Manajer program vs. manajer proyek: Perbedaan utama

Baik Anda mencari peran yang tepat untuk tim atau ingin meningkatkan proses dan metodologi manajemen kerja, kami akan membantu Anda memahami perbedaan antara manajer program vs. manajer proyek. Anda tidak hanya akan mempelajari tanggung jawab setiap jabatan dan jalur karier, tetapi juga akan mempelajari peran mana yang tepat untuk tim Anda. Sekarang, mari kita bahas perbedaan antara proyek tunggal dan program. 

Apa itu proyek vs. program?

Untuk sepenuhnya memahami perbedaan antara manajer program dan manajer proyek, Anda harus terlebih dahulu mengetahui perbedaan antara proyek vs. program. Singkatnya, proyek adalah upaya sementara dengan tanggal akhir dan dirancang untuk mencapai milestone tertentu, sedangkan program adalah gol strategis berkelanjutan yang mencakup berbagai proyek di bawah ruang lingkupnya. Namun, ada beberapa perbedaan dan kesamaan utama lainnya yang perlu diperhatikan. 

Cara mudah untuk membuat konsep keduanya adalah dengan mempertimbangkan fakta bahwa berbagai proyek membentuk program yang ada. Ini berarti setiap proyek memiliki tujuan dan milestone spesifik yang membentuk tujuan program dan gol organisasi yang lebih luas. Meskipun proyek memiliki linimasa dan hasil akhir yang jelas, program terdiri dari tujuan bisnis jangka panjang dengan banyak dependensi. 

Meskipun ada banyak perbedaan antara keduanya, keduanya memiliki beberapa kesamaan. Proyek dan program terdiri dari empat komponen: ukuran, kesulitan, hubungan, dan ketidakpastian. Yang berbeda adalah tingkat kompleksitas. Proyek cenderung berukuran lebih kecil dan mengalami lebih sedikit ketidakpastian, sementara program cenderung lebih besar, memiliki banyak hubungan kompleks antar-bagian, dan melibatkan lebih banyak ketidakpastian. 

Apa itu manajer program vs. manajer proyek?

Setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang perbedaan antara program dan proyek, mari kita lihat perbandingan kedua peran tersebut. Mempelajari perbedaan akan membantu Anda memahami peran setiap jabatan dalam tim dan cara melakukan peningkatan dalam peran Anda sendiri.

Manajer program memimpin strategi program jangka panjang, yang terdiri dari beberapa proyek berbeda, sedangkan tugas manajer proyek adalah memimpin proyek individual. Berikut beberapa perbedaan tambahan antara manajer program dan Manajer proyek. 

• Mengelola proyek: Tidak seperti manajer proyek, yang mengawasi proyek individual, manajer program mengawasi sekelompok proyek. Dengan kata lain, mereka berfokus pada program besar yang mencakup sejumlah proyek kecil. Ini menjadikan delegasi dan pengelolaan beberapa proyek sebagai bagian besar dari pekerjaan. 

• Mengelola tugas harian: Di sisi lain, pekerjaan manajer proyek berfokus pada tugas manajemen proyek harian, yang meliputi koordinasi kerja, manajemen sumber daya, dan pelacakan linimasa. Hal ini sering dilakukan dengan bantuan perangkat lunak manajemen proyek. 

• Senioritas: Manajer program sering kali memiliki senioritas lebih tinggi daripada manajer proyek. Meskipun tidak selalu demikian, manajer program paling sering menjadi atasan manajer proyek karena mereka mengawasi strategi yang lebih luas.  

• Tanggung jawab: Manajer program bekerja bersama manajer proyek, tetapi mungkin tidak secara langsung mengelola mereka. Cara terbaik untuk membantu mengidentifikasi peran dan tanggung jawab serta memprioritaskan tugas adalah menggunakan Diagram RACI. 

Peran internal: Manajer proyek dan manajer program memiliki peran yang sangat berbeda, tetapi keduanya diperlukan untuk kesuksesan organisasi.

Apa itu manajer program?

