Conecta Asana y tus aplicaciones favoritas con Zapier

Para las personas sin conocimientos técnicos como yo, las API tienden a ser bastante inútiles. Claro, podría seguir una guía práctica básica para una API realmente bien documentada y producir algo marginalmente funcional, pero hasta que llegue el día en que decida aprender a programar, eso es lo más lejos que voy a llegar.

Pero uso muchos servicios web, y muchos de ellos tienen API. ¿No sería genial si pudiera conectarlos sin tener que pasar mucho tiempo en Codecademy o con un libro enorme de O'Reilly?

De hecho, sería genial, y afortunadamente, la gente de una startup llamada Zapier está de acuerdo.

¿Qué es Zapier?

Zapier es como el Anillo de Poder del Señor de los Anillos, pero en lugar de gobernar otros anillos, es un servicio para conectarlos a todos. El equipo de Zapier creó una amplia gama de integraciones que facilitan la conexión de un conjunto grande y cada vez mayor de aplicaciones de negocios, de modo que cuando haces algo en una aplicación, envía información a otra. Otros servicios, como IFTTT (“Si esto, entonces aquello”) y CloudWork hacen cosas similares.

Cómo configurar la integración

Configurar un “Zap” en Zapier es rápido y bastante sencillo: creas un “disparador” (un evento en una aplicación) que desencadena una “acción” (el envío de información a otra aplicación). Repasemos los pasos:

• Ve a Zapier y selecciona “Crear un nuevo zap”.

• En el lado izquierdo del zap, elige la aplicación que deseas usar para tu disparador y elige el evento que tenga más sentido. Por ejemplo, si conectas Wufoo con Asana, ese evento podría ser cada vez que alguien finaliza un formulario. En el lado derecho, eliges qué aplicación recibirá los datos cada vez que se active el disparador. Para seguir con el ejemplo de Wufoo, esa será “Crear una tarea nueva”.

• A continuación, deberás conectar tus cuentas a Zapier. Algunos servicios, como Evernote, te permitirán autorizar a Zapier con tu nombre y contraseña. Para otros, deberás usar tus claves API. Puedes encontrar tu clave API de Asana en los Ajustes de la cuenta, en la pestaña API.

• A continuación, crearás el Zap. En nuestro ejemplo de Wufoo, usamos el campo de formulario más importante como el título de la tarea y ponemos los campos de contexto en las notas, pero puedes personalizar tus Zaps con cualquier dato que las diversas API pongan a disposición.

• Por último, prueba el zap con los datos existentes. Cuando te hayas asegurado de que funciona de la manera que quieres, asigna un nombre al zap y listo.

¿Cómo puedo usarlo con Asana?

Hay muchas formas de usar Zapier para cerrar las brechas entre Asana y tus aplicaciones favoritas, demasiadas para enumerarlas en una publicación. Pero aquí hay solo tres de las formas más populares que hemos escuchado:

Convertir las entradas de formularios de Wufoo en tareas de Asana Hay muchas formas en que esto puede ser útil. Aquí te mostramos dos:

• Procesamiento de pedidos: uno de nuestros clientes (un laboratorio de biotecnología) tiene un Formulario de Wufoo que los científicos pueden usar para solicitar muestras biológicas. Este cliente usa Zapier para convertir esos pedidos en tareas de Asana, que se asignan instantáneamente a la persona encargada de completarlas.

• Recepción de solicitudes de empleo: este mismo flujo de trabajo se puede utilizar para convertir rápidamente Asana en un sistema de seguimiento de candidatos. En lugar de que los solicitantes de empleo envíen sus currículums y cartas de presentación por email, puedes pedirles que completen un Formulario. Con Zapier, los solicitantes se convierten en tareas individuales en el proyecto de Asana que elijas, con su nombre como título de la tarea y enlaces a sus cartas de presentación y hojas de vida en las notas.

Convertir notas de Evernote en tareas de Asana Supongamos que usas mucho Evernote y quieres usar Asana para recordar leer los artículos que guardaste (o para compartirlos con tu equipo). Podrías (si tuvieras los conocimientos técnicos) escribir un servicio que sondee Evernote para verificar si hay notas recién creadas y luego las envíe a Asana cuando las encuentre. O simplemente podrías crear un Zap para que lo haga todo por ti.

Enviar nuevas tareas de Asana a Hipchat (o Campfire) Si tu equipo usa una aplicación de chat grupal como Hipchat para colaborar, esta puede ser una excelente manera de tener conversaciones en tiempo real sobre tareas individuales. Configuras la creación de una tarea de Asana como el disparador y luego usas Zapier para enviar una actualización con el nombre de la tarea y un enlace a la sala de tu equipo en Hipchat. Esto es especialmente útil para los equipos remotos.

Otras conexiones populares que hemos visto incluyen la creación de una tarea cada vez que hay un nuevo ticket en Zendesk o cuando hay una nueva actualización en Yammer.

El equipo de Zapier agrega nuevas integraciones todo el tiempo, así que las posibilidades siguen creciendo. Avísanos si tienes alguna idea.