Six Sigma: Semua yang perlu Anda ketahui tentang metodologi lean

Bayangkan tim pengembangan Anda sedang dalam proses menyusun sentuhan akhir untuk peluncuran produk besar. Saat produk mencapai tahap pengujian, tim menemukan beberapa bug tak terduga dalam kode. Bagaimana tim Anda dapat mencegah hal ini terjadi di masa mendatang?

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menerapkan alat manufaktur lama: metodologi Six Sigma.

Apa itu Six Sigma?

Six Sigma adalah metodologi peningkatan proses yang membantu organisasi meningkatkan proses bisnis mereka. Tujuan utama Six Sigma adalah membantu Anda menetapkan proses yang seragam untuk mengurangi jumlah variasi dalam produk akhir Anda. Pada akhirnya, ini meminimalkan jumlah cacat produk. 

Filosofi utama Six Sigma adalah semua proses dapat didefinisikan, diukur, dianalisis, ditingkatkan, dan dikontrol (biasa disebut sebagai metode DMAIC).

Menurut Six Sigma, semua proses memerlukan input dan output. Input adalah tindakan yang dilakukan tim, dan output adalah efek dari tindakan tersebut. Gagasan utamanya adalah jika Anda dapat mengontrol sebanyak mungkin input (atau tindakan), Anda juga mengontrol output. 

Dari mana asal Six Sigma?

Pada 1809, matematikawan Jerman Carl Friedrich Gauss pertama kali menggunakan kurva lonceng yang terkenal untuk menjelaskan kesalahan pengukuran. Pada tahun 1920-an, Walter Shewhart menemukan bahwa tiga sigma dari rata-rata adalah titik tepat di mana proses perlu dikoreksi. 

Namun, baru pada 1986, teknisi dan pengembang Bill Smith menciptakan metodologi Six Sigma untuk Motorola yang kita kenal saat ini. Motorola menggunakan metodologi ini untuk mengidentifikasi kematangan suatu proses berdasarkan peringkat "sigma"-nya, yang menunjukkan persentase produk yang bebas cacat.

Menurut definisi, proses Six Sigma adalah proses yang menghasilkan kurang dari 3,4 cacat per juta peluang. Dengan kata lain, 99,9997% peluang secara statistik diharapkan bebas dari cacat.

Six Sigma masih umum digunakan dalam manufaktur dan produksi lean karena proses ini dapat membantu dalam mencegah dan menghilangkan cacat. Namun, metodologi ini juga dapat digunakan di industri jasa dan tim teknik perangkat lunak.

Lean Six Sigma

Secara umum, gol dari metodologi lean adalah untuk menghilangkan pemborosan atau apa pun yang tidak memberi nilai tambah pada produk atau proses. Metodologi Lean Six Sigma (LSS) lebih mengutamakan pencegahan cacat daripada deteksi cacat. Artinya, gol LSS bukan untuk mengidentifikasi lokasi cacat, tetapi untuk mencegah terjadinya cacat sejak awal. 

5 prinsip utama Six Sigma

Metodologi Six Sigma memiliki lima prinsip utama yang dapat Anda gunakan saat menganalisis proses.

1. Fokus pada pelanggan

Dalam Six Sigma, golnya adalah memastikan Anda dapat memberikan nilai sebanyak mungkin kepada pelanggan. Ini berarti tim Anda harus meluangkan banyak waktu untuk mengidentifikasi siapa pelanggan Anda, apa kebutuhan mereka, dan apa yang mendorong perilaku mereka untuk membeli produk. Prinsip ini sangat cocok untuk perusahaan SaaS karena mereka sering berfokus pada aliran pendapatan berulang.

Mengidentifikasi keinginan dan kebutuhan pelanggan dapat membantu Tim lebih memahami cara mempertahankan pelanggan dan membuat mereka kembali ke produk Anda.

