Fase manajemen proyek: 5 langkah untuk meningkatkan alur kerja

Manajemen proyek sering disalahpahami. Meskipun banyak profesional menganggapnya sebagai pengelolaan linimasa proyek, ada banyak hal lain yang harus dilakukan. Untungnya, kami telah menyusun panduan mudah untuk memahami lima fase manajemen proyek. 

Mengapa lima fase ini sangat penting untuk diketahui? Memahami siklus manajemen proyek akan membantu Anda menerapkan proses internal yang lebih baik dengan bantuan perangkat lunak manajemen proyek.

Apa itu fase manajemen proyek?

Fase manajemen proyek membagi proyek menjadi lima langkah sederhana: inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan. Bayangkan perencanaan proyek pameran sains di sekolah dasar.

Pertama, Anda akan memilih topik (inisiasi), lalu mengumpulkan materi dan membuat sketsa linimasa (perencanaan). Selanjutnya, Anda akan membangun model dan melakukan eksperimen (pelaksanaan) sambil memeriksa progres untuk tetap sesuai rencana (pemantauan). Terakhir, Anda akan mempresentasikan proyek dan membersihkan Ruang Kerja (penutupan).

Fase-fase ini membentuk siklus manajemen proyek. Fase-fase ini membuat tugas besar pun dapat dikelola dengan memberi Anda jalur yang jelas dari awal hingga akhir.

5 fase manajemen proyek

5 fase manajemen proyek ditentukan oleh Project Management Institute (PMI) dalam siklus proyek Panduan PMBOK®, atau dikenal sebagai Project Management Body of Knowledge. Panduan PMBOK® adalah titik referensi yang sangat baik untuk semua profesional yang ingin mengembangkan pengetahuan dan keahlian manajemen proyek mereka. 

Mari kita mulai dengan pengantar singkat tentang berbagai fase manajemen proyek. Atau, langsung ke segitiga manajemen proyek.

1. Inisiasi proyek

Dalam fase inisiasi model manajemen proyek, proyek didefinisikan pada tingkat yang luas. Ini saatnya mengidentifikasi sponsor dan pemangku kepentingan proyek serta memulai fase riset awal. Anda juga dapat mendokumentasikan proyek secara tertulis sehingga dapat dengan mudah mendistribusikan rencana komunikasi ke seluruh tim. Banyak tim memulai proyek dengan rapat perdana proyek atau studi kelayakan. Cara Anda memutuskan untuk memulainya harus bergantung pada gaya komunikasi yang lebih disukai tim. 

Selain menyajikan ide awal proyek, Anda juga harus menguraikan manfaat, biaya, dan faktor risiko yang terkait dengan hasil akhir proyek. Anda mungkin perlu menguraikan metrik tambahan, tergantung cara organisasi Anda mengukur kesuksesan. 

Setelah menilai proyek, Anda akan membuat kasus bisnis atau—untuk proyek yang lebih kecil—piagam proyek. Alat-alat ini dapat membantu Anda menguraikan dan mempresentasikan proyek secara mendalam, dengan memasukkan detail seperti gol, anggaran, dan linimasa proyek. Baik Anda membuat kasus bisnis atau piagam proyek, alat-alat ini sangat membantu untuk dijadikan referensi nanti dan menentukan tujuan proyek dengan cepat di masa mendatang.

Berikut adalah contoh hal yang harus disertakan dalam kasus bisnis atau Piagam proyek:

• Nama Perusahaan: Apollo Enterprises

• Nama Proyek: The OKR Playbook

• Manajer proyek: Kabir Madan

• Tujuan: Laporan ini bertujuan meningkatkan lead generation dengan menawarkan sumber daya kelas dunia kepada basis pelanggan kami. 

• Pemangku Kepentingan: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks. 

• Linimasa: 1 Juni hingga 20 Juli 2021. 

• Manfaat: Manfaat laporan ini termasuk mengadaptasi keunggulan kompetitif baru, membuat corong lead baru, dan pada akhirnya menghasilkan ROI yang tinggi dengan anggaran proyek yang rendah. 

• Risiko: Meskipun kami melihat lebih banyak manfaat daripada risiko, kami dapat menarik prospek yang tidak memenuhi syarat yang tidak akan dikonversi.

