Collega Asana e le tue app preferite con Zapier

Per le persone non tecniche come me, le API tendono a essere abbastanza inutili. Certo, potrei essere in grado di seguire una guida pratica di base per un’API davvero ben documentata e produrre qualcosa di marginalmente funzionale, ma fino al giorno in cui deciderò di imparare a programmare, questo è il massimo che posso fare.

Tuttavia, utilizzo molti servizi web e molti di questi hanno API. Non sarebbe bello se potessi collegarli senza dover passare un sacco di tempo su Codecademy o con un grosso libro di O'Reilly?

Sarebbe davvero fantastico, e per fortuna i bravi ragazzi di una startup chiamata Zapier sono d'accordo.

Cos'è Zapier?

Zapier è un po’ come l’Anello del Potere del Signore degli Anelli, ma invece di dominare sugli altri anelli, è un servizio che li collega tutti. Il team di Zapier ha creato una vasta gamma di integrazioni che semplificano il collegamento di un insieme ampio e in continua crescita di app aziendali, in modo che quando si esegue un'operazione in un'app, le informazioni vengono trasferite a un'altra. Altri servizi, come IFTTT ("If this, then that") e CloudWork, fanno cose simili.

Configurazione

Impostare uno "Zap" in Zapier è veloce e piuttosto semplice: si crea un "Trigger" (un evento in un'app) che fa scattare una "Azione" (l'invio di informazioni a un'altra app). Ecco i passaggi:

• Accedi a Zapier e seleziona "Crea un nuovo zap"

• Sul lato sinistro dello Zap, scegli l’app che desideri utilizzare per il trigger e scegli l’evento più adatto. Per esempio, se stai collegando Wufoo ad Asana, l'evento potrebbe essere ogni volta che qualcuno compila un modulo. Sul lato destro, scegli quale app riceverà i dati ogni volta che si verifica il trigger. Per seguire di nuovo l’esempio di Wufoo, sarà “Crea una nuova attività”.

• Successivamente, dovrai collegare i tuoi account a Zapier. Alcuni servizi, come Evernote, ti permetteranno di autorizzare Zapier con il tuo nome e la tua password. Per altri, dovrai usare le tue chiavi API. Puoi trovare la tua chiave API Asana in Impostazioni account, nella scheda API.

• Successivamente, creerai lo Zap. Nel nostro esempio di Wufoo, usiamo il campo del modulo più importante come titolo dell’attività e inseriamo i campi di contesto nelle note, ma puoi personalizzare i tuoi Zap con tutti i dati che le varie API mettono a disposizione.

• Infine, prova lo Zap con i dati esistenti. Quando ti sei assicurato che funzioni nel modo desiderato, assegna un nome allo Zap e il gioco è fatto!

Come posso usarlo con Asana?

Esistono molti modi per utilizzare Zapier per colmare le lacune tra Asana e le tue app preferite, troppi per essere elencati in un unico post. Ma ecco solo tre dei modi più popolari di cui abbiamo sentito parlare:

Trasformare le voci dei moduli Wufoo in attività di Asana Questa funzionalità può essere utile in molti modi. Eccone due:

• Elaborazione degli ordini: uno dei nostri clienti (un laboratorio biotech) ha un modulo Wufoo che gli scienziati possono utilizzare per richiedere campioni biologici. Questo cliente utilizza Zapier per trasformare gli ordini in attività di Asana, che vengono immediatamente assegnate alla persona incaricata di evaderli.

• Ricezione di candidature: questo stesso flusso di lavoro può essere utilizzato per trasformare rapidamente Asana in un sistema di monitoraggio delle candidature. Invece di chiedere ai candidati di inviare il curriculum e la lettera di presentazione via email, chiedi loro di compilare un modulo. Con Zapier, i candidati diventano attività individuali nel progetto Asana che scegli, con il loro nome come titolo dell'attività e i link alle loro lettere di presentazione e ai loro curriculum nelle note.

Trasformare le note di Evernote in attività di Asana Supponiamo che tu sia un grande utente di Evernote e che tu voglia usare Asana per ricordarti di leggere gli articoli che hai salvato (o per condividerli con il tuo team). Potresti (se avessi le competenze tecniche) scrivere un servizio che esegue il polling di Evernote per verificare la presenza di note appena create, quindi inviarle ad Asana quando le trova. Oppure potresti semplicemente creare uno Zap che faccia tutto al posto tuo.

Inviare nuove attività di Asana a Hipchat (o Campfire) Se il tuo team utilizza un’app di chat di gruppo come Hipchat per collaborare, questo può essere un ottimo modo per avere discussioni in tempo reale sulle singole attività. Imposta la creazione di un’attività Asana come trigger e quindi utilizza Zapier per inviare un aggiornamento con il nome dell’attività e un link alla stanza del tuo team in Hipchat. Questo è particolarmente utile per i team che lavorano da remoto.

Altre connessioni popolari che abbiamo visto includono la creazione di un’attività ogni volta che c’è un nuovo ticket in Zendesk o quando c’è un nuovo aggiornamento in Yammer.

Con il team di Zapier che aggiunge continuamente nuove integrazioni, le possibilità continuano ad aumentare. Facci sapere se ne hai qualcuna tutta tua.