Untuk itu, tim Anda harus memahami kualitas produk yang akan diterima pelanggan, sehingga Anda dapat memenuhi atau bahkan melampaui ekspektasi mereka. Setelah memahami tingkat kualitas tersebut, Anda dapat menggunakannya sebagai tolok ukur produksi. 

2. Gunakan data untuk menemukan tempat terjadinya variasi

Uraikan semua langkah proses produksi Anda saat ini. Setelah melakukan ini, analisis dan kumpulkan data tentang proses saat ini untuk melihat apakah ada area tertentu yang dapat dioptimalkan atau area yang menyebabkan kemacetan dalam alur kerja Anda.

Misalnya, pertimbangkan cara Anda membagikan informasi kepada tim. Apakah semua orang di tim Anda mendapatkan informasi yang sama, atau apakah mereka merujuk dokumen yang sudah usang? Menetapkan lokasi terpusat untuk semua informasi proyek yang relevan dapat membantu meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen yang tepat.

Terkadang, mungkin sulit untuk memutuskan metrik yang perlu dianalisis. Cara mudah untuk mengetahuinya adalah dengan bekerja mundur. Identifikasi gol yang ingin dicapai dan mulai dari sana. Misalnya, jika gol Anda adalah mempersingkat waktu produksi, analisis berapa lama setiap langkah dalam proses produksi.

3. Terus tingkatkan proses Anda

Saat Anda melihat proses produksi, pertimbangkan langkah-langkah yang tidak memberi nilai tambah bagi tim atau pelanggan akhir Anda. Gunakan alat seperti pemetaan alur nilai untuk mengidentifikasi tempat Anda dapat menyederhanakan proses dan mengurangi jumlah kemacetan. 

Gagasan untuk melakukan peningkatan kecil pada proses Anda dari waktu ke waktu dikenal sebagai kaizen, atau peningkatan berkelanjutan. Filosofi di balik peningkatan berkelanjutan adalah jika Anda membuat perubahan kecil dalam jangka waktu yang lama, hal ini dapat menyebabkan perubahan positif besar dalam jangka panjang.

4. Libatkan semua orang

Six Sigma adalah metodologi yang memungkinkan semua orang dalam tim untuk berkontribusi. Namun, ini mengharuskan semua orang dalam tim mengikuti pelatihan tentang proses Six Sigma untuk mengurangi risiko menciptakan lebih banyak penghambat alih-alih menyingkirkannya. 

Six Sigma sangat cocok ketika melibatkan tim lintas fungsi karena memberikan pandangan holistik tentang cara suatu proses dapat memengaruhi semua bagian Business Anda. Saat Anda menyertakan perwakilan dari semua tim yang terlibat dalam suatu proses, Anda memberi semua orang wawasan tentang peningkatan yang Anda buat dan bagaimana perubahan itu dapat memengaruhi tim mereka.

Kita akan membahas berbagai jenis pelatihan dan sertifikasi Six Sigma nanti di artikel ini.

5. Pastikan ekosistem yang fleksibel dan responsif

Six Sigma adalah tentang menciptakan perubahan positif bagi pelanggan Anda. Ini berarti Anda harus secara konsisten mencari cara untuk meningkatkan proses, dan seluruh tim harus tetap fleksibel sehingga mereka dapat beradaptasi tanpa banyak gangguan.

Ini juga berarti proses harus mudah dipertukarkan. Cara mudah untuk melakukannya adalah dengan membagi proses menjadi beberapa langkah. Jika ada masalah dengan satu langkah saja, maka hanya langkah itu yang perlu diperbaiki, bukan seluruh proses. 

Dua metodologi Six Sigma utama

Ada dua proses umum dalam Six Sigma dan masing-masing digunakan dalam situasi yang berbeda.

Secara umum, metode DMAIC adalah metode standar untuk mengoptimalkan proses yang ada. Atau, gunakan metode DMADV saat proses belum ditetapkan dan Anda perlu membuatnya.

