8 kiat melakukan manajemen makro dengan benar

Angkat tangan jika Anda pernah berpikir, "Ini akan selesai lebih cepat jika saya melakukannya sendiri."

Sejujurnya, kita semua mungkin pernah merasakan dorongan seperti itu. Saat ada hal yang membuat stres dan tenggat sudah dekat, reaksi spontan Anda mungkin untuk mengambil alih pekerjaan anggota tim. Namun, "model memberi tahu" dalam manajemen ini justru mengurangi kreativitas dan menghambat pembuatan ide. Anda mungkin pernah mendengar istilah lain: manajemen mikro.

Penangkal untuk manajemen mikro adalah manajemen makro. Alih-alih "model memberi tahu", manajemen makro menggunakan "model mengajar" untuk membantu Anda memberdayakan anggota tim.

Menjadi manajer makro berarti memberikan kendali kepada pegawai Anda. Strategi manajemen ini dapat meningkatkan otonomi, kepemilikan, dan keterlibatan dalam tim Anda. Namun, meskipun ada banyak keuntungan, belajar menjadi manajer makro membutuhkan waktu dan upaya. Jika Anda siap memulai, berikut caranya. 

Apa itu manajemen makro? 

Manajemen makro adalah gaya kepemimpinan tanpa campur tangan yang memberi pegawai kendali dan otonomi atas pekerjaan mereka. Alih-alih memberikan umpan balik yang mengarahkan tentang tugas individu, manajer makro menghubungkan pekerjaan tim mereka dengan gol strategis yang lebih luas. Dengan menjelaskan tujuan yang perlu dicapai, manajer makro memudahkan anggota tim untuk mencari tahu cara terbaik mencapainya.

Gol akhir manajer makro adalah membantu bawahan langsung mereka belajar secara mandiri. Untuk melakukannya, manajer makro berfokus pada hasil dan gol serta memungkinkan pegawai memutuskan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. 

Apa yang dilakukan manajer makro? 

Manajer makro menerima gambaran besar. Mereka memberi pegawai kendali atas keputusan dan memberdayakan anggota tim untuk menggunakan kreativitas mereka guna menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka. Alih-alih terobsesi dengan detail, manajer makro mendorong keselarasan dengan menghubungkan pekerjaan tim langsung ke gol strategis yang lebih besar.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menjelaskan "alasan" di balik gol tim Anda. Anggota tim Anda sudah tahu apa yang harus mereka kerjakan—tetapi mengklarifikasi alasan pentingnya pekerjaan mereka akan membantu mereka memprioritaskan pekerjaan dengan lebih baik.

Keterampilan utama yang harus dipelajari sebagai manajer makro meliputi:

• Menetapkan gol dan menghubungkan titik-titik

• Mendelegasikan pekerjaan

• Memberi pegawai kendali

• Memimpin dengan memberi contoh

• Membangun kepercayaan

Manajemen makro vs. manajemen mikro

Seperti makro dan mikro yang merupakan lawan, begitu juga manajemen makro dan manajemen mikro. Manajer makro adalah pemimpin yang berorientasi pada hasil dan berfokus pada gol jangka panjang. Mereka memberi tim konteks yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan dan membuat keputusan. Dengan begitu, anggota tim diberdayakan untuk memimpin dan membuat keputusan tentang cara menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka.

Manajer mikro adalah kebalikannya—para pemimpin ini memprioritaskan detail jangka pendek. Manajer mikro berorientasi pada output dan biasanya sangat mengarahkan tentang cara dan waktu pekerjaan harus diselesaikan. Meskipun ada beberapa manfaat, tanpa pendekatan yang cermat, manajemen mikro dapat menyebabkan:

• Kurangnya otonomi

• Pengawasan berlebihan

• Prioritas gol jangka pendek dibandingkan visi jangka panjang

• Penurunan semangat kerja tim

• Pekerjaan berlebihan

• Burnout

Kelebihan dan kekurangan manajemen makro

Belajar melakukan manajemen makro mungkin terasa menakutkan. Memberikan kendali atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab Anda kepada orang lain pada awalnya tidak nyaman dan membutuhkan banyak kepercayaan.