Seperti yang Anda lihat, manajer program menangani strategi program jangka panjang dan metrik keberhasilan. Tugas mereka berkisar dari menentukan kesuksesan hingga mengawasi kolaborasi dan banyak hal lainnya. 

Manajer program itu penting saat Anda ingin menerapkan program ke dalam sistem dan metodologi Anda saat ini, seperti Agile atau Scrum. Mereka juga dapat membantu mengawasi manajer proyek dan menghubungkan proyek sehari-hari dengan program yang lebih besar. 

Berikut contoh keseharian manajer program. 

Pagi Anda akan dihabiskan untuk menyelesaikan gol dasar tahunan yang berasal dari OKR tingkat perusahaan. Pada sore hari, Anda akan bertemu dengan manajer proyek dari berbagai bagian untuk memastikan proyek sesuai rencana untuk memenuhi gol program. Anda akan mengakhiri hari dengan rapat eksekutif untuk melaporkan metrik proyek bulanan kepada kepemimpinan. Jika ada waktu, Anda akan mulai membuat laporan anggaran dan harga untuk bulan depan.

Apa itu manajer proyek?

Di sisi lain, manajer proyek menangani proyek dan tugas harian. Ia membantu menjaga tim tetap tertata dan sesuai rencana, sekaligus membantu menyederhanakan komunikasi di tempat kerja. 

Manajer proyek sangat cocok untuk memastikan gol tercapai dan anggota tim memiliki arahan yang jelas. Mereka juga bekerja sama dengan manajer program untuk memastikan proyek mencapai tujuan target, meskipun sebagian besar pekerjaan mereka berfokus pada tugas proyek. 

Berikut contoh keseharian manajer proyek. 

Anda akan memulai hari dengan meninjau progres dua proyek yang sedang dikerjakan tim. Hasil akhir terlihat terlambat, jadi Anda berkomunikasi dengan pemimpin tim untuk memberikan dukungan. Di sore hari, Anda akan mengobrol dengan manajer program untuk meninjau proyek mendatang dan memastikan proyek tersebut sesuai rencana untuk gol bulanan. Anda akan mengakhiri hari dengan mengadakan rapat evaluasi untuk meninjau proyek yang diselesaikan tim minggu lalu sebelum mengarsipkan materi proyek. 

Apa tugas manajer program?

Manajer program adalah peran yang sangat bermanfaat. Ada banyak tanggung jawab yang menjadi tanggung jawab manajer program, termasuk inisiatif gambaran besar. Manajer program menangani proyek kompleks yang membutuhkan waktu lama dan selaras dengan gol perusahaan yang lebih besar serta mengoordinasikan tim proyek dan kebutuhan penganggaran.

Perbedaan tugas antara manajer program dan manajer proyek terletak pada siapa yang berfokus pada tugas harian vs. rencana proyek menyeluruh. Meski demikian, keduanya sering berkolaborasi. Mari kita pelajari beberapa peran dan tanggung jawab utama manajer program. 

Peran dan tanggung jawab manajer program

Meskipun peran manajer program vs. manajer proyek berbeda, mereka memiliki beberapa tanggung jawab yang sama, seperti mengawasi proyek dan mengoordinasikan komunikasi. Peran dan tanggung jawab manajer program bervariasi di setiap perusahaan, tetapi beberapa tugas universal meliputi strategi proyek, kontrol kualitas, pelaporan kinerja, manajemen perubahan, dan manajemen risiko. 

Kandidat yang baik akan memiliki semua ini dan banyak lagi, serta menjadi pemimpin yang baik yang dapat berkoordinasi dengan beberapa tim. Berikut beberapa peran dan tanggung jawab tambahan manajer program. 

Menerapkan strategi

Manajer program bertanggung jawab untuk mengoordinasikan proyek yang lebih kecil dengan gol yang sesuai dengan gol organisasi di tingkat perusahaan. Ini berarti bekerja sama dengan manajer proyek untuk memastikan gol proyek tertentu terpenuhi dan program yang lebih besar sesuai rencana.

