Come lavorare da casa: 30 consigli per il successo

Con l’aumento delle opportunità di lavoro da remoto part-time e a tempo pieno, puoi dire addio a lunghi tragitti casa-lavoro e alla scrivania dell’ufficio. 

Nonostante la prospettiva di poter lavorare in pigiama sia accattivante (e più comoda!), il lavoro da remoto comporta una serie di nuove sfide quando si parla di gestione del tempo, comunicazione sul luogo di lavoro e lavoro di squadra. Le persone che lavorano da casa devono modificare i propri orari e imparare nuovi metodi per lavorare con successo. Allo stesso tempo, i manager devono capire come guidare e motivare i team da remoto, mantenendo lo stesso livello di collaborazione e di qualità del lavoro.

Riuscire a fare del proprio meglio in queste nuove circostanze può essere difficile. Per questo motivo abbiamo creato un elenco di 30 consigli per lavorare da casa in modo ottimale e aumentare la produttività.

Crea best practice per la comunicazione da remoto

Potrebbe volerci un po’ di tempo per abituarsi alla collaborazione da remoto, ma puoi superare questo ostacolo definendo delle norme di comunicazione chiare. Ecco come:

1. Definisci le linee guida per la comunicazione

Per assicurarti che tutte le persone del tuo team siano sulla stessa lunghezza d’onda, definisci linee guida che regolino la frequenza, le tempistiche e i mezzi relativi alla comunicazione. Inoltre, stabilisci come funzionerà la comunicazione tra reparti. 

Decidi quale mezzo di comunicazione è il più adatto a ogni situazione. Ad esempio, se si possono usare le email o una chat per domande o problemi, non è necessario organizzare una riunione. 

Al contrario, se la situazione richiede frequenti botta e risposta in tempo reale, un rapido meeting potrebbe essere più indicato. 

2. Definisci obiettivi e aspettative del progetto fin dall’inizio

Considerando che ci saranno ritardi nella comunicazione, è meglio stabilire fin dall’inizio le aspettative, soprattutto quando si lavora su progetti altamente interfunzionali. Stabilisci con chiarezza le priorità individuali e del team. Fornisci linee guida, obiettivi e date dettagliati per i progetti. 

Dopo aver definito aspettative e obiettivi iniziali, preparati a rispondere a domande e a dare chiarimenti mano a mano che se ne presenta la necessità. Una volta che i progetti sono partiti, fornisci un feedback frequente per assicurarti che le aspettative vengano rispettate.

È inoltre importante essere flessibili e preparati a spostare le date se necessario.

3. Comunica maggiormente quando collabori con persone che vivono in fusi orari diversi

I lavori da casa offrono alle persone che lavorano da remoto la flessibilità di lavorare ovunque. Tuttavia, quando si lavora in fusi orari diversi, i tempi di risposta si allungano. Per evitare di perdere tempo tra le comunicazioni, fai in modo che i tuoi messaggi e le tue email siano i più dettagliati possibile. 

Ecco alcuni modi per farlo:

• Fornisci in anticipo quante più informazioni possibili

• Specifica le scadenze del progetto o quando hai bisogno di una risposta

• Fornisci link a risorse o conversazioni correlate 

• Aggiungi immagini o screenshot ai tuoi messaggi 

• Fai sapere in anticipo ai membri del team quando sarai assente

Capire come gestire la comunicazione asincrona ti aiuterà a non perdere tempo nei progetti e a far sì che il tuo team abbia tutti gli elementi necessari per procedere col lavoro. 

4. Registra le riunioni del team

Le riunioni di team di grandi dimensioni o quelle aziendali sono un’ottima opportunità per creare coesione con i colleghi e ricevere aggiornamenti sull’azienda. Tuttavia, non tutti potrebbero riuscire a parteciparvi a causa delle differenze di fuso orario o perché in malattia o in ferie.

Per assicurarti che tutti i membri del team si sentano coinvolti e abbiano le stesse informazioni, registra e condividi con loro le riunioni virtuali. 

Questo vale anche per le sessioni di formazione o altre presentazioni importanti. Rendi accessibili le registrazioni e i file delle presentazioni in modo che i membri del team possano consultarli e mettersi al passo secondo i propri tempi.

