Six Sigma: tutto quello che c’è da sapere sulla metodologia Lean

Immagina che il tuo team di sviluppo stia mettendo insieme gli ultimi ritocchi per il lancio di un prodotto importante. Quando il prodotto arriva alla fase di test, il team rileva diversi bug imprevisti nel codice. Come può il tuo team evitare che ciò accada in futuro?

Un modo per farlo è implementare un vecchio strumento di produzione: la metodologia Six Sigma.

Cos’è Six Sigma?

Six Sigma è una metodologia di miglioramento dei processi che aiuta le organizzazioni a migliorare i propri processi aziendali. L’obiettivo principale di Six Sigma è aiutarti a stabilire processi uniformi per ridurre la quantità di variazioni nel tuo prodotto finale. In definitiva, questo riduce al minimo la quantità di difetti del prodotto. 

La filosofia principale di Six Sigma è che tutti i processi possono essere definiti, misurati, analizzati, migliorati e controllati (comunemente indicato come metodo DMAIC).

Secondo Six Sigma, tutti i processi richiedono input e output. Gli input sono le azioni che il tuo team esegue e gli output sono gli effetti di tali azioni. L’idea principale è che se è possibile controllare il maggior numero possibile di input (o azioni), è possibile controllare anche gli output. 

Da dove proviene il metodo Six Sigma?

Nel 1809, il matematico tedesco Carl Friedrich Gauss utilizzò per la prima volta la famosa curva a campana per spiegare gli errori di misurazione. Negli anni ’20, Walter Shewhart scoprì che tre sigma dalla media è il punto preciso in cui un processo deve essere corretto. 

Ma fu solo nel 1986 che l’ingegnere e progettista Bill Smith creò la metodologia Six Sigma per Motorola che conosciamo oggi. Motorola ha utilizzato la metodologia per identificare la maturità di un processo in base alla sua valutazione “sigma”, che indica la percentuale di prodotti privi di difetti.

Per definizione, un processo Six Sigma è quello in cui si verificano meno di 3,4 difetti per milione di opportunità. In altre parole, il 99,9997% delle opportunità dovrebbe essere statisticamente privo di difetti.

Six Sigma è ancora comunemente utilizzato nella produzione snella perché il processo può essere utile per prevenire ed eliminare i difetti. Tuttavia, questa metodologia può essere utilizzata anche nel settore dei servizi e con i team di progettazione software.

Lean Six Sigma

In generale, l’obiettivo di una metodologia lean è quello di eliminare gli sprechi o tutto ciò che non aggiunge valore a un prodotto o a un processo. La metodologia Lean Six Sigma (LSS) valorizza la prevenzione dei difetti rispetto al rilevamento dei difetti. Ciò significa che l’obiettivo di LSS non è identificare dove si trova il difetto, ma evitare che si verifichino difetti in primo luogo. 

I cinque principi fondamentali di Six Sigma

La metodologia Six Sigma ha cinque principi chiave che puoi utilizzare quando analizzi i tuoi processi.

1. Concentrati sul cliente

In Six Sigma, l’obiettivo è garantire di poter fornire ai clienti il massimo valore possibile. Ciò significa che il tuo team dovrebbe dedicare molto tempo a identificare chi sono i tuoi clienti, quali sono le loro esigenze e cosa guida il loro comportamento nell’acquisto di prodotti. Questo principio funziona bene per le aziende SaaS poiché spesso si concentrano su flussi di entrate ricorrenti.

Identificare i desideri e le esigenze dei clienti può aiutare il tuo team a capire meglio come fidelizzarli e farli tornare al tuo prodotto.

Ciò richiede che il tuo team comprenda la qualità del prodotto che i tuoi clienti troverebbero accettabile, in modo da poter soddisfare o addirittura superare le loro aspettative. Una volta compreso quel livello di qualità, puoi usarlo come punto di riferimento per la produzione. 

2. Usa i dati per trovare dove si verifica la variazione

Delinea tutte le fasi del tuo attuale processo di produzione. Una volta fatto questo, analizza e raccogli dati sul processo attuale per vedere se ci sono aree che possono essere ottimizzate o aree che causano un collo di bottiglia nel tuo flusso di lavoro.

Ad esempio, considera come condividi le informazioni con il tuo team. Tutti i membri del team ricevono le stesse informazioni o fanno riferimento a documenti obsoleti? Stabilire una posizione centralizzata per tutte le informazioni pertinenti al progetto può aiutare a ridurre al minimo la quantità di tempo dedicato alla ricerca dei documenti giusti.

A volte può essere difficile decidere quali metriche analizzare. Un modo semplice per capirlo è lavorare a ritroso. Identifica un obiettivo che desideri raggiungere e lavora a ritroso da lì. Per esempio, se il tuo obiettivo è ridurre i tempi di produzione, analizza quanto tempo richiede ogni fase del processo di produzione.

