Pentingnya perencanaan sprint dalam metodologi Agile

Perencanaan sprint adalah proses penting untuk metodologi Agile. Jika pemilik produk atau master Scrum tidak meluangkan waktu untuk menjadwalkan pekerjaan mendatang, anggota tim mungkin kesulitan memahami hal yang perlu mereka fokuskan—terutama jika ada dependensi antara tugas saat ini dan mendatang.

Berikut beberapa cara untuk menjaga perencanaan sprint tetap tertata dan rapat perencanaan sprint berjalan lancar.

Apa itu perencanaan sprint?

Perencanaan sprint adalah tahap dalam metodologi Agile di mana tim memutuskan tugas yang akan diselesaikan dalam sprint mendatang dan cara pekerjaan itu akan dicapai. Rapat perencanaan sprint adalah rapat yang didedikasikan untuk merencanakan sprint berikutnya. Bergantung pada metodologi yang digunakan, rapat ini sering diadakan oleh pemilik produk atau master Scrum. 

Selama rapat perencanaan sprint, pemilik produk atau master Scrum memilih item backlog produk tertentu yang sesuai dengan gol sprint mereka. Keputusan ini dibuat bekerja sama dengan tim pengembangan atau tim Scrum sehingga mereka tahu persis pekerjaan yang akan datang dalam sprint berikutnya. Pengembang di tim dapat membantu mengidentifikasi keterampilan spesifik yang mereka kuasai dan mengidentifikasi bandwidth mereka untuk sprint berikutnya.

Aspek utama perencanaan sprint

Merencanakan sprint baru tidak pernah sama persis, dan membutuhkan pemahaman bersama antaranggota tim agar selesai secara efektif. Perencanaan sprint terjadi setelah retrospektif sprint, yang merupakan periode waktu saat anggota tim merefleksikan sprint sebelumnya. Ini biasanya terjadi di akhir sprint.

Ada tiga hal utama yang harus Anda pertimbangkan saat Anda dan anggota tim memilih item backlog sprint berikutnya untuk diselesaikan. 

• Apa: Ini adalah tujuan atau gol yang ingin Anda capai selama sprint. Semua item yang Anda pilih dari backlog proyek harus terkait dengan tujuan sprint mendatang. Sering kali, gol sprint terkait dengan gol menyeluruh, seperti OKR. 

• Bagaimana: Ini adalah pekerjaan yang perlu diselesaikan untuk menyelesaikan item backlog, termasuk strategi spesifik yang akan digunakan tim Anda. Anggota tim bekerja sama dengan master Scrum dan pemilik produk untuk mengidentifikasi apakah ada cara khusus untuk menyelesaikan item backlog sprint. Ini semua termasuk dalam perencanaan sprint. Dengan begitu, saat sprint berlangsung, seluruh Tim Scrum tahu persis hal yang harus dilakukan dan cara melakukannya. 

• Siapa: Ini adalah sekelompok orang yang mengerjakan item backlog tertentu. "Siapa" adalah komponen utama sesi perencanaan sprint, karena mencegah tumpang tindih pekerjaan dan memastikan bahwa pekerjaan yang dimasukkan ke dalam backlog sprint tidak melebihi kapasitas tim Anda. Menyoroti siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas juga memberi pemangku kepentingan utama titik kontak yang jelas untuk setiap item dalam backlog sprint.

Cara menyiapkan rapat perencanaan sprint

Mempersiapkan rapat perencanaan sprint itu mudah selama Anda mengikuti beberapa langkah umum. Berikut tiga kiat untuk memastikan rapat perencanaan sprint Anda berjalan lancar setiap saat.

1. Pastikan tim memiliki pemimpin yang jelas

Salah satu manfaat manajemen proyek Agile adalah adanya pemimpin yang jelas dalam prosesnya. Pemilik produk atau master Scrum sering kali merupakan pemimpin tim pengembangan Agile. 

Pemimpin Agile mengelola perencanaan sprint, mengatur item backlog produk, dan memastikan bahwa seluruh tim Scrum tetap sesuai rencana dengan linimasa sprint. Mereka juga memastikan kapasitas tim dapat dikelola. Jika mereka melihat ada anggota tim dengan beban kerja yang berat, mereka bertanggung jawab untuk mencari solusi tentang cara membantu anggota tim tersebut untuk terus bekerja tanpa terbebani. 

