincrona è uno dei modi migliori per consentire al tuo team di svolgere un ottimo lavoro, aumentando al contempo la visibilità e la trasparenza. Questo tipo di comunicazione aumenta la produttività, aiuta il team a prendere decisioni migliori e aumenta la visibilità interfunzionale sulle informazioni chiave del progetto. 

Per comunicare in modo efficace in modo asincrono, è necessario un modo per archiviare e condividere tali informazioni. Per farlo, usa una fonte di riferimento condivisa, come uno strumento di gestione del lavoro. Asana è uno strumento di gestione del lavoro in cui puoi organizzare e comunicare sul lavoro e riunire tutto ciò di cui il tuo team ha bisogno per svolgere al meglio il proprio lavoro. 

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