Trova il modo di mantenere la produttività lavorando da casa

Lavorare da casa non deve per forza portare a un calo di produttività. Di seguito elenchiamo alcune strategie che puoi provare per aumentare la concentrazione quando lavori da remoto.

5. Trova la tua finestra di produttività

È utile svolgere le attività ad alta priorità al mattino, ma lavorare da casa ti dà la libertà di svolgere il lavoro più importante quando la tua produttività è maggiore. 

Sei una persona mattiniera che ama portare a termine le attività prima di pranzo? Oppure ti senti più in forma nel tardo pomeriggio e di sera? Purché dormi a sufficienza e trovi il tempo per te, pianifica il lavoro ad alta priorità durante le finestre di produttività più alte. Poi potrai svolgere il lavoro a bassa priorità quando vuoi. 

Identifica le tue ore di massima produttività e programma il lavoro in modo da non subire interruzioni durante questo lasso di tempo. Se questo periodo non rientra nell’orario di lavoro, parla con il tuo manager per creare un programma che funzioni per te. 

6. Combina la lista di cose da fare con il time blocking

È facile perdere il filo del lavoro o procrastinare quando lavori comodamente da casa. Di conseguenza potrebbe essere utile usare delle strategie di gestione del tempo e delle attività. Ad esempio, puoi usare un software per liste di cose da fare e il time blocking per programmare le attività in ordine di importanza.

Avere una visione d'insieme delle tue attività può aiutarti a rispettare le tempistiche e completare le attività entro la scadenza. Iniziare la giornata con un’idea chiara di quello che vuoi fare ti aiuterà a concentrarti a completare un’attività alla volta e a evitare il multitasking. 

7. Limita le distrazioni

Quando lavori da casa, la tua vita personale e quella professionale si intrecciano, rendendo (comprensibilmente) inevitabili le interruzioni esterne durante l’orario lavorativo. Detto ciò, puoi trovare diverse soluzioni per limitare le distrazioni il più possibile.

Per ridurre le distrazioni mentre lavori puoi:

• mettere il telefono in modalità silenzioso o aereo, se non ne hai bisogno

• disattivare le notifiche delle app durante i momenti che necessitano di alta concentrazione

• usare le cuffie antirumore per eliminare i suoni che ti distraggono 

8. Impegnati a rispettare i momenti di concentrazione

Anche quando si lavora da casa, a volte è necessario ignorare i colleghi. Se hai bisogno di concentrarti su un progetto per un po', disattiva le notifiche delle chat e delle email per non rischiare di distrarti.

Approfitta degli aggiornamenti di stato nella chat per far sapere al tuo team quando sei in modalità di concentrazione. Assicurati di pianificare il tempo da dedicare al lavoro come faresti con una riunione.

9. Affronta le attività ad alta priorità durante la mattinata

Come disse Mark Twain: "Se devi ingoiare un rospo, è meglio che sia la prima cosa che fai al mattino".

Questa citazione diventa un consiglio saggio quando viene applicata all’assegnazione delle priorità. Ingoiando il tuo "rospo" (ovvero affrontare l’attività più lunga o importante) alla mattina, avrai la sensazione di aver raggiunto qualcosa e sentirai meno stress durante la giornata, quando lavorerai ad attività meno impegnative o meno urgenti. 

È probabile che tu riesca a concentrarti maggiormente su un’attività subito alla mattina, poiché più tardi avrai più distrazioni, mano a mano che ricevi nuove attività e notifiche.

Ottimizza il tuo spazio e la tua vita

Quando si passa al lavoro da casa, è importante creare uno spazio e una routine che supportino la produttività. Prova queste tecniche per ottimizzare il tuo ambiente di lavoro e il tuo programma:

10. Crea una routine mattutina

Passare al lavoro da remoto può aver modificato i tuoi orari, quindi ricreare una routine quotidiana può darti la spinta per iniziare la giornata lavorativa. 

Crea il tuo "tragitto casa-lavoro" per iniziare la giornata lavorativa. Ad esempio, vestiti come se dovessi andare in ufficio, fatti una doccia e preparati un caffè. Una volta che hai definito una routine che ti ricorda che stai "andando a lavorare", probabilmente la tua produttivitàaumenterà. 

