Verknüpfen Sie Asana und Ihre Lieblings-Apps mit Zapier

Für technisch weniger versierte Personen wie mich sind APIs in der Regel ziemlich nutzlos. Sicher, ich könnte in der Lage sein, einer einfachen Anleitung für eine wirklich gut dokumentierte API zu folgen und etwas zu produzieren, das einigermaßen funktionsfähig ist, aber bis zu dem Tag, an dem ich mich entscheide, programmieren zu lernen, ist das so weit, wie es gehen wird.

Aber ich nutze viele Webdienste, und viele davon haben APIs. Wäre es nicht toll, wenn ich sie miteinander verbinden könnte, ohne viel Zeit auf Codecademy oder mit einem dicken Wälzer von O'Reilly verbringen zu müssen?

Das wäre in der Tat eine tolle Lösung, und glücklicherweise ist das auch das Ziel eines Startups namens Zapier.

Was ist Zapier?

Zapier ist so etwas wie der Eine Ring aus dem Herrn der Ringe, aber anstatt andere Ringe zu beherrschen, ist es ein Dienst, der sie alle verbindet. Das Team von Zapier hat eine Vielzahl von Integrationen entwickelt, die es einfach machen, eine große und ständig wachsende Anzahl von Business-Apps miteinander zu verbinden, sodass, wenn Sie etwas in einer App tun, Informationen an eine andere weitergegeben werden. Andere Dienste wie IFTTT („If this, then that“) und CloudWork bieten ähnliche Funktionen.

Einrichtung

Das Einrichten eines „Zap“ in Zapier ist schnell und ziemlich unkompliziert: Sie erstellen einen „Trigger“ (ein Ereignis in einer App), der eine „Aktion“ auslöst (die daraus resultierende Übertragung von Informationen an eine andere App). Lassen Sie uns die Schritte durchgehen:

• Gehen Sie zu Zapier und „Erstellen Sie einen neuen Zap“

• Wählen Sie auf der linken Seite des Zap die App aus, die Sie für Ihren Trigger verwenden möchten, und wählen Sie das Ereignis aus, das am sinnvollsten ist. Wenn Sie beispielsweise Wufoo mit Asana verbinden, könnte dieses Ereignis sein, wenn jemand ein Formular ausfüllt. Auf der rechten Seite wählen Sie aus, welche App die Daten erhält, wenn der Trigger ausgelöst wird. Um dem Wufoo-Beispiel erneut zu folgen, wird dies „Neue Aufgabe erstellen“ sein.

• Als Nächstes müssen Sie Ihre Konten mit Zapier verknüpfen. Einige Dienste, wie Evernote, lassen Sie Zapier mit Ihrem Namen und Passwort autorisieren. Bei anderen müssen Sie Ihre API-Schlüssel verwenden. Sie finden Ihren Asana API-Schlüssel in Ihren Kontoeinstellungen unter dem Tab API.

• Als nächstes erstellen Sie den Zap. In unserem Wufoo-Beispiel verwenden wir das wichtigste Formularfeld als Aufgabentitel und setzen die Kontextfelder in die Notizen, aber Sie können Ihre Zaps mit allen Daten anpassen, die die verschiedenen APIs zur Verfügung stellen.

• Testen Sie den Zap mit vorhandenen Daten. Wenn Sie sichergestellt haben, dass es so funktioniert, wie Sie es möchten, benennen Sie den Zap und schon sind Sie fertig!

Wie kann ich es mit Asana verwenden?

Es gibt viele Möglichkeiten, Zapier zu verwenden, um die Lücken zwischen Asana und Ihren Lieblings-Apps zu schließen – zu viele, um sie in einem Beitrag aufzulisten. Aber hier sind nur drei der beliebtesten Möglichkeiten, von denen wir gehört haben:

Wufoo-Formulareinträge in Asana-Aufgaben umwandeln Es gibt viele Möglichkeiten, wie dies nützlich sein kann. Hier sind zwei Beispiele:

• Auftragsabwicklung: Einer unserer Kunden (ein Biotech-Labor) hat ein Wufoo-Formular, mit dem Wissenschaftler biologische Proben anfordern können. Dieser Kunde verwendet Zapier, um diese Bestellungen in Asana-Aufgaben umzuwandeln, die sofort der Person zugewiesen werden, die für die Erfüllung verantwortlich ist.

• Bewerbungen erhalten: Der gleiche Workflow kann verwendet werden, um Asana schnell in ein Bewerbermanagementsystem zu verwandeln. Anstatt Bewerber per E-Mail Lebenslauf und Anschreiben senden zu lassen, bitten Sie sie, ein Formular auszufüllen. Mit Zapier werden Bewerber zu individuellen Aufgaben in dem von Ihnen ausgewählten Asana-Projekt, wobei ihr Name als Aufgabentitel und Links zu ihren Anschreiben und Lebensläufen in den Notizen angezeigt werden.

Evernote-Notizen in Asana-Aufgaben umwandeln Nehmen wir an, Sie sind ein großer Evernote-Nutzer und möchten Asana verwenden, um sich daran zu erinnern, die von Ihnen gespeicherten Artikel zu lesen (oder um sie mit Ihrem Team zu teilen). Sie könnten (wenn Sie die technischen Fähigkeiten hätten) einen Dienst schreiben, der Evernote abfragt, um nach neu erstellten Notizen zu suchen, und diese dann an Asana sendet, wenn er sie findet. Oder Sie könnten einfach einen Zap erstellen, der das alles für Sie erledigt.

Senden Sie neue Asana-Aufgaben an Hipchat (oder Campfire) Wenn Ihr Team eine Gruppenchat-App wie Hipchat für die Zusammenarbeit verwendet, kann dies eine großartige Möglichkeit sein, um in Echtzeit Diskussionen über einzelne Aufgaben zu führen. Sie legen die Erstellung einer Asana-Aufgabe als Auslöser fest und verwenden dann Zapier, um ein Update mit dem Aufgabennamen und einem Link dazu an den Raum Ihres Teams in Hipchat zu senden. Dies ist besonders nützlich für ortsunabhängig arbeitende Teams.

Andere beliebte Verknüpfungen, die wir gesehen haben, sind das Erstellen einer Aufgabe, wenn es ein neues Ticket in Zendesk gibt oder wenn es ein neues Update in Yammer gibt.

Da das Team von Zapier ständig neue Integrationen hinzufügt, erweitern sich die Möglichkeiten ständig. Wenn Sie weitere Ideen haben, können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.