Menggunakan manajemen makro berarti berbagi tanggung jawab dengan tim dan mengambil lebih banyak peran pembinaan dan pendampingan. Ini menarik bagi Anda dan anggota tim, tetapi juga memiliki beberapa kekurangan.

Jebakan umum manajemen makro

• Manajer baru mungkin merasa tidak nyaman atau tidak terbiasa dengan gaya ini.

• Membutuhkan pemikiran jangka panjang dari manajer.

• Tidak cocok untuk hasil jangka pendek.

• Beberapa anggota tim yang terlalu terbiasa dengan manajer mikro mungkin kesulitan bekerja dengan manajer makro.

Namun, seperti yang dapat Anda bayangkan, dengan persiapan dan perencanaan yang memadai, pro jauh lebih besar daripada kontra:

Manfaat manajemen makro

• Memberi pegawai otonomi.

• Anggota tim dapat mengembangkan keterampilan mereka.

• Meningkatkan keterlibatan pegawai.

• Meningkatkan motivasi intrinsik.

• Dapat menghasilkan pemikiran yang lebih kreatif dan "luar biasa".

• Lebih baik untuk strategi jangka panjang.

• Mendorong keselarasan strategis.

• Meningkatkan akuntabilitas.

• Menekankan transparansi dan kejelasan.

• Menghargai kreativitas, keingintahuan, dan kolaborasi.

Perbandingan manajemen makro dengan gaya manajemen lainnya

Ada berbagai gaya manajemen, dan masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Pemimpin terbaik menyesuaikan gaya manajemen mereka dengan setiap anggota tim dan situasi. 

Ini membutuhkan waktu dan latihan. Untuk mulai memadukan gaya manajemen Anda, baca tentang 11 gaya kepemimpinan yang paling umum. Anda mungkin sudah menggunakan beberapa praktik ini, sementara yang lain mungkin merupakan tambahan yang bagus untuk kebiasaan sehari-hari Anda. 

Mengelola tim jarak jauh secara makro

Pandemi COVID-19 mempercepat peralihan ke pekerjaan hybrid, dan kami melihat lebih banyak tim beralih ke kolaborasi virtual. Sama seperti tim tatap muka, tim virtual dapat memperoleh manfaat dari berbagai gaya manajemen. Namun, manajemen makro memiliki serangkaian keunggulan tersendiri untuk tim jarak jauh. 

Anggota tim dalam tim virtual atau hybrid cenderung menghargai fleksibilitas—yang merupakan salah satu manfaat utama manajemen makro. Faktanya, menurut Indeks Anatomi Kerja, 35% pekerja intelektual mengatakan bahwa memiliki pendekatan fleksibel untuk jam kerja sangat penting untuk meningkatkan keseimbangan antara pekerjaan jarak jauh dan kehidupan.

Manajemen makro jarak jauh dapat menunjukkan seberapa besar kepercayaan Anda kepada anggota tim dan menunjukkan kepada pegawai seberapa besar kontribusi mereka kepada tim, meskipun Anda tidak secara teratur berkumpul secara langsung. Anggota tim jarak jauh mungkin bekerja di zona waktu yang berbeda atau memiliki jadwal yang fleksibel. Jadi, memberi mereka kendali juga memungkinkan mereka menjadwalkan pekerjaan dengan cara yang paling masuk akal bagi mereka.

8 kiat menjadi manajer makro yang baik

Manajemen makro adalah cara terbaik untuk memberdayakan pegawai dan memberi mereka lebih banyak otonomi. Banyak manajer menemukan bahwa manajemen makro meningkatkan kreativitas dan keterlibatan tim. Namun, sebelum mencoba gaya manajemen ini, lihat delapan kiat untuk menerapkan pendekatan manajemen makro secara efektif. 