2. Perencanaan proyek

Fase perencanaan proyek berfokus pada penetapan gol yang jelas menggunakan peta jalan proyek. Untuk memulai, pertimbangkan salah satu strategi penetapan gol populer berikut:

• Gol SMART: Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Realistis, dan Terikat Waktu. Metode ini meningkatkan komunikasi tim, menentukan peta jalan, dan menghasilkan metrik yang dapat dilacak.

• Gol CLEAR: Kolaboratif, Terbatas, Emosional, Terhargai, dan Dapat Disempurnakan. Pendekatan ini menekankan kolaborasi dan kemampuan beradaptasi, sehingga praktis untuk tim yang dinamis.

• OKR (Tujuan dan Hasil Kunci): Metode yang lebih luas yang menyelaraskan gol di seluruh organisasi. Ini dimulai dengan tujuan umum dan membuat proyek untuk mencapainya, meningkatkan visibilitas bagi pemangku kepentingan.

Manakah yang sebaiknya Anda pilih? Meskipun setiap metode menggunakan pendekatan yang berbeda, semuanya bertujuan untuk hasil yang sama—penetapan gol yang efektif. Pilih yang paling selaras dengan tujuan bisnis Anda. Alat tambahan seperti bagan milestone, Bagan Gantt, dan analisis manajemen risiko dapat menyempurnakan rencana Anda.

Meskipun bidang-bidang ini mungkin telah ditemukan selama ruang lingkup awal proyek, fase perencanaan adalah waktu yang tepat untuk memperluas tujuan, gol, dan risiko. 

Berikut adalah contoh perincian gol yang kami susun menggunakan metodologi manajemen proyek SMART:

Gol awal: Meningkatkan lead generation

Gol SMART yang lebih baik:

• Spesifik: Meningkatkan pembuatan prospek dengan mendistribusikan panduan sumber daya

• Terukur: Meningkatkan lead generation bulanan sebesar 15%. 

• Dapat dicapai: Berdasarkan penelitian terbaru, kami tahu pelanggan kami tertarik dengan panduan sumber daya.

• Realistis: Mengumpulkan informasi kontak pelanggan sebagai imbalan atas panduan sumber daya kami.

• Terikat Waktu: Menghasilkan panduan sumber daya tahunan setiap Januari untuk mempertahankan lalu lintas prospek kita. 

3. Eksekusi proyek

Fase pelaksanaan adalah saat tim Anda bekerja untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya, meluncurkan proyek dalam kerangka waktu yang ditentukan melalui kerja tim dan kolaborasi.

Mulailah dengan memberikan tugas kepada anggota tim dan menambahkannya ke alur kerja proyek Anda di alat manajemen proyek. Perangkat lunak linimasa dan alat pemetaan proyek lainnya dapat membantu tim memvisualisasikan setiap langkah proyek. 

• Siapkan metodologi pelacakan dan keberhasilan Anda dengan mengidentifikasi indikator kinerja utama (IKU) atau gol pasca-proyek untuk mengukur keberhasilan. Perbarui jadwal proyek secara berkala saat tenggat dan beban kerja berubah, serta tutup dependensi saat dipenuhi.

• Pegang kendali atas progres proyek dengan berdiskusi dengan anggota tim dan memprioritaskan hasil akhir. Meskipun beberapa fluktuasi tidak dapat dihindari, hindari scope creep dengan tetap berpegang pada ruang lingkup proyek awal.

Lihat contoh rencana linimasa ini untuk lebih memahami cara mengatur Struktur perincian kerja:

Linimasa Proyek: 1 Juni hingga 20 Juli 2021

Tim Proyek: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks

• 1 Juni: Kabir menyiapkan tugas proyek dan menugaskannya kepada anggota tim. 

• 14 Juni: Daniela mengumpulkan data sumber daya.

• 18 Juni: Daniela menata data dan mengirimkannya kepada Ray untuk desain. 

• 28 Juni: Ray mengirimkan draf desain 1 kepada Kabir untuk ditinjau. 

• 1 Juli: Kabir memberikan umpan balik desain.

• 6 Juli: Ray mengirimkan desain akhir kepada Kat untuk implementasi.

• 12 Juli: Kat mengirimkan situs staging ke Kabir untuk ditinjau. 

• 15 Juli: Kabir memberikan umpan balik staging.