3. Migliora continuamente il tuo processo

Mentre esamini il tuo processo di produzione, considera tutti i passaggi che non aggiungono valore al tuo team o ai tuoi clienti finali. Utilizza strumenti come la mappatura del flusso del valore per identificare dove puoi semplificare i processi e ridurre la quantità di colli di bottiglia. 

L’idea di apportare piccoli miglioramenti ai processi nel tempo è nota come kaizen, o miglioramento continuo. La filosofia alla base del miglioramento continuo è che se si apportano piccole modifiche per un lungo periodo di tempo, si possono ottenere importanti cambiamenti positivi nel lungo termine.

4. Coinvolgere tutti

Six Sigma è una metodologia che consente a tutti i membri del team di contribuire. Tuttavia, questo richiede che tutti i membri del team abbiano una certa formazione sul processo Six Sigma, per ridurre il rischio di creare più ostacoli invece di eliminarli. 

Il metodo Six Sigma funziona particolarmente bene quando sono coinvolti team interfunzionali, perché fornisce una visione olistica di come un processo può influenzare tutte le parti della tua azienda. Quando includi rappresentanti di tutti i team coinvolti in un processo, fornisci a tutti approfondimenti sui miglioramenti che stai apportando e su come tali modifiche potrebbero influire sui loro team.

Approfondiremo i diversi tipi di corsi di formazione e certificazioni Six Sigma più avanti in questo articolo.

5. Garantire un ecosistema flessibile e reattivo

La metodologia Six Sigma consiste nel creare cambiamenti positivi per i tuoi clienti. Ciò significa che dovresti cercare costantemente modi per migliorare i tuoi processi e che tutto il tuo team dovrebbe rimanere flessibile in modo da poter cambiare rotta senza troppi problemi.

Questo significa anche che i processi devono essere facilmente intercambiabili. Un modo semplice per farlo è suddividere i processi in fasi. Se si verifica un problema con un solo passaggio, è necessario correggere solo quel passaggio, anziché l’intero processo. 

Le due principali metodologie Six Sigma

Esistono due processi comuni all'interno di Six Sigma e ciascuno di essi viene utilizzato in situazioni diverse.

In generale, il metodo DMAIC è il metodo standard per ottimizzare i processi esistenti. In alternativa, utilizza il metodo DMADV quando un processo non è ancora stato stabilito e devi crearne uno.

DMAIC

DMAIC è un acronimo, il che significa che ogni lettera rappresenta una fase del processo. DMAIC sta per definire, misurare, analizzare, migliorare e controllare.

• Definire il sistema. Identifica il profilo del cliente ideale, inclusi i desideri e le esigenze dei tuoi clienti. Durante questa fase, devi anche identificare gli obiettivi dell’intero progetto nel suo complesso.

• Misurare gli aspetti chiave dei processi attuali. Utilizzando gli obiettivi stabiliti nella fase di definizione, confronta i processi attuali e utilizza tali dati per definire come ottimizzare il progetto.

• Analizza il processo. Determinare le cause alla base dei problemi e identificare come si formano le variazioni.

• Migliorare o ottimizzare il processo. Sulla base dell’analisi del passaggio precedente, crea un nuovo processo di stato futuro. Ciò significa che dovresti creare un campione del processo migliorato e testarlo in un ambiente separato per vedere come funziona.

• Controllare il processo dello stato futuro. Se i risultati nella fase di miglioramento sono all’altezza degli standard del tuo team, implementa questo nuovo processo nel tuo attuale flusso di lavoro. Quando lo fai, è importante cercare di controllare il maggior numero possibile di variabili. Spesso lo si fa utilizzando il controllo statistico del processo o il monitoraggio continuo.

Esempio di DMAIC

Il tuo team di prodotto nota che il tasso di abbandono dei clienti (la frequenza con cui i clienti smettono di fare affari con la tua azienda) è in aumento. Per evitare che il problema peggiori, puoi utilizzare la metodologia Six Sigma DMAIC per identificare il problema e sviluppare una soluzione. 

• Definire: il tasso di abbandono dei clienti è aumentato dal 3% al 7% negli ultimi sei mesi.

• Misurare: il tuo team ha molte informazioni su come i potenziali clienti si convertono in clienti effettivi, ma non ci sono molte informazioni su cosa succede dopo che qualcuno diventa un cliente. Decidi di analizzare e misurare il comportamento degli utenti dopo l’acquisto del prodotto.

• Analizzare: dopo aver esaminato il comportamento degli utenti dopo che sono diventati clienti, il tuo team nota che i nuovi clienti hanno più difficoltà ad abituarsi alla nuova interfaccia utente del prodotto rispetto ai clienti esistenti.