2. Selesaikan penyempurnaan backlog secara berkala

Memiliki backlog produk yang dikelola secara berkala adalah cara mudah untuk menjaga kejelasan dan memastikan tim Anda berfokus pada tugas yang tepat. Karena tim Agile menjalankan sprint 2 minggu, manajer produk dapat meluangkan waktu dua kali sebulan untuk menyempurnakan backlog produk mereka. 

Gol penyempurnaan backlog produk adalah menyiapkan setiap item dalam backlog sehingga siap untuk pengembangan. Jika ada item backlog yang memiliki cerita yang tidak jelas atau pekerjaan yang banyak, pemimpin tim bertanggung jawab untuk memastikan setiap item ini siap untuk pengembangan. Jika cerita pengguna terlalu samar, mereka dapat bekerja sama dengan siapa pun yang membuat item backlog untuk mendapatkan detail selengkapnya. Jika suatu item membutuhkan banyak pekerjaan, mereka dapat membaginya menjadi item yang lebih kecil. 

Ini dapat membantu retrospektif sprint dan sesi perencanaan sprint berjalan lebih lancar. Jika backlog produk dipelihara secara berkala, ketua tim akan mengetahui tugas yang perlu diselesaikan.

3. Fokus pada fungsionalitas—bukan hanya tugas

Metodologi Agile sangat menekankan pada masukan dan kepuasan pelanggan. Salah satu cara umum yang dilakukan tim untuk menggabungkan hal ini adalah dengan cerita pengguna. Stori pengguna adalah penjelasan umum tentang cara produk akhir berfungsi dari sudut pandang pelanggan. Ini memungkinkan anggota tim untuk menghasilkan solusi unik yang bermanfaat bagi pelanggan akhir, bukan hanya mencentang tugas dari daftar tugas mereka. 

Manfaat perencanaan sprint

Meskipun metodologi Agile terutama digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, ini tidak terbatas pada tim pengembangan. Tim apa pun dapat menggunakan metodologi Agile, dan dengan ekstensi, perencanaan sprint. Berikut beberapa cara perencanaan sprint dapat membantu tim mencapai golnya.  

Peningkatan fokus

Ketika anggota tim memiliki gagasan yang jelas tentang sprint 2 minggu mereka, tidak ada ruang bagi proyek lain untuk menghalangi. Setiap anggota tim memiliki hal yang perlu difokuskan selama dua minggu tersebut, dan saat seluruh tim menyelesaikan setiap bagian, inisiatif utama akan selesai lebih cepat. 

Tingkat fokus ini adalah fondasi utama dari Kerangka Kerja Scrum dan Agile. Mengidentifikasi area fokus untuk setiap anggota tim membantu Anda mencapai sejumlah besar pekerjaan tanpa gangguan yang lebih kecil. 

Transparansi yang lebih baik

Rapat perencanaan sprint umumnya mencakup seluruh Tim Scrum atau Agile. Menyertakan semua orang dalam rapat memastikan bahwa tidak ada yang memiliki pertanyaan tentang hal yang sedang dikerjakan orang lain. Akibatnya, tim cenderung tidak melakukan pekerjaan duplikat karena semua orang merencanakan sprint bersama-sama.

Tim Scrum juga memiliki definisi yang sama tentang arti "selesai" untuk suatu tugas. Ini berarti semua tugas harus memenuhi semua kriteria yang telah ditetapkan tim untuk setiap item backlog sebelum ditandai sebagai "selesai".

Tim menghasilkan pekerjaan dengan kualitas lebih tinggi

Dengan memasukkan user story dan memungkinkan anggota tim untuk berfokus pada tugas tertentu, perencanaan sprint membantu anggota tim menghasilkan pekerjaan dengan kualitas lebih tinggi. Berkat perencanaan sprint, anggota tim memiliki pemahaman yang sangat jelas tentang hal yang perlu dilakukan dan cara mereka dapat bergerak maju untuk mengembangkan solusi yang tepat untuk masalah yang rumit. 

Sederhanakan perencanaan sprint dengan alat manajemen kerja

Agar tim Agile Anda tetap tertata, buat kerangka kerja Scrum di alat manajemen kerja. Menggunakan alat seperti Asana dapat membantu melacak poin cerita utama dan kapasitas tim, serta membuat backlog sprint Anda tetap tertata.