• 19 Juli: Kat mengirimkan staging akhir ke tim untuk pengujian. 

• 20 Juli: Panduan sumber daya akan ditayangkan.

4. Pemantauan kinerja proyek

Pemantauan proyek yang efektif membantu tim tetap bekerja sesuai rencana dan menyempurnakan pendekatan mereka dengan mengidentifikasi hal yang berhasil dan yang tidak. Mengevaluasi progres secara berkala selama fase proyek memastikan hasil yang lebih baik dan mencegah kemunduran.

• Mulailah dengan meninjau kembali tujuan awal proyek. Apakah proyek mengatasi masalah yang ingin dipecahkan? Tetap terhubung dengan gol awal sangat penting untuk mengevaluasi kinerja proyek secara efektif.

• Selanjutnya, tinjau indikator kinerja utama (IKU), seperti laba atas investasi (ROI), indeks kinerja biaya (CPI), dan nilai yang diperoleh (EV). Metrik ini membantu menentukan apakah proyek telah memenuhi golnya.

• Terakhir, bagikan temuan Anda kepada pemangku kepentingan untuk memastikan keberhasilan proyek. Komunikasi yang jujur tentang keberhasilan dan tantangan mendorong pertumbuhan tim dan meletakkan dasar untuk peningkatan dalam proyek mendatang.

Lihat contoh KPI kami di bawah ini: 

• Tujuan Proyek: Meningkatkan akuisisi prospek sebesar 15% MoM

• Biaya Aktual: $6.487 dalam jam yang dapat ditagih. 

• Nilai yang Diperoleh: $47.300 dalam pertumbuhan akuisisi MoM

• Laba atas Investasi: $40.813

• Indeks Kinerja Jadwal (earned value dibagi nilai terencana): 0,88

• Biaya Akuisisi Pelanggan (biaya dibagi jumlah prospek): $0,61 per prospek

• Akuisisi Lead MoM: peningkatan 18%

• Lalu Lintas Situs MoM: peningkatan 4%

• Margin Laba Bersih: peningkatan 8%

5. Penutupan proyek

Fase penutupan proyek bervariasi di seluruh tim. Beberapa tim memilih untuk merayakan kerja keras mereka, sementara tim lainnya langsung beralih ke hal besar berikutnya. Tidak ada satu pendekatan pun yang benar atau salah—pilih yang paling cocok untuk tim Anda.

Langkah-langkah utama untuk menutup proyek:

1. Adakan evaluasi bersama pemangku kepentingan proyek. Tinjau KPI dari fase pemantauan kinerja proyek untuk mengidentifikasi keberhasilan dan bidang yang perlu ditingkatkan. Pertimbangkan untuk mengirim survei anonim sebelumnya untuk memastikan semua masalah penting ditangani.

2. Tata dan simpan materi proyek. Simpan dokumen seperti brief proyek, templat, dasbor, file desain, dan sumber daya utama lainnya dalam folder bersama untuk referensi di masa mendatang.

3. Terus pantau kinerja. Hindari kebiasaan "atur dan lupakan". Tinjau proyek lama secara berkala untuk mendapatkan wawasan dan peluang guna meningkatkan alur kerja dan berkembang sebagai sebuah tim.

Dengan mengambil langkah-langkah ini, tim Anda dapat belajar dari setiap proyek dan memastikan hasil yang lebih baik untuk proyek mendatang.

Berikut adalah contoh agenda rapat postmortem untuk membantu mengakhiri proyek Anda berikutnya:  

Nama Proyek: The OKR Playbook 

Tanggal: 20 Agustus 2021

Waktu: 10.00 hingga 11.00 CST

Detail Agenda:

• Rekap singkat proyek (10.00): Kabir akan membahas gol dan tujuan awal proyek serta rekap hasil akhir. 

• Rekap hasil (10.15): Kabir akan meninjau kinerja proyek, dengan berfokus pada gol awal pembuatan prospek dan KPI utama lainnya.

• Masukan pemangku kepentingan (10.30): Kabir, Daniela, Kat, dan Ray akan membagikan masukan mereka tentang hal yang berjalan dengan baik dan hal yang dapat ditingkatkan.

• Item tindakan: Kabir akan mengirimkan catatan rapat sebelum EOD 20/8 dan optimasi jadwal harus selesai sebelum 3/9. 