Analogamente, puoi creare una routine per chiudere la giornata lavorativa e decomprimere. Ad esempio, potresti rivedere le attività che hai completato durante la giornata, cambiarti i vestiti e prenderti del tempo per meditare o schiarirti le idee.

11. Attieniti a un programma

Il telelavoro, i lavori ibridi e altre opportunità di lavoro da casa possono offrire i vantaggi della comodità e di un orario flessibile, ma ricordati che ti ci potrebbe volere più tempo per completare le tue attività se il tuo flusso di lavoro viene continuamente interrotto. 

Non devi per forza seguire il tipico orario lavorativo, ma dovresti crearne uno tuo e seguirlo quanto possibile per mantenere un flusso di lavoro continuo. 

Non scordarti di programmare delle pause per avere il tempo di ricaricarti. Fare pause frequenti consente al tuo cervello di rilassarsi e ritrovare la concentrazione, aiutandoti a mantenere la produttività durante la giornata.

Inoltre, può essere facile perdere la cognizione del tempo quando lavori online, quindi l'uso di un software per monitorare il tempo può aiutarti a seguire il tuo programma. 

12. Crea un ambiente di lavoro separato

Lavorare dal letto o dalla cucina può essere un’opzione allettante, ma la tua produttività potrebbe risentirne, date le distrazioni presenti. È preferibile creare un ambiente di lavoro separato, in modo da definire confini chiari. 

Se non hai una stanza che puoi trasformare in ufficio, crea uno spazio di lavoro in una parte di qualsiasi stanza. Investi in una buona scrivania e una buona sedia, in modo da lavorare comodamente e poterti concentrare. 

La disponibilità di uno spazio di lavoro dedicato ti può aiutare ad avere la giusta mentalità per lavorare e far capire alle persone che vivono con te che stai lavorando. 

13. Crea il tuo ufficio ideale

Lavorare da casa ti dà la possibilità di creare l’ufficio dei tuoi sogni. Puoi comprare la scrivania per lavorare in piedi che hai sempre desiderato o finalmente ascoltare la tua musica preferita a tutto volume senza disturbare nessuno. 

Essere l’architetto del tuo ufficio ti consente di creare uno spazio in cui sarai felice e, quindi, più produttivo. La cosa più importante è creare un ufficio in cui ti possa sentire a tuo agio e concentrato. Limita le distrazioni intorno a te, ma progetta anche uno spazio in cui non avrai paura di andare ogni giorno. 

14. Metti in ordine il tuo spazio di lavoro

Quando la tua scrivania è in disordine, puoi far fatica a concentrarti. Le ricerche hanno dimostrato che il disordine può causare stress e ansia. 

Per evitare questa situazione, prenditi il tempo necessario per creare un sistema mirato a organizzare il tuo spazio di lavoro casalingo. Una postazione di lavoro ordinata non ti farà perdere tempo a pulirla o a cercare le cose di cui hai bisogno.

Ecco come organizzarti:

• sviluppa un sistema di archiviazione digitale o fisico per l’organizzazione

• aggiungi segnalibri e funzionalità usate di frequente alla barra degli strumenti del tuo browser

• riordina la tua scrivania durante le pause

A fine giornata, lascia la scrivania come vorresti trovarla il giorno dopo. 

15. Comunica le tue aspettative alle persone che vivono con te

Per fare in modo che tutto proceda in maniera fluida sia al lavoro che a casa, è fondamentale definire le aspettative con le persone che vivono con te. 

Comunica i tuoi orari lavorativi e come contattarti quando stai lavorando. 

Se fai parte di una coppia con figli, coordinate i vostri orari per prendervene cura. Ad esempio, potete dividere la giornata in turni, alternando il lavoro alla cura dei figli.  

È una buona idea definire con le persone con cui si vive le aspettative relative a come desiderate essere contattati durante l’orario lavorativo. Ad esempio, se la porta è chiusa vi possono infilare un foglietto sotto la porta invece di bussare. 

Ciò eviterà conflitti a casa e, se tutto va bene, definirà le aspettative relative al lavoro.