Manajer program juga menyederhanakan proses internal dan menentukan praktik terbaik untuk serangkaian proyek. Ini memungkinkan manajer proyek untuk memiliki arahan yang jelas saat mengelola berbagai proyek. Ini juga mencegah kesalahan karena kurangnya komunikasi dan waktu yang dihabiskan untuk bekerja. 

Tugas strategis lainnya termasuk mengoordinasikan proyek dengan manajer proyek untuk memastikan hasil akhir selaras. 

Mengawasi kolaborasi

Manajer proyek cenderung berfokus pada memperkenalkan kolaborasi untuk proyek tunggal, sedangkan tugas manajer program adalah memastikan kolaborasi terjadi di seluruh departemen. Meskipun menantang, ini adalah salah satu bagian paling bermanfaat dari pekerjaan. 

Manajer program juga cenderung berfokus pada pembuatan peta jalan program untuk gol umum perusahaan. Ini sedikit berbeda dari manajer proyek, yang akan membuat peta jalan proyek individual. 

Manajer program dapat mengelola kolaborasi dengan memperkenalkan integrasi alat baru yang menyederhanakan komunikasi, seperti perangkat lunak manajemen program atau permainan pembangunan tim. Meskipun berbeda, metode ini dirancang untuk mendorong kerja tim dan meningkatkan visibilitas.

Tentukan metrik kesuksesan

Meskipun manajer proyek dan manajer program harus menganalisis dan melaporkan ROI, manajer program bertanggung jawab untuk memastikan ROI di seluruh perusahaan selaras dengan tujuan umum. 

Ini berarti mengadakan rapat dengan manajer proyek untuk memastikan proyek sekali waktu mencapai gol awal. Manajer program akan sering menjadi titik kontak untuk melaporkan metrik ROI kepada eksekutif perusahaan dan kinerja program secara keseluruhan. 

Keterampilan dan pengalaman

Manajer program harus memiliki serangkaian keterampilan yang lengkap dan pengalaman manajemen proyek dan manajemen Alur Kerja. Meskipun beberapa profesional secara resmi mempelajari manajemen program dan menerima sertifikasi manajemen proyek, itu tidak selalu diperlukan.

Jika Anda ingin menambahkan manajer program ke Tim, berikut adalah keterampilan yang harus dicari dan diingat.

Keterampilan manajemen program

Keterampilan terbaik yang harus dimiliki manajer program yang andal meliputi organisasi, perencanaan, penjadwalan, strategi program, pelaporan, penulisan proposal, dan perencanaan anggaran. Pada akhirnya, ini akan bergantung pada tugas yang dicari organisasi Anda dan cara mereka bekerja dengan anggota tim yang ada. 

Selain keterampilan spesifik yang dibutuhkan, manajer program juga harus memiliki keterampilan interpersonal dalam peran manajemen program. Ini akan membantu mereka mengoordinasikan kolaborasi dan menginspirasi rekan tim untuk mendorong diri mereka sendiri melakukan yang terbaik. 

Pengalaman manajemen program

Manajer program yang andal akan memiliki pengalaman sebelumnya dalam manajemen proyek atau peran lain yang berfokus pada pengelolaan dan penataan proyek. 

Meskipun jumlah tahun pengalaman yang dibutuhkan bervariasi, rata-rata manajer program memiliki sekitar lima tahun pengalaman sebelumnya. Ini berbeda dengan manajemen proyek, yang membutuhkan lebih sedikit pengalaman tergantung pada kompleksitas pekerjaan tertentu. 

Tantangan umum

Baik mengatasi penundaan kerangka waktu atau masalah anggaran, manajer program harus mengatasi hambatan seperti peran lain dalam sebuah tim. Faktanya, manajer program berada dalam posisi unik di mana mereka harus mengelola ekspektasi dari pihak atasan maupun bawahan.  

Berikut beberapa tantangan umum yang sering dihadapi manajer program. 

• Tantangan lintas departemen, seperti gol yang tidak selaras dan kurangnya komunikasi, dapat berdampak negatif pada tujuan jangka panjang.   