DMAIC

DMAIC adalah akronim, yang berarti setiap huruf mewakili langkah dalam proses. DMAIC adalah singkatan dari define (menentukan), measure (mengukur), analyze (menganalisis), improve (meningkatkan), dan control (mengontrol).

• Tentukan sistemnya. Identifikasi profil pelanggan ideal Anda, termasuk keinginan dan kebutuhan pelanggan Anda. Selama tahap ini, Anda juga perlu mengidentifikasi gol seluruh proyek secara keseluruhan.

• Ukur aspek-aspek utama dari proses saat ini. Dengan gol yang ditetapkan di tahap "tentukan", tentukan tolok ukur proses saat ini dan gunakan data itu untuk menginformasikan cara mengoptimalkan proyek.

• Analisis proses. Tentukan akar penyebab masalah dan identifikasi cara variasi terbentuk.

• Tingkatkan atau optimalkan proses Anda. Berdasarkan analisis dari langkah sebelumnya, buat proses kondisi masa depan yang baru. Ini berarti Anda harus membuat sampel proses yang lebih baik dan mengujinya di lingkungan terpisah untuk melihat kinerjanya.

• Kontrol proses kondisi mendatang. Jika hasil pada tahap "meningkatkan" memenuhi standar tim Anda, terapkan proses baru ini ke dalam alur kerja Anda saat ini. Saat melakukan ini, Anda harus mencoba dan mengontrol sebanyak mungkin variabel. Ini sering dilakukan dengan menggunakan kontrol proses statistik atau pemantauan berkelanjutan.

Contoh DMAIC

Tim produk Anda melihat bahwa tingkat pelanggan berhenti berbisnis (tingkat pelanggan berhenti berbisnis dengan Anda) meningkat. Untuk mencegah masalah ini menjadi lebih buruk, Anda dapat menggunakan metodologi Six Sigma DMAIC untuk mengidentifikasi masalah dan mengembangkan solusi. 

• Define (Tentukan): Tingkat kehilangan pelanggan telah meningkat dari 3% menjadi 7% dalam enam bulan terakhir.

• Mengukur: Tim Anda memiliki banyak informasi tentang cara calon pelanggan berkonversi menjadi pelanggan yang sebenarnya, tetapi tidak banyak informasi tentang hal yang terjadi setelah seseorang menjadi pelanggan. Anda memutuskan untuk menganalisis dan mengukur perilaku pengguna setelah mereka membeli produk.

• Menganalisis: Setelah melihat perilaku pengguna setelah mereka menjadi pelanggan, tim Anda melihat bahwa pelanggan baru lebih sulit membiasakan diri dengan UI produk baru daripada pelanggan lama.

• Memperbaiki: Tim Anda memutuskan untuk menerapkan Alur Kerja "onboarding pelanggan baru" yang membantu pelanggan mengidentifikasi bagian penting dari produk dan cara menggunakannya. Tim Anda bekerja sama dengan tim kesuksesan pelanggan untuk membantu menetapkan praktik terbaik dan membuat pelatihan. Ini memberi tim kesuksesan pelanggan semua informasi yang dibutuhkan untuk melatih pelanggan baru secara efektif dan memastikan kepuasan pelanggan. 

• Control (Kontrol): Tim Anda memantau tingkat pelanggan berhenti menggunakan produk dan perilaku pelanggan setelah perubahan diterapkan. Setelah beberapa bulan, Anda melihat tingkat churn mulai menurun lagi, jadi Anda memilih untuk mempertahankan perubahan baru pada proses tersebut.

DMADV

Metode DMADV kadang disebut juga sebagai Design for Six Sigma (DFSS). DMADV adalah singkatan dari define (menentukan), measure (mengukur), analyze (menganalisis), design (merancang), dan verify (memverifikasi). Berikut hal yang harus dilakukan selama setiap fase:

• Tentukan gol Anda. Saat menentukan gol untuk proses baru yang Anda tetapkan, Anda harus mempertimbangkan gol business dan gol profil pelanggan ideal Anda. 

