Associez Asana à vos applications préférées avec Zapier

Pour les personnes non techniques comme moi, les API ont tendance à être assez inutiles. Bien sûr, je pourrais suivre un guide pratique de base pour une API vraiment bien documentée et produire quelque chose de marginalement fonctionnel, mais jusqu’à ce que le jour vienne où je décide d’apprendre à coder, c’est à peu près tout ce que je peux faire.

Mais j’utilise beaucoup de services Web, et beaucoup d’entre eux ont des API. Ne serait-ce pas génial de pouvoir les connecter sans avoir à passer beaucoup de temps sur Codecademy ou avec un gros livre d’O’Reilly ?

En effet, ce serait génial, et heureusement, les bonnes personnes d’une startup appelée Zapier sont d’accord.

À propos de Zapier

Zapier est un peu comme l’Anneau de Pouvoir du Seigneur des Anneaux, mais au lieu de gouverner d’autres anneaux, c’est un service qui les relie tous. L’équipe de Zapier a conçu un large éventail d’intégrations qui permettent de connecter facilement un ensemble important et toujours croissant d’applications Business, de sorte que lorsque vous effectuez une action dans une application, les informations sont transmises à une autre. D’autres services, comme IFTTT (« If this, then that », c’est-à-dire « Si ceci, alors cela ») et CloudWork, proposent des fonctionnalités similaires.

Configuration

La configuration d’un « Zap » dans Zapier est rapide et assez simple : vous créez un « déclencheur » (un événement dans une application) qui déclenche une « action » (le transfert d’informations qui en résulte vers une autre application). Passons en revue les étapes :

• Accédez à Zapier et « Créer un nouveau Zap »

• Sur le côté gauche du Zap, choisissez l’application que vous souhaitez utiliser pour votre déclencheur, et choisissez l’événement qui a le plus de sens. Par exemple, si vous connectez Wufoo à Asana, cet événement peut se produire chaque fois que quelqu’un termine un formulaire. Sur le côté droit, vous choisissez quelle application recevra les données chaque fois que le déclencheur se produira. Pour reprendre l’exemple de Wufoo, il s’agira de « Créer une nouvelle tâche ».

• Ensuite, vous devrez connecter vos comptes à Zapier. Certains services, comme Evernote, vous permettront d’autoriser Zapier avec votre nom et votre mot de passe. Pour d’autres, vous devrez utiliser vos clés API. Vous trouverez votre clé API Asana dans les paramètres du compte, sous l’onglet API.

• Ensuite, vous allez créer le Zap. Dans notre exemple Wufoo, nous utilisons le champ de formulaire le plus important comme titre de la tâche et mettons les champs de contexte dans les notes, mais vous pouvez personnaliser vos Zaps avec toutes les données que les différentes API mettent à disposition.

• Enfin, testez le Zap avec les données existantes. Une fois que vous vous êtes assuré qu’il fonctionne comme vous le souhaitez, nommez le Zap et le tour est joué !

Comment l’utiliser avec Asana ?

Il existe de nombreuses façons d’utiliser Zapier pour combler les lacunes entre Asana et vos applications préférées, trop nombreuses pour être répertoriées dans un seul article. Mais voici trois des façons les plus populaires dont nous avons entendu parler :

Convertir les formulaires Wufoo en tâches Asana Cette intégration peut s’avérer utile de bien des manières. En voici deux :

• Traitement des commandes : l’un de nos clients (un laboratoire de biotechnologie) dispose d’un formulaire Wufoo que les scientifiques peuvent utiliser pour demander des échantillons biologiques. Ce client utilise Zapier pour transformer ces commandes en tâches Asana, qui sont instantanément attribuées à la personne chargée de les exécuter.

• Réception des candidatures : ce même processus peut être utilisé pour transformer rapidement Asana en un système de suivi des candidats. Au lieu de demander aux candidats de vous envoyer leur CV et leur lettre de motivation par e-mail, demandez-leur de remplir un formulaire. Avec Zapier, les candidats deviennent des tâches individuelles dans le projet Asana que vous choisissez, avec leur nom comme titre de la tâche et des liens vers leurs lettres de motivation et leurs CV dans les notes.

Transformer des notes Evernote en tâches Asana Imaginons que vous utilisez beaucoup Evernote et que vous souhaitez utiliser Asana pour vous rappeler de lire les articles que vous avez enregistrés (ou pour les partager avec votre équipe). Vous pourriez (si vous aviez les compétences techniques) écrire un service qui interroge Evernote pour vérifier les notes nouvellement créées, puis les envoyer à Asana lorsqu’il les trouve. Mais vous pouvez aussi créer un Zap qui s’en chargera pour vous.

Envoyer de nouvelles tâches Asana dans Hipchat (ou Campfire) Si votre équipe utilise une application de chat de groupe comme Hipchat pour collaborer, cela peut être un excellent moyen d’avoir des discussions en temps réel sur des tâches individuelles. Définissez la création d’une tâche Asana comme déclencheur, puis utilisez Zapier pour envoyer une mise à jour avec le nom de la tâche et un lien vers celle-ci dans la salle de votre équipe sur Hipchat. C’est particulièrement utile pour les équipes en télétravail.

Parmi les autres intégrations populaires, citons la création de tâches à chaque nouveau ticket dans Zendesk ou à chaque nouvelle mise à jour dans Yammer.

L’équipe de Zapier ajoutant constamment de nouvelles intégrations, les possibilités ne cessent de s’étendre. N’hésitez pas à nous faire part de vos propres intégrations.