16. Scegli un ruolo adatto al lavoro da casa

Se il tuo attuale lavoro non ti consente di lavorare da casa, prendi in considerazione l’idea di esplorare alcuni ruoli che ti permettano di rimanere in pigiama. Esistono diversi modi per lavorare da casa, quindi cerca una posizione che corrisponda alle tue competenze. Ecco alcuni dei lavori più popolari da svolgere da casa: 

• Blogger: uno dei lavori da casa più popolari ed economici, il blogging offre davvero la libertà di lavorare quando e dove vuoi. Tuttavia, devi essere paziente, poiché può volerci un po' di tempo per costruire un pubblico e generare entrate. 

• Insegnante online: l’istruzione online offre un’alternativa per gli insegnanti che preferiscono lavorare in un’aula virtuale. Questa professione spazia dai tutor ai docenti di scuola dell’obbligo e di scuola superiore. 

• Assistente virtuale: gli assistenti virtuali gestiscono attività amministrative come la pianificazione di appuntamenti e la prenotazione di voli. Lavorando in gran parte dietro le quinte, gli assistenti virtuali possono svolgere i loro compiti comodamente da casa. 

• Trascrittore: i trascrittori trasformano le registrazioni vocali in testo. Questo lavoro richiede formazione e certificazione, in quanto richiede precisione e pazienza. 

• Editor: essere un editor richiede concentrazione e precisione. Gli editor sono esperti nel perfezionare il lavoro scritto in modo che sia scorrevole, si rivolga al pubblico giusto e sia privo di errori grammaticali. 

• Tester di siti web: i tester di siti web valutano le prestazioni e l’esperienza utente di un sito web. Se hai un buon occhio per il web design e un background in informatica, probabilmente sarai un buon tester web. 

• Contabile: i contabili gestiscono i documenti finanziari e offrono consigli sulle tendenze di spesa. Non è necessario un diploma o una certificazione per diventare un contabile, poiché la maggior parte di loro acquisisce esperienza e formazione sul posto di lavoro. 

Supporta il tuo team remoto

Anche se non puoi fisicamente vedere i tuoi colleghi, puoi tenerti in contatto con loro virtualmente. Ecco alcuni modi per rimanere in contatto con il tuo team e assicurarti che tutti si sentano supportati:

17. Riconosci i successi del team

È importante riconoscere e celebrare i contributi dei membri del team, così che si sentano apprezzati e motivati. Che tu lo faccia tramite email, pubblicamente in chat o durante una riunione, trova modi per mostrare riconoscenza e supporto.

In questo modo darai un esempio positivo, che gli altri membri del team possono imitare.

18. Crea opportunità per coinvolgere il team

Lavorare da remoto può farci sentire soli, considerando che può essere più difficile legare con i colleghi. Ma non deve essere per forza così. Per aumentare il coinvolgimento dei membri del team, crea opportunità per socializzare. 

Per aumentare il coinvolgimento del team puoi:

• organizzare attività di team building virtuali

• programmare momenti di socializzazione

• condividere alcune frasi motivazionali

• favorire la coesione organizzando pranzi o pause caffè virtuali

Queste attività non solo aiutano i membri del team a sentirsi più vicini, ma sono anche ottimi modi per rafforzare i rapporti, aumentando così la coesione e la collaborazione.  

Configura gli strumenti per la collaborazione da remoto

Quando lavori da remoto, il numero di email inviate e ricevute probabilmente aumenta, di conseguenza devi assicurarti di poter accedere all’indirizzo email di lavoro. 

Oltre alle email, ogni team usa strumenti diversi per collaborare. Il tuo team dovrebbe decidere quali strumenti usare per inviare messaggi, fare videochiamate e monitorare i progetti.

Accordatevi su quali strumenti per la collaborazione da remoto sono necessari per il tuo team e controllate in anticipo che tutti i dati di accesso funzionino. Assicurati di avere una connessione Wi-Fi affidabile, così da non perdere il lavoro o avere problemi durante le riunioni.

20. Implementa uno strumento per la collaborazione del team

La gestione dei team che lavorano da remoto richiede molta flessibilità nella programmazione. Potresti dover imparare a usare dei nuovi strumenti, iniziare a usare la comunicazione asincrona e risolvere problemi in maniera creativa. 