• Tanpa bawahan langsung, manajer program dapat menghadapi tantangan terkait wewenang dan pengaruh. 

• Dengan linimasa program yang panjang, mungkin sulit untuk memastikan proyek jangka pendek tetap sesuai rencana untuk memenuhi gol tahunan.

Apa tugas manajer proyek?

Manajer proyek berbeda dari manajer program berdasarkan tugas harian, meskipun sama bermanfaatnya dengan peran manajer program. Tanggung jawab utama manajer proyek adalah menerjemahkan strategi manajer program ke dalam proyek individu yang memenuhi tujuan dan milestone yang ditetapkan. Ini termasuk mengatur, merencanakan, melacak, dan mengeksekusi pekerjaan.

Manajer proyek sering bekerja bersama atau melapor kepada manajer program. Hal ini karena sebagian besar pekerjaan mereka didasarkan pada strategi program yang diterapkan. Tugas lainnya termasuk memberikan tugas proyek, menjaga proyek tetap tertata, membuat linimasa, dan melacak keberhasilan proyek—semuanya membantu proyek dan tim tetap sesuai rencana untuk memenuhi gol perusahaan.

Peran dan tanggung jawab Manajer proyek

Peran utama manajer proyek adalah membantu tim tetap tertata dan komunikasi selalu selaras. Ini menjaga batas waktu dan tujuan tingkat program tetap sesuai rencana. Peran dan tanggung jawab lainnya termasuk memberikan tugas dan melacak progres proyek untuk memastikan batas waktu terpenuhi. 

Berikut beberapa tanggung jawab tambahan yang perlu dipertimbangkan saat menimbang perbedaan antara manajer program dan Manajer proyek.

Mengoordinasikan pekerjaan

Manajer proyek bertanggung jawab untuk memberikan tugas proyek kepada pemangku kepentingan yang tepat dan memastikan mereka memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Hal ini sangat penting untuk menghindari membuang waktu mencari informasi. Ini juga merupakan salah satu tugas tersulit mengingat banyak tim bekerja secara virtual dan 60% waktu mereka dihabiskan untuk koordinasi kerja, bukan pekerjaan yang sebenarnya. 

Meskipun berkoordinasi antara anggota tim mungkin merupakan tugas yang sulit, hal ini dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi tim jika dilakukan dengan benar. Ini memungkinkan tim Anda untuk berfokus pada hasil akhir yang ada.

Menata proyek

Manajer proyek juga bertanggung jawab untuk menata proyek. Selain mengharuskan Anda terhubung dengan anggota tim, ini juga mengharuskan Anda mengelola informasi proyek dan hasil akhir pemangku kepentingan.

Meskipun mungkin cukup mudah, ada banyak hal yang diperlukan untuk mengatur proyek secara efektif. Beberapa tugas utama termasuk memberikan informasi yang akurat kepada anggota tim, memastikan hasil akhir terus berjalan, dan memimpin rapat tim di sepanjang siklus proyek. 

Melacak progres

Melacak progres proyek adalah tugas penting lainnya yang menjadi tanggung jawab manajer proyek. Ini mengharuskan penyelarasan hasil akhir dengan linimasa tugas dan memastikan keduanya sesuai dengan batas waktu proyek. 

Pemetaan progres juga memerlukan tugas mengomunikasikan progres kepada anggota tim untuk menciptakan visibilitas ruang lingkup proyek dan meningkatkan kolaborasi. Hal ini mungkin rumit, terutama saat bekerja secara virtual, dan membutuhkan kesabaran dan keterampilan pemecahan masalah. 

Keterampilan dan pengalaman

Tidak seperti manajer program, yang membutuhkan sekitar lima tahun pengalaman, manajer proyek tidak selalu membutuhkan jumlah pengalaman yang sama. Kriteria utama yang harus dicari adalah keterampilan organisasi, keterampilan komunikasi, dan pengalaman koordinasi kerja. 

Lihat keterampilan manajemen proyek ini untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pengalaman yang dibutuhkan.