1. Berikan konteks

Elemen utama manajemen makro adalah memberi pegawai pemahaman yang jelas tentang gol akhir Anda. Jika Anda akan menyerahkan kendali kepada mereka, mereka perlu tahu tujuan yang ingin dicapai. 

Di Asana, kami menyebutnya piramida kejelasan, dan ini adalah cara untuk menyelaraskan semua orang di tim dengan tujuan umum dari pekerjaan yang Anda lakukan. Agar tim Anda efektif saat Anda mengelola mereka secara makro, mereka memerlukan gambaran yang jelas tentang siapa yang melakukan apa dan tenggatnya kapan. Dengan memahami inisiatif yang didukung pekerjaan mereka dan gol yang ingin dicapai inisiatif tersebut, mereka dapat memprioritaskan dan melaksanakan pekerjaan mereka secara lebih efektif. 

Secara khusus, pastikan mereka mengetahui:

• Kontribusi pekerjaan mereka terhadap gol tim dan perusahaan yang lebih besar

• Pekerjaan apa yang paling penting

• Tenggat yang tidak boleh mereka lewatkan

• Pekerjaan atau tenggat yang fleksibel 

2. Ciptakan kejelasan dan akuntabilitas

Melihat siapa yang mengerjakan apa dan tenggatnya adalah setengah dari tugas—mengkoordinasikan pekerjaan adalah setengah lainnya. Manajemen makro adalah tentang menghubungkan pekerjaan harian dengan gol yang lebih besar, jadi pastikan tim memiliki cara yang jelas untuk mengakses pembaruan dan informasi tugas secara real-time. Dengan menghubungkan orang, proses, dan hasil di satu tempat, semua orang dapat melihat dampak strategis yang mereka dorong.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan alat pelaporan —khususnya, pelaporan universal. Pelaporan universal menggunakan data yang dipadukan ke dalam alat yang sudah Anda gunakan, jadi tidak perlu pekerjaan manual tambahan untuk menghasilkan wawasan yang luar biasa. Dengan Asana, Anda memiliki akses langsung ke dasbor proyek dan seluruh organisasi untuk memvisualisasikan informasi tim secara real-time.

3. Perjelas peran dan tanggung jawab

Sering kali, manajer adalah orang yang membimbing tim dan memimpin pelaksanaan. Sebagai manajer makro, gol Anda adalah melakukan hal sebaliknya—biarkan pegawai Anda memimpin dan mendukung mereka jika dan saat mereka membutuhkannya. Namun, agar tim Anda menjadi diri mereka yang paling efektif, mereka perlu memahami dengan tepat siapa yang bertanggung jawab atas apa. 

Mengklarifikasi peran dan tanggung jawab membutuhkan waktu, tetapi manfaatnya lebih besar. Menurut penelitian kami, individu dapat menghemat 6 jam 5 menit setiap minggu—290 jam per tahun—melalui proses yang lebih baik—misalnya, dengan menentukan peran dan tanggung jawab secara jelas.

Jika belum, jelaskan peran dan tanggung jawab di tingkat tim, proyek, dan lintas fungsi. Setiap tugas harus memiliki satu penanggung jawab yang ditugaskan untuk itu, sehingga anggota tim tahu siapa yang harus dihubungi jika ada pertanyaan atau kekhawatiran. Catat peran dan tanggung jawab ini dalam dokumen bersama—misalnya, dalam Diagram RACI —agar anggota tim memiliki sesuatu untuk dijadikan acuan. 

4. Jadilah ingin tahu

Kita semua tahu betapa mengecewakannya saat mempresentasikan ide atau saran baru kepada manajer, hanya untuk segera ditolak. Faktanya, skenario seperti itu adalah contoh micromanagement, karena ini menyiratkan bahwa manajer Anda sudah memiliki jawaban—tanpa Anda.