È utile impostare una piattaforma centralizzata di gestione dei progetti per pianificare e monitorare i progetti e le attività del team. Puoi farlo creando fogli di calcolo, creando cartelle condivise relative a ogni progetto oppure usando un software per la gestione dei progetti per automatizzare i processi. 

Se si ha a disposizione un sistema di gestione dei progetti solido, i membri del team potranno trovare le informazioni necessarie e inviare i deliverable in un unico posto, riducendo il numero di email e riunioni extra.

21. Pianifica dei colloqui di verifica

Quando si parla di collaborazione, la comunicazione è fondamentale, soprattutto quando si tratta di team che lavorano da remoto. 

Per mantenere la comunicazione, programma delle riunioni frequenti con i tuoi collaboratori, che siano quotidiane, settimanali o a giorni alterni. Organizzando questi incontri, i membri del team potranno parlare di quegli argomenti che sono difficili da discutere via email o chat. Riuscirai inoltre a ottenere aggiornamenti più dettagliati sui tuoi colleghi. 

Ecco alcuni argomenti di discussione che potresti voler includere nell’ordine del giorno della riunione:

• aggiornamenti sui progetti in corso

• feedback su progetti passati o in corso

• domande sulla salute dei membri del team

• discussione di progetti in programma 

• fornitura di risorse o formazione aggiuntive

Questi argomenti possono aiutarti a creare una riunione più produttiva e coinvolgente. 

Dai priorità alla tua salute mentale

Il lavoro da remoto può essere stressante per la nostra salute mentale: potresti per esempio far fatica a stabilire confini chiari o provare un senso di isolamento. Di seguito elenchiamo alcune strategie per prenderti cura della tua salute mentale e fisica mentre lavori da casa.

22. Contatta gli altri membri del team

L’isolamento causato dal lavoro da remoto può avere un impatto sulla tua salute mentale. Avere a disposizione una rete di persone con cui parlare può essere estremamente utile.

Trova un collega che puoi contattare per parlare delle tue sfide e dei tuoi successi, che siano relativi al lavoro o meno. In questo modo puoi continuare a costruire le tue relazioni lavorative anche quando non puoi incontrare dal vivo le altre persone. 

Inoltre, metti al corrente il tuo responsabile delle tue preoccupazioni. Se necessario, potrà adattare il tuo carico di lavoro o fornirti le risorse per prenderti cura della tua salute mentale. 

Se devi modificare il tuo orario lavorativo o hai domande relative ai giorni di riposo per la salute mentale, contatta le risorse umane per assistenza. 

23. Programma del tempo per prenderti cura di te

Creare una routine strutturata è importante quando si cerca di mantenere l’equilibrio tra lavoro e hobby. Quanto vuoi che questo piano sia dettagliato dipende da te ma, in generale, creare una bozza di programma delle attività quotidiane può aiutarti a fare ciò che hai pianificato. 

È particolarmente importante trovare il tempo per fare le cose che ti piacciono. Può essere facile mettere il lavoro al primo posto, ma programmare dei momenti per te può diminuire la possibilità di burnout nel lungo termine. 

Il tuo programma potrebbe includere attività come:

• fare una passeggiata di quindici minuti

• leggere il capitolo di un libro

• chiamare un amico o un familiare

Depennare queste attività dalla tua lista alla fine della giornata ti fa sentire bene e può alimentare la tua passione per il lavoro il giorno successivo. 

24. Pratica la gratitudine

Senza la collaborazione faccia a faccia, è facile pensare che il lavoro che stai svolgendo sia meno personale e quindi meno importante. 

Quando esamini il lavoro o collabori a un progetto, fai sapere ai tuoi colleghi che stanno facendo un ottimo lavoro. Un semplice complimento o un breve messaggio per celebrare i progressi di qualcuno possono fare molto. 

25. Sii paziente con te e con le persone che ti circondano

Questo suggerimento vale sia per le persone con figli che per quelle senza. Che le distrazioni siano attorno a te o che sia tu a crearle, essere pazienti è fondamentale. 