Keterampilan manajemen proyek

Keterampilan manajemen proyek mirip dengan keterampilan manajemen program, dengan beberapa perbedaan besar. Keterampilan seperti organisasi, perencanaan, dan penjadwalan sangat penting untuk kedua peran. Perbedaan antara keduanya adalah manajer proyek bekerja dengan batas waktu yang ketat dan harus dapat bekerja di lingkungan yang serba cepat, sedangkan manajer program tidak bekerja dengan kerangka waktu yang konkret. Karena itu, orang yang tepat harus lebih memilih lingkungan kerja yang cepat. 

Mirip dengan peran manajer program, Anda harus terus mempelajari metode dan alat baru yang dapat membantu Anda tampil beda. Organisasi seperti Project Management Institute (PMI) menawarkan sertifikasi Project Management Professional (PMP) dan alat untuk meningkatkan tingkat keterampilan Anda serta mempelajari metodologi baru untuk dibawa kembali ke Tim Anda. 

Pengalaman manajemen proyek

Pengalaman yang diperlukan untuk menjadi manajer proyek akan berbeda-beda tergantung pada kompleksitas perannya. Sebagian besar peran membutuhkan pengalaman sekitar dua tahun, meskipun beberapa peran hanya membutuhkan sedikit atau tanpa pengalaman. 

Sama seperti manajer program, pengalaman yang dibutuhkan akan bergantung pada hal yang dicari organisasi Anda. Tim kecil yang membutuhkan bantuan terkait perencanaan proyek mungkin cocok untuk manajer proyek dengan sedikit pengalaman, sementara tim besar dengan hasil akhir proyek yang kompleks mungkin lebih cocok dengan manajer proyek yang lebih berpengalaman. 

Tantangan umum

Tidak seperti manajer program, yang menghadapi tantangan strategis, manajer proyek menghadapi hambatan harian seperti masalah komunikasi dan produktivitas. 

Berikut beberapa tantangan terbesar yang dihadapi manajer proyek setiap hari. 

• Jika komunikasi antara pemangku kepentingan kurang baik, hasil akhir mungkin tidak tercapai atau, lebih buruk lagi, tidak sesuai.

• Scope creep dapat menjadi tantangan jika proyek melampaui linimasa yang direncanakan. Ini dapat terjadi jika ada kekurangan organisasi atau tidak tersedianya alat manajemen proyek yang tepat. 

• Kurangnya metrik keberhasilan dapat menjadi tantang saat melacak gol dan peluang.

Peran apa yang tepat untuk tim Anda?

Meskipun manajer proyek sangat penting untuk melaksanakan proyek dan mengelola beban kerja serta komunikasi tim, manajer program juga penting untuk strategi proyek yang sukses. Mari kita lihat cara menentukan peran yang tepat untuk tim Anda.

Pertimbangkan area yang perlu ditingkatkan, lalu pertimbangkan apakah manajer proyek atau manajer program yang paling cocok untuk pekerjaan tersebut. Anda juga dapat mengevaluasi apakah jabatan Anda saat ini digunakan dengan benar. Dalam banyak kasus, manajer proyek mengambil tanggung jawab manajer program. Hal ini dapat menyebabkan burnout dan lebih banyak kesalahan dalam proyek individu. Anda juga dapat melihat OKR tingkat perusahaan untuk mendapatkan gambaran tentang peran mana yang paling selaras dengan tujuan jangka panjang. 

Berikut adalah beberapa contoh skenario yang mungkin dihadapi tim Anda dan cara menentukan peran yang dapat membantu memecahkan masing-masing skenario. 

Skenario 1: Apa tim Anda memenuhi batas waktu tetapi kesulitan mengukur kinerja dan memenuhi tujuan perusahaan?

• Solusi: Manajer program dapat menetapkan metrik kinerja dan menyusun strategi cara gol proyek yang lebih kecil dapat mengukur tujuan tingkat perusahaan. 

Skenario 2: Apa tim Anda kesulitan memenuhi batas waktu dan merasa kewalahan dengan tugas yang harus diselesaikan?