Harap datang ke postmortem dengan input tentang cara kita dapat meningkatkan kinerja di masa mendatang. 

Mengapa fase manajemen proyek itu penting?

Mengelola proyek tanpa struktur dapat menyebabkan terlewatnya batas waktu, pembengkakan anggaran, atau gol yang tidak selaras. Lima fase manajemen proyek—inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutup—menawarkan Kerangka Kerja yang sudah teruji untuk memastikan setiap aspek proyek ditangani secara metodis untuk keberhasilan proyek.

Berikut alasan pentingnya fase-fase ini:

• Arah yang jelas sejak awal: Fase inisiasi menentukan ruang lingkup proyek dan menyelaraskan pemangku kepentingan. Misalnya, proyek pengembangan produk baru dimulai dengan konsep yang jelas dan persetujuan pemangku kepentingan.

• Rencana yang berfungsi: Fase perencanaan membangun peta jalan dengan rencana manajemen proyek, menguraikan tugas, linimasa, dan sumber daya. Alat seperti struktur perincian kerja (WBS) membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama.

• Menyelesaikan pekerjaan dengan benar: Fase pelaksanaan adalah saat pekerjaan yang sebenarnya berlangsung. Tim menggunakan Agile atau Scrum untuk beradaptasi secara real-time, mengurangi kemacetan, dan membuat proyek terus berjalan.

• Menjaga semuanya tetap sesuai rencana: Dalam fase pemantauan, KPI dan alat manajemen proyek membantu melacak progres, menghindari scope creep, dan memastikan proyek tetap sesuai anggaran.

• Mengakhiri dengan baik dan belajar untuk lain waktu: Fase penutupan menyimpulkan hasil akhir, mencatat pelajaran yang diambil, dan menyimpan dokumentasi proyek utama untuk membuat proyek mendatang lebih baik.

Dengan mengikuti fase manajemen proyek ini, tim mengoptimalkan Alur Kerja, memitigasi risiko, dan menyiapkan tahap untuk kesuksesan proyek yang konsisten.

Kiat menerapkan fase manajemen proyek secara efektif

Ingin memanfaatkan siklus manajemen proyek semaksimal mungkin? Berikut cara menerapkan setiap tahap manajemen proyek untuk dampak maksimal:

• Inisiasi: Gunakan templat untuk menentukan ruang lingkup proyek, tujuan, dan pemangku kepentingan. Awal yang jelas menentukan gaya kesuksesan.

• Perencanaan: Buat rencana manajemen proyek dengan alat seperti Bagan Gantt atau Papan Kanban untuk memetakan Tugas, linimasa, dan dependensi.

• Pelaksanaan: Gunakan alat kolaborasi untuk menyederhanakan alur kerja dan menjaga anggota tim Anda tetap sesuai rencana. Check-in rutin adalah kuncinya.

• Pemantauan: Lacak KPI dan progres dengan dasbor atau alat real-time. Sesuaikan seperlunya untuk menghindari Kemacetan.

• Penutupan: Akhiri dengan evaluasi dan simpan semua dokumentasi proyek untuk menyempurnakan proses Anda untuk proyek berikutnya.

Dengan berfokus pada langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti ini, Anda akan menjaga keselarasan tim dan memastikan keberhasilan proyek setiap saat.

Kendalikan fase manajemen proyek Anda sekarang juga

Dengan begitu banyak elemen untuk dijelajahi, dari mana Anda memulai? Mudah saja: mulai dengan memperhatikan tim Anda. Pada akhirnya, tugas Anda adalah memberdayakan anggota tim untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. 

Proses dan alat manajemen proyek yang Anda terapkan harus meningkatkan komunikasi, meningkatkan produktivitas dengan bantuan perangkat lunak produktivitas, dan membantu meringankan tekanan batas waktu. Jika ragu, cukup tanyakan kepada tim Anda. Anda akan terkejut dengan hal yang dapat dicapai sekelompok individu saat mereka bekerja sama. 

Butuh bantuan menemukan alat manajemen kerja untuk tim tertentu? Lihat solusi untuk setiap dinamika tim —mulai pemasar hingga perencana acara—untuk menemukan peluang inovatif bagi organisasi Anda. 

Pertanyaan umum tentang fase manajemen proyek