Peta proses

Pikirkan tentang terakhir kali Anda merencanakan proyek atau mewujudkan ide. Dari mana Anda memulai? Bagaimana Anda memetakan proses dari awal hingga akhir? 

Ada banyak bagian dinamis dalam hal perencanaan dan pelaksanaan proyek atau proses Business. Agar berhasil, Anda perlu memvisualisasikan setiap langkah sehingga dapat melihat persis hal yang perlu diselesaikan—mulai dari tugas pertama hingga penyelesaian proyek. 

Mungkin lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, tetapi jangan khawatir. Templat peta proses dapat membantu. 

Apa itu pemetaan proses?

Pemetaan proses adalah tindakan memetakan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses atau alur kerja secara visual. Pemetaan proses business bertujuan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik kepada tim tentang cara kerja setiap proses sehingga mereka dapat mengeksekusinya dengan sukses. 

Anda dapat menggunakan peta proses di tingkat individu, tim, bagian, atau organisasi untuk menguraikan sejumlah proses, mulai dari proses organisasi seperti pelatihan dan onboarding hingga proses khusus tim seperti curah pendapat. 

Biasanya, Anda memetakan proses dengan gambar peta proses—representasi visual dari proses kompleks yang dibuat dengan simbol tertentu. Untuk mempelajari selengkapnya tentang cara membuat gambar peta proses, lihat artikel kami: Panduan pemetaan proses.

Meskipun gambar peta proses adalah cara yang baik untuk menguraikan dan memvisualisasikan proses bisnis Anda, alat-alat statis ini memiliki keterbatasan. Anda memerlukan alat digital untuk benar-benar mewujudkan proses. Di situlah templat peta proses digital berperan. 

Apa itu templat peta proses digital?

Templat peta proses digital dibangun di atas gambar peta proses statis Anda dengan mengambil proses yang telah diuraikan dan mewujudkannya menggunakan alur kerja—proses berulang yang dapat Anda gunakan berkali-kali. Dengan menggabungkan gambar peta proses dengan alat manajemen kerja digital, Anda dapat menghubungkan tim dan mengeksekusi tugas di tempat pekerjaan berlangsung.

Kunci penggunaan templat peta proses digital adalah menyiapkan alur kerja. Anggap seperti ini: sebagian besar pekerjaan yang Anda lakukan mengikuti pola yang dapat diulang. Baik Anda menulis postingan blog, melakukan onboarding anggota tim baru, atau memulai proses penjualan baru, Anda mungkin mengikuti langkah-langkah serupa setiap saat. Langkah-langkah ini adalah alur kerja Anda. 

Setelah mengidentifikasi titik awal dan akhir untuk alur kerja dengan gambar peta proses statis, Anda dapat membangun alur kerja untuk mengikuti langkah-langkah yang akan membawa Anda melalui seluruh proses. Kemudian, Anda dapat membuat templat peta proses digital yang dapat diduplikasi menggunakan alur kerja itu sebagai dasar—jadi setiap kali Anda perlu menulis postingan blog atau melakukan onboarding anggota tim, proses Anda sudah siap. Anda cukup membuat salinan templat dan memulai. 

Cara menyiapkan alur kerja dan membuat templat peta proses digital

Setelah memahami seluk beluk alur kerja, Anda dapat dengan mudah menyiapkan satu alur kerja—dan mengubahnya menjadi templat peta proses digital. Cukup ikuti langkah-langkah berikut:

1. Tentukan proses yang akan dipetakan, misalnya, menindaklanjuti prospek penjualan baru.  

2. Buat daftar aktivitas yang terlibat dalam menyelesaikan proses. Untuk melanjutkan dengan contoh penjualan kami, aktivitas mungkin termasuk menjadwalkan panggilan penjualan awal, menindaklanjuti setelah panggilan, mengirim proposal, dan menyelesaikan kontrak. 

3. Petakan proses dalam gambar peta proses. Ini termasuk mengatur semua aktivitas dalam urutan yang benar yang diperlukan untuk menjalankan proses. 

4. Buat templat peta proses dengan mengintegrasikan gambar peta proses statis ke dalam alat manajemen kerja digital. Sekarang, ambil aktivitas yang Anda petakan dalam gambar peta proses dan masukkan ke dalam alat digital. Ini akan berfungsi sebagai templat dasar Anda untuk alur kerja tersebut. Untuk lebih lanjut membangun contoh awal kita, Anda dapat membuat "Templat tindak lanjut penjualan awal" berdasarkan gambar peta proses yang Anda buat untuk menindaklanjuti prospek penjualan baru. 

5. Duplikat dan gunakan kembali templat peta proses saat Anda memulai proses serupa. Setelah membuat templat, Anda dapat menggunakannya sebagai titik awal untuk proses dan proyek serupa. Untuk menyimpulkan contoh kami, setiap kali Anda perlu menindaklanjuti prospek penjualan baru, Anda cukup menduplikasi templat tindak lanjut penjualan awal dan mengisinya. 

Contoh alur kerja proses digital

Anda dapat menyiapkan alur kerja proses digital untuk hampir semua proses bisnis yang memerlukan langkah-langkah berulang untuk eksekusi dan penyelesaian. Berikut beberapa kasus penggunaan Alur Kerja umum yang mungkin Anda siapkan.

Templat peta proses pipeline penjualan

Templat peta proses umpan balik pelanggan

Templat peta proses serah terima pasca-penjualan

Templat peta proses peluncuran pemasaran produk

Templat peta proses agenda rapat

Templat peta proses permintaan kreatif

Templat peta proses permintaan kerja

Fitur dan aplikasi terintegrasi

Mari kita lihat fitur dan aplikasi terintegrasi yang dapat membantu Anda meningkatkan templat peta proses digital. 

Fitur terintegrasi

• Pembuat Alur Kerja. Visualkan alur kerja tim Anda dan sederhanakan kolaborasi lintas tim dengan Pembuat Alur Kerja. Pembuat Alur Kerja adalah alat tunjuk dan klik tanpa kode untuk memvisualkan dan membangun alur kerja otomatis yang hebat. Buat proses efektif dengan mudah yang menghubungkan tim di semua level dan pilar organisasi Anda. Selain itu, sederhanakan tugas dan buat rekan tim tetap selaras dengan mengintegrasikan aplikasi bisnis favorit Anda—seperti Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom, dan lainnya—langsung ke Alur Kerja. 

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Dependensi. Tandai tugas sebagai menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan memulai bagian pekerjaan mereka. Ketika tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi pekerjaan Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—yang memberi tahu apakah tenggat dependen Anda juga perlu disesuaikan. 

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang memperlihatkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda. 

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai Di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

Pertanyaan Umum