Salah satu cara terbaik untuk memberdayakan tim dan meningkatkan otonomi mereka adalah mendengarkan dan mengajukan pertanyaan. Setiap kali Anda memulai percakapan baru, pastikan Anda memimpin dengan rasa ingin tahu dan mengajukan pertanyaan untuk mempelajari selengkapnya. Cobalah untuk tidak langsung memberikan jawaban—sebagai gantinya, praktikkan mendengarkan secara aktif untuk memastikan Anda mendengar ide-ide Tim.

Terkadang, pegawai Anda mungkin memberikan saran yang tidak sesuai dengan tujuan strategis tim yang lebih besar. Dalam hal ini, alih-alih menolak ide mereka, bagikan konteks gambaran besarnya dan berkolaborasilah dengan anggota tim untuk menghasilkan solusi inovatif. Alih-alih mempresentasikan solusi sendiri, gunakan kesempatan ini untuk memimpin sesi curah pendapat. Anda tidak pernah tahu—Anda mungkin menemukan solusi yang tidak terpikirkan oleh Anda sendiri!

5. Sediakan ruang untuk alur 

Sebagai manajer makro, Anda harus siap membiarkan anggota tim mengendalikan waktu mereka. Secara khusus, dorong mereka untuk membuat blok waktu fokus dan menonaktifkan notifikasi jika perlu. 

Ini adalah sesuatu yang kurang saat ini. Menurut Indeks Anatomi Kerja, delapan dari sepuluh (80%) responden melaporkan bekerja dengan kotak masuk atau aplikasi komunikasi lain yang terbuka. Sebagai akibat dari mengatasi gangguan yang terus terjadi, hampir tiga dari empat pegawai (72%) merasa tertekan untuk melakukan banyak tugas sekaligus di siang hari.

Dengan mendorong pegawai untuk menonaktifkan pemberitahuan saat mereka sedang dalam alur, Anda tidak hanya memberi mereka lebih banyak waktu untuk fokus, tetapi juga menunjukkan kepercayaan Anda kepada mereka. Anda tidak perlu terus berkomunikasi sepanjang hari kerja untuk mengetahui bahwa anggota tim Anda bekerja dengan baik. 

Untuk mewujudkan hal ini, kejelasan adalah kuncinya. Pastikan alat komunikasi Anda memiliki cara untuk menonaktifkan notifikasi dan juga memberi tahu tim saat notifikasi dinonaktifkan. Dengan begitu, Anda tahu untuk tidak mengharapkan balasan langsung, dan bahkan memiliki pemahaman umum tentang kapan anggota tim akan kembali online dan siap sedia. 

6. Tetap hadir

Manajemen makro memberi pegawai kendali atas pekerjaan mereka, tetapi Anda tetap harus siap sedia untuk memecahkan masalah dan memberikan dukungan sesuai kebutuhan. Peran Anda sebagai manajer makro adalah menjadi cheerleader, pendukung, dan pembimbing. Jangan lupa untuk memimpin dengan memberi contoh dan menetapkan standar untuk pekerjaan di Tim Anda. 

Salah satu cara terbaik untuk mendukung tim Anda adalah menyiapkan sistem untuk mengelola dan mengoordinasikan pekerjaan. Saat semua orang tahu siapa mengerjakan apa dan tenggatnya kapan, anggota tim memiliki visibilitas dan kejelasan tentang pekerjaan yang perlu diselesaikan dan siapa yang bertanggung jawab untuk itu. Ini sangat penting bagi sebagian besar anggota tim—menurut Indeks Anatomi Kerja, hampir 70% anggota tim akan merasa lebih siap mencapai target pribadi dengan proses yang jelas untuk mengelola pekerjaan

Di situlah peran manajemen kerja. Alat manajemen kerja membuat tugas, proyek, dan proses tim selalu tertata sehingga Anda dapat terus sinkron dan menepati batas waktu. Memberikan visibilitas yang dibutuhkan anggota tim untuk meraih kesuksesan juga memungkinkan Anda mundur selangkah dan memercayai mereka dengan prosesnya. 