• Migliorare: il tuo team decide di implementare un flusso di lavoro di "onboarding dei nuovi clienti" che aiuti i clienti a identificare le parti chiave del prodotto e come utilizzarlo. Il tuo team collabora con il team per il successo dei clienti per aiutare a definire le best practice e creare corsi di formazione. In questo modo, il team per il successo dei clienti dispone di tutte le informazioni necessarie per formare efficacemente i nuovi clienti e garantire la soddisfazione dei clienti. 

• Controllo: il tuo team monitora sia il tasso di abbandono che il comportamento dei clienti ora che le modifiche sono state implementate. Dopo alcuni mesi, noti che il tasso di abbandono inizia a diminuire di nuovo, quindi scegli di mantenere le nuove modifiche al processo.

DMADV

Il metodo DMADV è talvolta indicato come Design for Six Sigma (DFSS). DMADV è l’acronimo di definire, misurare, analizzare, progettare e verificare. Ecco cosa fare durante ogni fase:

• Definisci i tuoi obiettivi. Quando definisci gli obiettivi per il nuovo processo che stai stabilendo, è importante considerare sia gli obiettivi dell’azienda sia quelli del tuo profilo cliente ideale. 

• Misurare e identificare i CTQ. CTQ sta per "critico per la qualità". Queste sono le caratteristiche che definiscono il tuo prodotto perfetto. Durante questa fase identificherai come il nuovo processo può aiutare a raggiungere questi CTQ e gli eventuali rischi potenziali che potrebbero influire sulla qualità.

• Analizza per sviluppare e progettare più opzioni. Quando si progetta un nuovo processo di produzione, è importante avere più opzioni. Dai un’occhiata alle diverse opzioni che crei e analizza i punti di forza e di debolezza di ciascuna. 

• Progetta l'opzione scelta. Sulla base dell’analisi del passaggio precedente, procedi con il passaggio successivo e implementa l’opzione più adatta alle tue esigenze. 

• Verifica il progetto e imposta le esecuzioni pilota. Una volta terminata l’implementazione del processo, è il momento di consegnarlo ai titolari del processo e misurare come funziona. Una volta che il processo è attivo e funzionante, il tuo team può ottimizzarlo utilizzando il metodo DMAIC. 

Certificazione Six Sigma

Six Sigma è un programma di formazione multilivello. Proprio come nelle arti marziali, ogni livello è un diverso colore della cintura che indica un diverso corpo di conoscenze e anni di esperienza. Il programma di certificazione Six Sigma si suddivide in sei diverse classifiche, dalla cintura bianca al promotore:

• Cintura bianca: se non conosci il metodo Six Sigma, inizierai da questa fase. Chi ha una cintura bianca Six Sigma non ha bisogno di alcuna formazione o certificazione formale in Six Sigma, ma comprende il framework e le linee guida di base. Ciò significa che può partecipare a progetti di riduzione degli sprechi e di controllo della qualità. 

• Cintura gialla: questo livello richiede una formazione formale e puoi ricevere una certificazione ufficiale Six Sigma Yellow Belt. Con una Yellow Belt puoi contribuire alla strategia più di quanto potresti con una White Belt. Ora puoi assistere i superiori nella risoluzione e nell’analisi dei problemi.

• Green Belt: con una certificazione Six Sigma Green Belt, puoi iniziare a elaborare strategie e implementare tecniche di miglioramento dei processi più piccole in autonomia.

• Black Belt: una volta ricevuta la certificazione Black Belt, sarai in grado di suddividere i processi e gestire progetti più complessi rispetto a qualsiasi cintura precedente. In questo corso di formazione, ti viene insegnato come gestire i cambiamenti su larga scala che possono influire sui profitti di un’azienda.

• Master Black Belt: il Master Black Belt Six Sigma è un corso aggiuntivo che aiuta a migliorare le proprie competenze attuali approfondendo la comprensione di Lean Six Sigma. Scoprirai di più sugli strumenti statistici e coltiverai un maggiore apprezzamento per il metodo DMAIC.

• Promotore: puoi diventare un promotore Six Sigma con una formazione finale che è in genere utile per i manager e i dirigenti senior che desiderano diventare abili nel guidare i team di progetto e i leader attraverso le diverse fasi DMAIC. 

Sebbene non esista uno standard unificato per la certificazione, i corsi sono progettati per insegnare gli elementi essenziali del processo e come applicare gli strumenti Six Sigma alle situazioni lavorative quotidiane.

Monitora e migliora i flussi di lavoro con Six Sigma

Migliorare i processi aziendali in definitiva aiuta a ridurre gli sprechi. Durante il brainstorming e l’analisi dei flussi di lavoro, prenditi del tempo per individuare e affrontare i colli di bottiglia. Visualizza ogni fase del processo di produzione in modo da poterla assegnare a titolari specifici.