• Ukur dan identifikasi CTQ. CTQ adalah singkatan dari "critical to quality (penting untuk kualitas)". Ini adalah karakteristik yang menentukan produk Anda yang sempurna. Selama langkah ini, Anda akan mengidentifikasi cara proses baru dapat membantu mencapai CTQ ini dan potensi risiko yang dapat memengaruhi kualitas.

• Menganalisis untuk mengembangkan dan merancang beberapa opsi. Saat merancang proses produksi baru, Anda harus memiliki beberapa opsi. Lihat berbagai opsi yang Anda buat dan analisis kekuatan dan kelemahan masing-masing. 

• Rancang opsi yang dipilih. Berdasarkan analisis pada langkah sebelumnya, ambil langkah berikutnya dan terapkan opsi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. 

• Verifikasi desain dan siapkan uji coba. Setelah selesai menerapkan proses, saatnya menyerahkannya kepada pemilik proses dan mengukur cara kerja proses. Setelah proses berjalan, tim Anda dapat mengoptimalkannya menggunakan metode DMAIC. 

Sertifikasi Six Sigma

Six Sigma adalah program pelatihan multilevel. Seperti dalam seni bela diri, setiap peringkat memiliki warna sabuk yang berbeda yang menunjukkan body of knowledge dan tahun pengalaman yang berbeda. Program sertifikasi Six Sigma dibagi menjadi enam peringkat berbeda—dari sabuk putih hingga juara:

• White Belt: Jika Anda baru mengenal metode Six Sigma, Anda akan memulai di tahap ini. Seseorang dengan Six Sigma White Belt tidak perlu memiliki pelatihan atau sertifikasi formal dalam Six Sigma, tetapi mereka memahami kerangka kerja dan pedoman dasar. Artinya, mereka dapat berpartisipasi dalam proyek pengurangan pemborosan dan pengendalian mutu. 

• Yellow Belt: Level ini memerlukan pelatihan formal dan Anda dapat menerima sertifikasi resmi Six Sigma Yellow Belt. Dengan Yellow Belt, Anda dapat berkontribusi pada strategi lebih banyak daripada dengan White Belt. Anda kini dapat membantu atasan dalam pemecahan dan analisis masalah.

• Green Belt: Dengan sertifikasi Six Sigma Green Belt, Anda dapat mulai menyusun strategi dan menerapkan teknik peningkatan proses yang lebih kecil secara mandiri.

• Black Belt: Setelah menerima sertifikasi Black Belt, Anda akan dapat menguraikan proses dan menangani proyek yang lebih kompleks daripada tingkat sabuk sebelumnya. Dalam pelatihan ini, Anda diajarkan cara mengelola perubahan skala besar yang dapat memengaruhi bottom line Business.

• Master Black Belt: Six Sigma Master Black Belt adalah kursus tambahan yang membantu Anda meningkatkan keterampilan saat ini dengan memperdalam pemahaman Anda tentang Lean Six Sigma. Anda akan mempelajari selengkapnya tentang alat statistik dan menumbuhkan apresiasi yang lebih besar terhadap metode DMAIC.

• Champion: Anda dapat menjadi Six Sigma Champion dengan pelatihan akhir yang biasanya membantu manajer senior dan eksekutif yang ingin menjadi mahir dalam memandu tim proyek dan pemimpin melalui berbagai fase DMAIC. 

Meskipun tidak ada standar terpadu untuk sertifikasi, kursus dirancang untuk mengajarkan hal-hal penting dari proses dan cara menerapkan alat Six Sigma ke situasi kerja sehari-hari.

Lacak dan tingkatkan Alur Kerja dengan Six Sigma

Meningkatkan proses bisnis pada akhirnya membantu mengurangi pemborosan. Saat melakukan curah pendapat dan menganalisis alur kerja, luangkan waktu untuk mengidentifikasi dan mengatasi kemacetan. Visualisasikan setiap langkah dalam proses produksi sehingga Anda dapat menugaskannya kepada pemilik tertentu.