• Solusi: Manajer proyek dapat memantau batas waktu dan beban kerja tim untuk memastikan tanggal akhir terpenuhi dan komunikasi jelas. 

Skenario 3: Apakah organisasi Anda menargetkan pertumbuhan yang sangat besar, tetapi kesulitan memenuhi hasil akhir dan mengukur kinerja? 

• Solusi: Menambahkan manajer program dan manajer proyek ke tim Anda mungkin bermanfaat. Manajer program akan dapat membantu menyusun strategi tujuan jangka panjang dan membantu proyek mencapai gol tersebut. Manajer proyek akan membantu manajemen harian terkait linimasa, hasil akhir, dan komunikasi tim. 

Tim membutuhkan manajer proyek dan program

Manajer proyek dan manajer program adalah bagian penting dari tim berkinerja tinggi. Meskipun keduanya mengelola proyek dengan cara yang sama, masing-masing memiliki perspektif yang berbeda untuk operasi sehari-hari. Bagaimanapun, kita semua dapat menggunakan sedikit bantuan untuk mengelola pekerjaan dan strategi.

Pertanyaan Umum: Manajer program vs Manajer proyek

Apa perbedaan utama antara pekerjaan manajer program dan manajer proyek?

• Jabatan: Manajer program mengawasi program, sedangkan manajer proyek mengawasi proyek.

• Jalur karier: Manajer program sering kali memiliki senioritas dan pengalaman lebih dari 5 tahun, sementara posisi manajemen proyek mungkin memerlukan lebih sedikit pengalaman, tergantung pada kompleksitasnya.

• Metodologi: Manajer program menerapkan metodologi tingkat program seperti Agile atau Scrum, sementara manajer proyek menggunakan alat untuk proyek tertentu.

• Gaji: Gaji rata-rata untuk manajer program lebih tinggi daripada manajer proyek.

• Pendidikan: Manajer program mungkin memiliki gelar Sarjana atau latar belakang administrasi bisnis, sementara itu tidak selalu diperlukan untuk manajer proyek.

• Fokus: Manajer program berfokus pada gol strategis jangka panjang dan mendelegasikan proyek, sementara manajer proyek berfokus pada pelaksanaan proyek dan tugas sehari-hari.

• Ruang lingkup: Manajer program mengawasi portofolio proyek, sedangkan manajer proyek menangani proyek tunggal.

Apakah manajer program lebih tinggi dari manajer proyek?

Ya, manajer program biasanya lebih tinggi daripada manajer proyek dalam hierarki organisasi. Manajer program sering kali memiliki senioritas lebih tinggi dan mengawasi beberapa proyek, sementara manajer proyek berfokus pada proyek individual.

Siapa yang dibayar lebih, manajer proyek atau manajer program?

Manajer program umumnya mendapatkan gaji rata-rata yang lebih tinggi dibandingkan dengan manajer proyek. Ini karena manajer program memiliki lebih banyak tanggung jawab, mengawasi inisiatif yang lebih besar, seperti manajemen portofolio, dan sering kali memiliki pengalaman yang lebih luas dalam manajemen proyek.

Apakah manajer program merupakan promosi dari manajer proyek?

Ya, menjadi manajer program sering dianggap sebagai promosi dari peran manajer proyek. Ketika para profesional mendapatkan pengalaman dan menunjukkan kemampuan mereka untuk mengelola beberapa proyek dengan sukses, mereka dapat maju ke posisi manajemen program.

Apa saja 3 konsep manajer program?

Tiga konsep utama manajer program adalah:

1. Penyelarasan strategis: Manajer program memastikan bahwa semua proyek dalam suatu program selaras dengan gol dan tujuan strategis organisasi.

2. Koordinasi lintas fungsi: Manajer program memfasilitasi kolaborasi dan komunikasi di berbagai bagian dan tim untuk mencapai kesuksesan proyek.

3. Realisasi manfaat: Manajer program berfokus pada pemberian manfaat dan hasil yang diinginkan dari program, memastikan bahwa organisasi mewujudkan nilai yang diharapkan dari inisiatif tersebut.