7. Dapatkan tampilan umum pekerjaan tim

Kerugian terbesar dari manajemen makro adalah pegawai Anda mungkin merasa tidak didukung. Bagian dari menjadi manajer makro yang efektif adalah mengetahui kapan harus mundur, tetapi pastikan Tim Anda tahu mereka selalu dapat meminta bantuan Anda. 

Sebelum menyerahkan atau menugaskan pekerjaan, pastikan tim memahami cara pekerjaan mereka berkontribusi pada gol strategis yang lebih besar. Saat anggota tim memahami gol yang didukung pekerjaan mereka, mereka lebih mampu memprioritaskan dan mengeksekusi pekerjaan secara efektif.

Kemudian, setelah Anda menyerahkan pekerjaan, dapatkan gambaran umum proyek tim Anda dengan manajemen portofolio proyek (PPM). PPM adalah manajemen terpusat dari banyak proyek. Ini memberi Anda tampilan umum pekerjaan tim tanpa terhambat oleh detail. Secara khusus, perhatikan:

• Seberapa berkembang rencana proyek mereka (Apakah proyek mereka memiliki arah?)

• Seberapa jelas tujuan dan metrik keberhasilannya (Apakah pekerjaannya dapat diukur?)

• Cara mereka melibatkan pemangku kepentingan (Apakah orang yang tepat mengetahui tentang pekerjaan tersebut?)

• Kinerja setiap proyek (Apakah status proyek sesuai rencana, berisiko, atau tidak sesuai rencana?)

8. Atasi burnout

Sebagai manajer, Anda bertanggung jawab untuk menetapkan standar perilaku anggota tim. Bagian besar dari ini adalah menjelaskan bahwa mereka harus meluangkan waktu untuk diri mereka sendiri dan mencegah kerja berlebihan. Kerja berlebihan dan stres yang berulang menyebabkan burnout, yang saat ini berada pada rekor tertinggi. Pada 2019, Organisasi Kesehatan Dunia mengklasifikasikan burnout sebagai fenomena kerja yang mengakibatkan stres kronis di Tempat Kerja. Dan pada 2020, 7 dari 10 (71%) responden mengalami burnout setidaknya sekali dalam setahun terakhir.

Selain mendorong anggota tim untuk meluangkan waktu saat mereka membutuhkannya, pastikan mereka hanya mengerjakan tugas terpenting. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan matriks Eisenhower. Matriks Eisenhower menyortir pekerjaan berdasarkan urgensi dan kepentingan, membagi tugas ke dalam empat kategori: 

• Mendesak dan penting

• Mendesak tetapi tidak penting

• Tidak mendesak tetapi penting

• Tidak mendesak dan tidak penting

Untuk mengatasi dan mencegah burnout, jelaskan bahwa Anda memercayai anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak besar. Berikan pegawai Anda kendali untuk memprioritaskan pekerjaan yang perlu diselesaikan, mendelegasikan tugas yang dapat dilakukan orang lain, dan menunda pekerjaan yang prioritasnya rendah. 

"Makro" dari manajemen makro 

Pastikan anggota tim Anda tidak hanya memahami apa yang harus mereka kerjakan, tetapi juga mengapa pekerjaan itu penting. Bagaimanapun, saat Anda menugaskan pekerjaan kepada anggota tim, Anda ingin memastikan mereka memiliki semua yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan. 

Perangkat lunak manajemen kerja seperti Asana meningkatkan visibilitas, mendorong kejelasan, dan memberi anggota tim Anda alat yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan. Jika Anda siap memulai manajemen makro, coba Asana sekarang juga.