Puoi dedicare la tua attenzione solo a un numero limitato di cose alla volta, quindi, in certi casi, potresti aver bisogno di regole più permissive. Ad esempio, non è un problema fare pause più lunghe. L’importante è non lasciare incompiuti i propri impegni lavorativi.

Equilibrare lavoro, il prendersi cura di sé e le relazioni con gli altri può essere difficile. Pianificare in anticipo è di grande aiuto, ma anche in questo caso possono presentarsi degli imprevisti. Ricordati di informare il team quando questo succede e pensa a un piano di riserva. 

Soprattutto, non perdere la pazienza. Accetta il fatto che alcuni giorni saranno migliori di altri, dato che tutti hanno bisogno di tempo per adattarsi.

26. Mantieni un ciclo di sonno costante

Mano a mano che gli orari lavorativi diventano più flessibili, restare svegli fino a tardi per guardare Netflix o dormire fino a mezzogiorno può essere allettante. Tuttavia, interrompere il tuo ritmo circadiano può causare una modifica nei livelli di energia e stanchezza.

È consigliabile per gli adulti dormire per sette ore o più tutte le notti. Segui questa regola generale per sentirti al meglio quando lavori e massimizzare la tua concentrazione.

27. Definisci dei confini lavorativi

Quando i confini tra casa e lavoro non sono ben definiti, può essere più difficile tenere separate le due cose. Di fatto, il 71% dei lavoratori ha subito gli effetti del burnout nel 2020. Inoltre, l’87% dei dipendenti ha dichiarato di lavorare quasi due ore oltre l’orario di lavoro tutti i giorni.

Per evitare il burnout e trovare il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata, è fondamentale stabilire confini ben chiari. È qui che definire un programma torna utile. Stabilisci il tuo orario lavorativo e quando le persone possono contattarti. 

Una volta che hai terminato la tua giornata lavorativa, ignora tutto ciò che è legato al lavoro fino al giorno successivo, anche le email che arrivano dopo l’orario lavorativo. Prenditi del tempo per te, i tuoi hobby e le relazioni. 

28. Prenditi delle pause dagli schermi

Guardare uno schermo per ore ed elaborare grandi quantità di dati può essere stancante sia a livello fisico che mentale. 

Quando hai bisogno di una pausa più lunga, allontanati dallo schermo per far riposare gli occhi e il cervello.

Ecco alcuni modi per farlo:

• limitando l’utilizzo dei social media

• facendo una passeggiata quando sei in pausa

• disattivando le notifiche fino alla successiva giornata lavorativa 

• mettendo via i tuoi dispositivi professionali dopo il lavoro

Anche cambiare aria può aiutarti a riaccendere la creatività. 

29. Dai la priorità all’esercizio fisico

Anche se lavorare da casa ti consente di trascorrere più tempo sul divano, è importante integrare l’esercizio fisico regolare nella tua routine. 

Che si tratti di una corsa prima del lavoro o di una passeggiata durante la pausa pranzo, l’esercizio fisico ti fa produrre endorfine e mantiene il cervello attivo durante la giornata. Prova a iniziare la giornata con un allenamento o a fare un po’ di yoga a metà giornata. Scopri se questi cambiamenti influiscono sulla tua produttività. 

30. Prenditi del tempo libero

Solo perché non vai in ufficio ogni giorno non significa che non meriti del tempo libero. 

Il tempo libero è più importante che mai. Con orari più flessibili e meno confini, è fondamentale pianificare del tempo libero e prendersi giorni di pausa per la salute mentale. Se decidi di prenderti un giorno libero per la tua salute mentale, cerca di svolgere delle attività. Ecco alcuni esempio:

• esercizio fisico 

• lettura e scrittura

• meditazione 

• portare a termine le faccende domestiche 

• chiamare un familiare o un amico 

• praticare uno dei tuoi hobby preferiti 

Assicurati che il tuo team dia la priorità al tempo libero e ai giorni di pausa per la salute mentale, anche nell’era del lavoro da remoto. 

Aumenta la tua produttività a casa

Ci vuole un po’ di tempo per riuscire a trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata, sia che lavori per una start-up o per una grande azienda. Mantieni la tua flessibilità e comunica i tuoi bisogni al team mano a mano che ti adatti alla situazione.